適切な契約書のファイリング方法とは？社内の疑問を解決します！

契約書とは、遵守すべき義務と正当な権利が明記され取引先と合意したことを証明する、事業を運営していく上で大変重要な書類です。

その重要書類が適切に管理されていないと、業務に支障をきたしたり、思わぬ不利益を被ることにもなりかねません。

「締結済みの保管契約書が個人の引き出しに無造作に入っている」「誰でも自由に契約書の原本を持ち出せる状態になっている」というような状態になっていないでしょうか？

適切なファイリングをするために必要な方法をご紹介します。

契約書をファイリングする際の注意点

まず「取り出しやすい、見やすい、戻しやすい」状態で管理できているかを確認しましょう。

この状態でないと業務効率の低下、様々なリスクを管理することが難しくなります。また、このルールに従って社内で適切に保管方法が守られていなければ、書類が溜まり続け、一度ファイリングしても効果が薄れてしまいます。では、どのようにルール作りを行うとよいのでしょうか？分類方法を見てまいりましょう。

ファイリングの際の分類方法

名称別で分類

契約締結先の企業名やサービス名のような、名称や名前で分類する方法です。五十音順で並べることが多いため分かりやすいです。

テーマ別で分類

契約書のテーマや内容を基準にした分類方法です。たとえば、複数のサービスを展開する企業の場合、サービスごとに契約書を分類するといったことです。

例えば、業務毎に契約書を分類するなら、同じ種別とするのは「施設設備、情報システム、電話・通信・・」となるでしょう。

案件ごとで分類

案件ごとに、関連する契約書や文書をまとめて分類する方法です。建築など、ひとつのプロジェクトが大掛かりになる場合に有効に有効です。

数字別で分類

契約書を締結した日付を基準に、年度・半期などで区切って分類する方法です。固有の契約書番号を割り当ててあれば、これを基準にする方法があるほか、契約書の有効期限を基準にする方法も存在します。

社内で契約書をファイリングの際によくある疑問

1.期限の切れた契約書と進行中の契約書が同じファイルの中に。どうすれば？

ほとんどの契約書には契約期限が設けられているため、更新をしたり、廃棄をする必要があります。それを管理するために契約書の台帳を作って、保存期間が過ぎたら必要な対応をとる仕組みを作りましょう。

▶契約書管理台帳とは？契約書を管理する必要性と具体的な方法を解説

2.個人のデスクの中に契約書を発見。どうすれば防げる？

保管方法だけではなくキャビネットに保管する際の保管場所まで定めましょう。上段や下段に何をどの順番で入れるかを決めておけば、「取り出しやすい、見やすい、戻しやすい」状態を継続することが可能です。必要になる頻度が高いものほど取り出しやすい位置に保管するようにしましょう。

保管すること自体を忘れるということも考えられます。その場合は、契約管理システムで業務の進行状況を管理し保管漏れのアラートを出すなどで担当者自身で作業漏れに気が付く、周囲がフォローできる仕組みを作りましょう。

3. 契約書にパンチで穴を開けていいの？

契約書の空白部分にはパンチで穴を開けることができます。穴を開けても契約書の法的効力には問題ありません。穴を開ける位置に契印や収入印紙がないか、文字がないかを確認しましょう。

ですが、穴を開けて保管する方法は、保管場所に多くの契約書を残すことになります。うまくファイリングをしないと必要になった時に素早く取り出すことが難しいです。

▶大量の社内文書をスキャン＆電子化する方法5つ。それぞれのメリットとデメリット

4.契約書を電子ファイルで保管するときの方法は？

紙の契約書は、電子帳簿保存法のスキャナ保存の要件を満たすことで電子データでの保管が可能になります。

スキャナ保存を行うには、真実性と可視性を確保するための要件を満たす必要があります。

さらに、仮に電子帳簿保存法を遵守したとしても別の問題が訴訟で発生する可能性があります。それは現在の民事訴訟法では、紙の契約書をスキャンしたデータはただのコピーとして扱われるということです。つまり、万が一の可能性に備えて紙の原本を保管する必要もあるということです。

そのため、紙で締結したものに関しては契約書の効力が切れたタイミングで適切に処理できるよう取り出しやすい状態を作ることをおすすめします。

▶関連記事：改正電子帳簿保存法とは？対象と要件をわかりやすく解説！

膨大な契約書の管理ができる契約書管理システム

従来、紙の文書で締結されていた契約書を電子データ化し、わかりやすく分類してインデックス化したものをクラウド環境で一元管理するのが、契約書管理システムです。

契約書管理クラウドサービスでは、現物管理では困難だった、複数の分類項目を個別契約書に持たせることで、目的の文書を素早く検索できます。

また、契約書をデータ化するため、スキャンの手間はあるものの、検索結果から契約書の詳細内容まで閲覧可能となるのです。

▶▶契約書管理サービスについてはこちらの記事で詳しくご紹介しています。

電子契約の導入で紙の契約書すら不要に

契約管理システムの中には、契約書の作成から締結、管理までの全ての工程を電子化することができるものもあります。CLMシステム(契約ライフサイクル管理システム）といい、契約の作成から承認、管理、更新、終了までのライフサイクルを一元的に管理・最適化する仕組みで締結機能を備えています。電子契約機能をもつ契約書管理サービスを利用すれば、紙での管理は不要となり、ファイリングはもちろん、スキャンする手間もなくなります。

また、押印や郵送のやりとりは省略することができるため、契約締結までのスピードアップが可能です。

▶▶電子契約サービスについてはこちらの記事で詳しく解説しています。