紙の契約書をPDF化し電子データで保存をしてみたいけれど、大量の契約書をスキャンするのは手間だし、なかなか全てを電子化するリソースを社内で取れないという企業は多いのではないでしょうか。

本記事では、契約書PDF化のメリットや、手間となるスキャン作業を代行するサービスをご紹介します。

契約書をスキャンしPDF化して問題ないのか？

契約書のPDF化は、電子帳簿保存法で定められているので法的には問題ありません。

取引が長引いている契約書や雇用契約書は、契約書を長期間保管しなくてはならないのでPDF化が推奨されています。

電子帳簿法とは、それまで紙の保管を義務付けていた国税関係帳簿書類等を、電子データで保管することを認めた法律です。

2005年のe-文書法の施行にともなって、スキャナで取り込んだ電子データの保管も認められるようになりました。さらに規制緩和が進み、今ではほぼすべての契約書を電子データで保管することができるようになっています。また、デジカメやスマホで撮影したデータも有効となりました。電子データでの保管はますます普及していきそうです。

▶︎▶︎【電子帳簿法についてより詳しく知りたい方】電子帳簿保存法徹底解説！令和４年１月改正まで完全フォロー。

PDF化して保管するメリット

保管スペースが不要になる

紙の契約書を保管する場合、契約書が増えていくたびに保管するスペースを増やしていかなければならないという問題が生じていました。

契約書をPDF化すれば、それまで紙の契約書を保管していたスペースを節約することができます。保管スペースに使われていた場所は新たに他の目的で活用できます。

見たい契約書を楽に探せる

紙の契約書を保管していたときは、どの契約書がどこにあるのか必死に探し回らなくてはならないということもありました。

契約書をPDF化することで、確認したい契約書を検索すればすぐに探せることは大きなメリットです。

種類や取引先によって分類すればよりわかりやすくなりますし、期限が近い順に並び替えることもできます。

管理が楽になる

紙の契約書は、適切な管理を怠れば、変色や破損ですぐに劣化してしまいます。また、間違って捨ててしまったり、紛失のリスクもあります。

契約書をPDF化すれば、劣化することはありません。さらに、何度もバックアップが取れるため、データが紛失するリスクを抑えることもできます。

スキャン済みの紙契約書の保管期限

企業が扱う書類は多岐にわたり、中には紙の契約書そのものの保管期間が法律で定められているものもあります。

経理や人事に関わる書類の多くは、法律によって保管期間が定められているため、自由に処分はできません。

法律で保管期間が定められている書類に関しては、適切な方法で管理を行い、期間が定められていない文書は、自社でルールを定めて保存しましょう。

保管期間が過ぎた書類に関しては、シュレッダーや溶解などの方法で速やかな廃棄を心がけてください。

▶︎書類の保管期間一覧についてはこちらの記事で詳しく解説しています。

契約書スキャンの問題点

ホッチキス・付箋はずし対応など、スキャン代行依頼前の作業に手間がかかる

スキャンする際に一番面倒なのは前準備かもしれません。

紙の契約書を見てみると、すぐにスキャンできるものは意外と少ないことに気づくでしょう。

ホッチキスの針を外したり、付箋を外したりする時間を取られ、スキャン代行に依頼するのも面倒になってしまいそうです。

現状の契約管理台帳項目をそのまま使えないことがある

紙の契約書をPDF化する際には、契約管理台帳もデータ化するのが普通です。

しかし、これまで管理されている契約管理台帳の項目をそのまま使いたくても、スキャン代行サービスによっては指定された項目内容・数のみしか設定できないこともあります。

紙と電子の契約で情報が分断され、契約情報の検索がしづらい

紙の契約書と電子契約書がある場合、情報が二箇所に分断されるため、検索しづらくかえってわかりにくくなってしまうこともあります。

契約書はなるべく一元化して保管されている状態が望ましいですよね。

そもそもなにから手をつけたら良いかわからない

契約書の量が多すぎて、スキャン作業をどこからどのような手順で進めて良いのかわからないという声もあります。

せっかく紙の契約書をスキャンしてPDF化しようとしても、日々の業務に支障をきたすのでは意味がないですよね。

契約書スキャン代行サービスとは

契約書スキャンサービスとは、企業から契約書のスキャン業務を専門的に請け負うサービスのことです。

手間をかけず契約書をスキャンニング可能

今保管されている契約書をそのまま郵送するだけで、PDF化が可能となります。

スキャン代行サービスに依頼すれば、自社でスキャンする手間と時間を大幅に省くことができます。

代行サービスによって細かなサービス内容が異なる

便利な契約書代行サービスですが、サービスによってスキャンの方法や契約管理台帳の作り方など依頼できる内容がさまざまです。

そのため、自社の契約書に合ったサービスを検討することをおすすめします。

例えば、ContractS SCANでは、ホッチキスや付箋などもそのままの状態で大丈夫です。

さらに、契約管理項目のヒアリングから設計・取り込み、今後の契約プロセスの設計までフルサポートいたします。

契約書スキャン代行サービス

①ContractS SCAN​​

ContractS SCAN は、紙契約書のスキャンから自社の型にあわせカスタマイズされた契約管理台帳の作成、管理システムへの登録まで面倒な作業をまるっと全部代行します。

特徴

• 契約書をそのまま郵送するだけ！契約書のスキャン・電子化をまるっと代行。
• 自社の管理ルールに合わせた項目で、最適な契約管理台帳をカスタマイズ。
• 紙も電子も契約書をまとめて管理。クラウド上で全ての契約書の検索・閲覧が可能に。
• 契約管理台帳作成から契約プロセス構築まで、全工程をフルサポート。

・サービス名：ContracS SCAN

・提供企業：ContractS株式会社

・URL：https://www.contracts.co.jp/scan/

②そのままSCAN

特徴

• A2からB0サイズまでの図面やポスターを大型業務用スキャナーにて裁断する事無くスキャニング、電子化。
• 製本された契約書や申込書・請求書・受領書、ファイルで 保管されている資料など業務上で発生した書類を電子化 。
• 絵画・アートのスキャニングが可能。大切な作品に接触せず、原画の色味・質感・ニュアンス、立体感を そのままにデータ化
• マイクロフィルムやネガ・ポジフィルムのスキャニングが可能。

・サービス名：そのままSCAN

・提供企業：株式会社誠勝

・URL：https://sei-syou.com/company

③クラウドサイン SCAN

特徴

• 申し込み後は原本を送付するだけ。
• クラウドサインにて一元管理可能、クラウドサインが契約管理台帳に。
• クラウドサインAIと合わせて利用することで、契約書データを自動で読み取り管理。

・サービス名：クラウドサインSCAN

・提供企業：弁護士ドットコム株式会社

・URL：https://www.cloudsign.jp/related/scan/

まとめ

紙の契約書をスキャンしPDF化することについてまとめてきました。

契約書をPDF化は、省スペースや検索性の向上に一役買いますが、国税関係書類などの書類は今でも紙の契約書の保存が義務付けられているので注意しましょう。契約書をスキャンして電子データ化するには、契約書スキャン代行サービスに依頼するのがもっとも効率的です。

ContractS SCANなら箱に詰めて送るだけで全て電子化可能。電子化後もContractS CLMであらゆる契約業務をまるっと最適化可能です。

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