ノウハウ 契約管理とは？エクセル・クラウドサービスを使った具体的な管理方法を紹介
契約管理とは？エクセル・クラウドサービスを使った具体的な管理方法を紹介
ビジネスの重要な情報が記載されている「契約」。その大切な情報を管理する「契約管理」は大切だと思うものの、実際はセキュリティ面、利便性など様々な面を考慮して管理できていない実態があるのではないでしょうか。
本記事では、「契約管理」というもののあらためて定義の説明と、契約管理をエクセル・クラウド（SaaS）サービスを使って行うメリットデメリットや具体的方法について解説しています。
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契約管理とは
契約管理とは、「契約のステータス管理」・「権利義務の管理」・「文書管理」の３つの管理の３つの管理を表しています。
それぞれについて解説をします。
契約のステータス管理
契約のステータス管理とは、契約が契約ステップのどのフェーズにあるかを管理します。
複数の部署にまたがる契約は、今誰がボールを持っているかがわからなくなることがあります。こういった契約の置かれているステータスを管理することで、契約の締結漏れや、契約の紛失などを防ぐ管理です。
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権利義務の管理
権利義務の管理 とは “企業が得られる権利と、やらなければならない義務が書かれた契約の内容を管理することを指します。
契約は締結した後、その内容に基づき、業務を遂行し、権利を実行したり、義務を履行したりする必要があります。
締結した契約に基づき正しく権利と義務が実現されているかどうかを管理し、契約違反などによるガバナンスリスクを防ぐことができます。
文書管理
文書管理とは、契約書文書を管理することです。
締結済み契約書は契約更新の時、請求処理の時など様々なシーンで再度見直す必要があります。そんな時に見やすく契約書が文書管理されていると、すぐに該当する契約書を見つけ出すことができます。
契約管理の重要性
契約管理は、契約締結前の適切な契約プロセスの構築と、契約締結後の適切な契約管理が行えるよう仕組み化をすることで迷わず、直感的にミスや漏れのない生産性の高い契約業務を実現します。
例えば、「契約書管理」を実現するシステムや電子契約サービスなどのサービスはポイント的に業務の解決を行いますが、契約業務全体の最適化という大きな視点から考えると、実は非効率的である場合があるので注意が必要です。
契約管理の課題
契約管理は重要な業務である一方、管理体制に関する課題に直面し、整備が思うように進まないケースも珍しくありません。
実際に、2021年に当社で実施した調査では、「効率改善をしたいと感じている契約業務は？」という質問に対し、「契約書の保存・管理」と回答する企業が4割近くという結果になりました。
契約管理に関する具体的な課題としては、以下のような点が挙げられます。
- 契約書を探し出すのに手間がかかる・紛失する
- 管理方法が部署ごとにバラバラで管理状況も不透明
- 台帳の入力ミス・入力の手間
- 更新期限の見落としによる漏れや不必要な更新 など
契約業務の改善となれば契約書作成の工程に目が向きがちですが、契約締結後の契約書管理にも実に多くの課題が発生し得ることが分かります。
契約管理に最適な体制を整備するメリット
契約管理体制の整備は主に効率面の改善効果をもたらしますが、他にも様々なメリットがあります。
ここでは、契約管理の体制を最適化することのメリットについて詳しく解説します。
業務の効率化
契約書は契約締結したら不要になるわけではないため、いつでもすぐに取り出せるように保管しておく必要があります。
契約締結後も、業務を進めていく中で契約書から契約内容を確認する機会が生じるからです。
また、類似案件で契約書を作成する際にも、参考・引用などのために確認することがあります。
しかし、契約管理がずさんだと当該の契約書がどこに保管されているのかが分からず、確認に時間がかかります。
確認作業に余計な時間をかけて業務効率を落とさないためには、契約管理体制の整備が重要です。
リスク管理
契約書には機密情報が含まれているため、管理の際は紛失・持ち出しによる情報漏洩リスクに注意が必要です。
契約管理が適切に行われていないと、「契約書がどこに保管されているのか分からない」「誰でも契約書の閲覧・持ち出しが可能」という状況が生まれ、情報漏洩リスクが高まります。
万が一契約に関する機密情報が漏洩したら、自社の社会的信用が失われるだけでなく、相手側から損害賠償請求などの法的リスクも生じます。
契約管理の最適化を行えば、セキュリティ強化の他にも定期的に契約書を見直せる環境が整うという効果もあるため、契約リスクを回避しやすくなります。
期限管理の適正化
ほとんどの場合、契約書には有効期限が定められています。
契約によっては有効期限までに所定の手続きをしないと、契約が自動更新されることもあれば契約解除となることもあります。
しかし、管理する契約書が多いほどすべての期限の把握が難しくなり、更新・解除手続きが漏れるリスクが高まります。
各契約書の期限を適切に管理できる体制を整えることで、上記のリスクを回避できます。
さらに、余計な契約の継続または取引継続の機会を失うといったトラブルも予防でき、自社の利益にもプラスの効果がもたらされる点もメリットです。
