契約書のペーパーレス化で快適なテレワーク！メリットや方法を解説。

新型コロナウイルスの感染拡大によって、テレワークを選択する企業が増え、契約書など各種文書のペーパレス対応を検討する企業が増えてきています。

そこで本記事では契約書をペーパレス化するメリットや方法について解説します。

契約業務においては「ペーパレス化」が課題

また、ContractS株式会社で行った新型コロナウイルス発生前と後の業務課題の調査を比べると「ペーパーレス化」への課題を感じている企業が新型コロナウィルス52.5 %からテレワーク開始後には63.4%へと増加しており、文書のペーパレス化へのニーズが高まっていることが見えます。

参考：「新型コロナウイルス感染症拡大前後の契約業務に関する実態調査」を実施～コロナ禍の「ペーパーレス化」ニーズが2割増加、飲食業の「雇用契約管理」ニーズが3割増加と、DXニーズが顕在化〜

社内の契約書をペーパーレス化するメリットは？

契約業務にはこのように様々な工程があり、課題があります。
ぺーパーレス化することができれば、この工程や課題を削減することが可能です。

コスト削減

電子データをメールで送るようになれば、書類の郵送料も必要ありません。機密情報が印刷された書類を廃棄するためのシュレッダーも不要になるため、オフィス機器にかかっていた費用を減らすことができるのです。また、書類を印刷するための人件費も削減できます。

業務効率化：印刷や製本の手間を削減

紙の契約書を使用する上で欠かすことができないのは、製本や郵送、保管のためのファイリングなどです。これらの作業は契約書を電子化すれば、必要がなくなります。

さらに、過去の書類が必要になって探す場合、紙であれば一枚ずつ確認しなければならないため時間がかかってしまいますが、電子化すればキーワード検索で見つけることができるようになります。

テレワークの推進：契約書関係の出社は不必要に

紙の契約書だと閲覧するには、会社のキャビネットまで行かないと閲覧することはできません。ペーパーレスになれば、資料へのアクセスや、アップロード、共有も場所を選ばずできるようになるため、オフィスへの移動時間を削減して効率的に仕事を進められます。

さらに、契約を電子化することができれば、いわゆる「ハンコ出社」をする必要がないためリモートワークの促進につながります。

実際に、契約書を電子化したことで、コロナ禍の在宅勤務でも作成～承認～管理までをリモートで行うことが出来たという事例もあります。

詳しくはこちらをご覧ください。
契約書作成から締結までの時間を14日→1日と9割以上削減！「ContractS CLM」で契約業務のDX化を実現。

社内の契約書をペーパーレス化するデメリットは？

導入の初期費用がかかる

ペーパーレスを導入するためには、電子化された資料を読むための端末（個人用パソコンやタブレット、スマートフォン）と、データを送受信するためのネットワーク整備が必要です。

多くのデータを保管するのであれば、大容量のクラウドやサーバーを契約しなければならず、定期的に利用料がかかります。また、現時点で大量の紙の資料があり、それらをスキャナーなどで電子化する場合は、工数が大きく膨らみます。

これらの必要機器や環境が揃っていない場合、導入のための初期コストが高いと感じられるため、ペーパーレス化が鈍化してしまう要因のひとつになっていると考えられます。

データ紛失リスクがある

紙のような劣化や破損はないものの、書類を保管するためのサーバーが故障したりシステム障害が起こったりした場合、閲覧できず業務に支障をきたします。

故障の度合いによっては、データが消失するという最悪のケースも考えられます。そのため、頻繁にペーパレス化した書類データのバックアップを取ったり複数の場所に保管するなど、あらかじめ対策を考えておくことが必要です。

契約書をペーパーレス化するに当たっての課題とは

契約業務のため、相手側の理解がないとできない

もちろん契約は双方の理解がないと行うことはできません。電子契約が自社にとって大きなメリットをもたらすとしても、必ずしも取引先に理解されるとは限りません。取引先にとっては、急に契約フローが変更されることとなります。その結果、取引先から電子契約への移行に納得してもらえないこともあります。

電子契約を導入することによるメリットは、取引先も同様に得られます。そのため、いかにして取引先に電子契約のメリットを理解してもらうかが大切です。万が一、説明しても理解してもらえない場合、契約の締結は合意のうえで行わなければならないため、電子契約を利用することができない可能性もあります。

しかしこの課題は、ContractS CLMなら対応が可能です。契約締結時、ContractS CLMによる締結に加えて、クラウドサイン/DocuSign を利用した電子締結、紙の契約書の管理にも対応しています。そのため、取引先に応じた契約締結方法をとることが可能です。

ペーパーレス化にはどのような方法があるのか

契約書に限らず社内の文書をペーパーレス化する方法は様々あるので紹介します。

コピー機や複合機を使い従業員自身でスキャンする

オフィスで使用しているコピー機や複合機の多くには、スキャン機能が搭載されています。それを利用してスキャンおよび電子化する方法は多くの場合、PDF形式で社内サーバーなどに保存されます。
セルフスキャンのサービスを利用する

企業の中には、スキャン機能を搭載した複合機やコピー機がないこともあります。また、コピー機や複合機を複数の部署で共有する場合、電子化のために独占することは難しいです。そのため、セルフスキャンサービスを使用する方法です。
カメラで撮影した書類を保存

スマホやタブレット端末のカメラで文書を撮影し、データとして保存する方法もあります。近年では撮影した画像をPDFファイルとして保存できる「Adobe Scan」のようなスキャナーアプリも登場しています。より手軽にスキャン＆電子化をしたいのであれば、検討する価値はあるでしょう。
スキャンのみを代行するサービスを利用する

現在ではスキャンを代行してくれるサービスも充実しています。スキャンのみを代行するサービスでは、書類を送ると後日スキャンデータが納品されます。製本されている書類の場合には、背を断裁してソート機能で一気にスキャンします。これらのサービスは後述する「スキャン＆管理サービス」に比べ、安価で利用できます。
スキャンに加え管理まで代行するサービスを利用する

文書のスキャンだけでなく、管理まで代行してくれる業者もあります。顧客ごとにカスタマイズしたサービスを提供していることが多く、自社の手間が省けるだけでなく、使いやすいようにデータ化できるため非常に便利です。

これらの方法のメリット・デメリットを詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。

大量の社内文書をスキャン＆電子化する方法5つ。それぞれのメリットとデメリット

ペーパーレス後の管理はどのようにしたらいいのか

契約書を電子化することに成功したら管理ができなければ業務の最大効率化は難しいです。マニュアルの整備や更新方法などを社内で統一するように契約管理に力を入れましょう。

詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。
「契約管理」とは？｜エクセル・クラウドサービスを使った具体的管理方法を紹介

しかし、既存の契約書は製本済みやファイリング済みなど自社のスキャン処理をして、その後の管理まで行うのは大変労力がかかります。

そのため、スキャン＆管理を代行してくれるサービスの利用をお勧めします。