ノウハウ 適切な契約書のファイリング方法とは？社内の疑問を解決します！
適切な契約書のファイリング方法とは？社内の疑問を解決します！
契約書とは、遵守すべき義務と正当な権利が明記され取引先と合意したことを証明する、事業を運営していく上で大変重要な書類です。
その重要書類が適切に管理されていないと、業務に支障をきたしたり、思わぬ不利益を被ることにもなりかねません。
「締結済みの保管契約書が個人の引き出しに無造作に入っている」「誰でも自由に契約書の原本を持ち出せる状態になっている」というような状態になっていないでしょうか？
適切なファイリングをするために必要な方法をご紹介します。
契約書をファイリングする際の注意点
「取り出しやすい、見やすい、戻しやすい」この状態で管理できているかを確認しましょう。
この状態が作り出されていないと業務効率の低下、様々なリスクを管理することができなくなります。また、このルールが社内で保管方法が共有されていなければ、書類が溜まっていき、一度ファイリングしても意味がありません。
ファイリングの際の分類方法
1 名称別で分類
契約締結先の企業名やサービス名のような、名称や名前で分類する方法です。五十音順で並べることが多いため非常に分かりやすいです。
2 テーマ別で分類
契約書のテーマや内容を基準にした分類方法です。たとえば、複数のサービスを展開する企業の場合、サービスごとに契約書を分類することが当てはまります。
例：業務毎に契約書を分類
施設設備、情報システム、電話・通信など
3.案件ごとで分類
案件ごとに、関連する契約書や文書をまとめて分類する方法です。建築関連をはじめとした、ひとつのプロジェクトが大掛かりになる場合に有効に有効です。
4.数字別で分類
契約書を締結した日付を基準に、年度・半期などで区切って分類する方法です。固有の契約書番号を割り当ててあれば、これを基準にする方法があるほか、契約書の有効期限を基準にする方法も存在します。
例：平成27年度、平成28年度、・・・・
社内で契約書をファイリングの際によくある疑問とは？
1.期限の切れた契約書と進行中の契約書が同じファイルの中に。どうすれば？
ほとんどの契約書には契約期限が設けられているため、更新をしたり、廃棄をする必要があります。それを管理するためにExcelなどを使用して契約書の台帳を作って、保存期間が過ぎたら必要な対応をとる仕組みを作りましょう。
2.個人のデスクの中に契約書が。必要な時に他の人が取り出すことができない。
保管方法だけではなくキャビネットに保管する際の保管場所まで定めましょう。上段や下段に何をどの順番で入れるかを決めておけば、「取り出しやすい、見やすい、戻しやすい」状態を継続することが可能です。必要になる頻度が高いものほど取り出しやすい位置に保管するようにしましょう。
3. 契約書にパンチで穴を開けていいの？
契約書の空白部分にはパンチで穴を開けることは可能です。穴を開けても契約書の法的効力には問題ありません。穴を開ける位置に契印や収入印紙がないか、文字がないかをなどを確認しましょう。
ですが、穴を開けて保管する方法は、保管場所に多くの契約書を残すことになります。うまくファイリングをしないと必要になった時に素早く取り出すことが難しいです。
▶大量の社内文書をスキャン＆電子化する方法5つ。それぞれのメリットとデメリット
4.契約書を電子ファイルで保管するときの方法は？
紙の契約書は、電子帳簿保存法のスキャナ保存の要件を満たすことでスキャンし、電子データでの保管が可能になります。
スキャナ保存には、真実性と可視性を確保するための要件を満たす必要があります。
さらに、仮に電子帳簿保存法を遵守したとしても別の問題が訴訟で発生する可能性があります。それは現在の民事訴訟法では、紙の契約書をスキャンしたデータはただのコピーとして扱われるということです。つまり、万が一の可能性に備えて紙の原本を保管する必要もあるということです。
しかし、これでは紙の契約書をファイリングする必要があることに変わりありません。そこで、契約書管理クラウドサービスの導入をお勧めします。
▶関連記事：改正電子帳簿保存法とは？対象と要件をわかりやすく解説！
膨大な契約書の管理に困ったら…契約書管理クラウドサービスを
従来、紙の文書で締結されていた契約書を電子データ化し、わかりやすく分類してインデックス化したものをクラウド環境で一元管理するのが、一般的な契約書管理クラウドサービスです。
契約書管理クラウドサービスでは、現物管理では困難だった、複数の分類項目を個別契約書に持たせることで、目的の文書を素早く検索できます。
また、契約書をデータ化するため、スキャンの手間はあるものの、検索結果から契約書の詳細内容まで閲覧可能となるのです。
契約書管理サービスについてはこちらの記事で詳しくご紹介しています。
電子契約の導入で紙の契約書すら不要に
これらのサービスには、契約書の作成から締結、管理までの全ての工程を電子化することができるものもあります。
電子契約機能をもつ契約書管理サービスを利用すれば、紙での管理は不要となり、ファイリングはもちろんスキャンする手間もなくなります。
また、押印や郵送のやりとりは省略することができるため、契約締結までのスピードアップが期待されます。
電子契約サービスについてはこちらの記事で詳しく解説しています。
まとめ
契約書のファイリングには様々な方法がありますが、社内で統一した方法を取ることができなければ、不利益が生じてしまいます。
電子契約を導入することで、契約書作成〜管理までをインターネット上で行うことができ、ファイリングの手間や印紙代といった工数面、コスト面両方のメリットが得られます。
▶関連記事：【おすすめ契約書管理システム/サービス徹底比較】メリットや選び方のポイントも解説