内部統制の強化
契約業務において内部で発生し得るトラブルとしては、契約書の紛失・不適切な内容の契約書作成・機密情報の漏えいなどがあります。
これらは、契約書作成～締結までのプロセスが不透明だったり、契約書の保管方法がずさんな場合に起こり得るトラブルです。
契約管理体制の整備として契約書の保管状況からワークフローまでの透明性を確保することで内部統制が強化され、トラブルの抑止による自社の信頼性の維持や迅速な意思決定が可能になります。
契約管理のポイント
契約管理は管理する契約書が増える程煩雑化しやすいですが、管理体制に不備があった場合の影響は大きなものです。
管理体制をいかに改善するかは企業によって変わりますが、基本的には、以下のポイントを押さえて整備する必要があります。
紙と電子の一元管理
取引先によっては、契約書を電子データでやり取りすることもあれば紙での契約締結を希望する場合もあります。
紙と電子の契約書が混在していると管理状況を把握しにくくなるため、それらを一元管理するための体制を整えましょう。
導入ハードルが低い方法としては契約管理台帳の作成がありますが、より効率的に管理するなら契約管理システムなどの活用がおすすめです。
更新拒絶期間と保管期限を把握
契約管理に際して、「更新拒絶期間」と「契約書の保管期限」も把握しておく必要があります。
契約によっては、更新手続きを簡略化するために「更新拒絶の申し入れがない限り自動で契約を更新する」という条項を設けることがあります。
その場合、更新拒絶の申し入れが可能な期間を設定のうえ、常に把握して思わぬ自動更新を防ぎましょう。
また、契約書には会社法や税法などの法律で一定期間の保管が義務付けられています。
法律遵守の観点から、各契約書の保険期限も把握できる体制づくりを意識しましょう。
契約管理プロセスの適正化
契約管理プロセスの見直し・適正化に取り組むことで、業務の課題を解決できる場合があります。
現状の契約管理業務を詳細に洗い出し、業務プロセスの中に含まれる各作業の必要性を見直してみましょう。
無駄な作業は削減し、効率化の余地がある作業はどのような手法で効率化を図るかを検討します。
セキュリティ対策の見直しも重要
機密情報の漏洩リスクを回避するため、セキュリティ対策も見直しましょう。
紙の契約書の場合は場合は施錠可能なキャビネットなどに保管するという対策がありますが、複数メンバーで共有する必要がある場合、取り出しに手間がかかります。
セキュリティレベルと日常業務への影響のバランスを取ることが難しいと感じたら、アクセス制限機能が備わった契約管理システムの活用もおすすめです。
電子契約書はもちろん、紙の契約書も電子データへ変換すればシステム上でアクセス制限や共有を簡単に行えます。
契約の管理方法
それでは具体的な契約の管理方法について説明をしていきます。
大きく分けてエクセルでの管理とクラウドサービス（SaaSサービス）での管理と２つ方法があります。
エクセルで契約管理
エクセルで契約管理をする場合は、「契約書管理台帳」というものを作り、管理します。
契約管理台帳とは、契約ごとの日付・タイトル・書類の保管場所（電子データの場合はデータ保存場所）が書かれたエクセルデータです。
この台帳の項目を正しく設定すれば、契約管理の「契約ステータス管理」「権利義務の管理」「文書管理」を実現することができます。
エクセルで管理するメリット
①操作に慣れている
新しいシステムやツールを導入する場合、社員が抵抗したり、使いこなせないといった問題が生じます。しかし、エクセルはどの企業にも導入されており、多くの人にとって親しみのあるソフトウェアです。
操作方法についてわからないという声は少なく部署移動したメンバーや新入社員でも活用は簡単にできそうです。
②項目や計算処理の編集をしやすい
エクセルは、フォーマットを自由に設定でき、テンプレートとして登録できます。項目の追加や削除、編集も簡単です。
また、エクセル関数を使用すれば、手作業とは比較にならないほど速く、正確に計算を処理できます。
エクセルで管理するデメリット
①契約更新作業が面倒
エクセルで台帳を管理すると契約更新日に気づきにくいことがあります。期限が迫っている契約がないか、逐一台帳を確認しなければなりません。
カレンダーなどに定期的に日付をいれ契約が更新・終了するものがないかを確認する必要があります。
契約更新に伴う台帳の更新も、手動で行うため、記入漏れ、誤入力によるミスが起きる可能性があります。
②情報漏洩や改ざんのリスク
エクセルやスプレッドシートはパスワード・アクセス権限をかけることができます。一方で、これは人が個別に設定をしないと設定ができません。
そのため、万が一この設定を行わずだれでもアクセスできるようなファイルの設定にしておくと、第三者が侵入し、情報漏洩や改ざんするリスクがあります。
エクセルで管理するときには、必ず閲覧設定を確認することと、セキュリティウェアも入れ、情報漏洩や改ざんのリスクから守りましょう。
▶︎【エクセルでの管理についてより詳しく知りたい方はこちら】
「契約管理」とは？｜エクセル・クラウドサービスを使った具体的管理方法を紹介
クラウド型（SaaS）契約管理システムで管理
近年では契約管理をクラウド上で行えるSaaSサービスが多数登場しています。この契約管理システムを活用することでどのようなメリット・デメリットがあるのでしょうか。
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おすすめの契約管理システム徹底比較｜契約書管理システムとの違い・導入のポイント
契約管理システムとは
契約管理システムは、「契約のステータス管理」・「権利義務の管理」・「文書管理」の３つの管理を行えるシステムです。
ただし、契約書管理＝文書管理に特化した機能を提供している場合もあるので、機能面については各サービスについて詳しく確認が必要です。
▶︎【詳しく知りたい方はこちら】契約管理システムについて徹底解説・導入のポイント
クラウド型契約管理システムのメリット
①契約管理台帳をクラウド管理できる
エクセルで契約管理台帳の作成が可能であると前項でご説明しましたが、契約管理ができるSaaSサービスはこの契約管理台帳をクラウドで管理することが可能です。
例えば契約管理可能なContractS CLMでは紙で締結した契約書と電子締結した契約書、また他社電子契約システムを使用して締結した契約書を一つのシステムで簡単に管理可能です。
契約項目も自由に設定できるので、企業の形に応じた形式で管理することができます。
②契約期限・更新を通知してくれる
契約管理システムには、契約書の期限・更新が迫ると通知してくれる機能が備わっています。システムによっては、事前にリマインドをセットしておけばメールで通知してくれるものもあります。
エクセルのように、自分でわざわざ確認しにいく必要がありません。
ContractS CLMでも契約書に任意の期限を設定し、リマインドをセットすることが可能です。契約更新の1ヶ月前にリマインドをセットしておくなど、各種期日管理をするのに便利です。
リマインドをセットすると、アカウントに登録のメールアドレスに通知が届きます。
③個人・グループ単位でアクセス権限を設定できる
契約管理システムには、アクセス権限や権限設定機能が備わっています。権限を有する社員のみが契約書情報を閲覧・編集できるので、情報漏洩の心配が要りません。
システムによっては、個人単位だけでなく、グループ単位での権限設定も可能です。他部署との連携が円滑化し、契約がスムーズに進行します。
さらに、多くの契約管理システムには、いつ誰が契約書の情報を編集したのかが自動的に記録される機能が備わっています。これにより、不正を防ぐことができますし、万が一問題が発生した場合も速やかに解決できます。
例えば、ContractS CLMでは、アクセスできるメンバーを一括招待することができます。
ステータス状況も把握できるので、契約管理台帳へのアクセス状況が把握できます。
クラウド型契約管理システムのデメリット
①導入ハードルが高い
契約管理システムの導入だけのデメリットではないのですが、保守的な社員が、新しいシステムの導入に対し抵抗感が強い場合があります。
コストメリットやROIシートなどを一緒に作成しながら導入に向けて社内説得を行うには、導入を検討しているサービスの営業担当者と相談しながら資料を集める必要があります。
②操作に慣れなくてはならない
導入決定後も社内メンバーに操作方法を新たに展開するマニュアル作成が必要です。
導入に向けてはカスタマーサポートが充実しているサービスを積極的に検討することをお勧めいたします。特にチャットサポートは社内問い合わせを一部外注できる場合があり確認したいポイントです。
契約管理の整備方法
契約管理体制を整備するにあたって、基本的には以下の手順で進めていきます。
管理項目の設定
契約管理では、契約書本体をすぐに取り出せるようにするだけでなく、契約書に関する項目の中で何を管理対象とするかを決める必要があります。
管理項目を設定のうえ契約書管理台帳にまとめておくことで、個々の契約に関して留意すべき点が明確になる他、類似案件への対応もスムーズになるからです。
契約管理において管理項目に設定されることが多い内容としては、以下の通りです。
- 契約書名
- 取引先名
- 契約書番号・管理番号
- 契約期間
- 契約締結日
- 所轄部門
- 担当者
管理項目とあわせて、契約管理を担当する部門や管理担当者も決めておきましょう。
管理担当者を明確にしておくことで契約管理の体制を統一しやすくなります。
契約書管理台帳の作成
管理項目を設定したら、その項目を反映させた契約書管理台帳を作成します。
作成の際は、ExcelやGoogleスプレッドシートなどの表計算ソフト、契約管理システムの台帳機能などを活用しましょう。
ひと目で管理項目の全容が分かるような構成で作成することがコツです。
あわせて、新しい管理体制の導入後は誰が管理台帳に記入するのか、どこへ格納しておくのかなども決めておきましょう。
紙で保管する契約書と電子で管理する契約書の仕分け
契約書は電子化することでシステムを使った効率的な管理が可能になりますが、契約書の種類や取引先によっては紙での作成が必要な場合もあります。
紙の契約書、電子化できる契約書を分けて、それぞれの管理方法を決定しましょう。
電子化する場合も、検索性の観点では原本・データのどちらも保管しておくと安心です。
また、どちらの契約書もセキュリティ対策を視野に入れた管理方法を定める必要があります。
契約書を閲覧できる人を限定する、情報の流出防止と流出時に原因を特定できる仕組みを整えましょう。
契約管理規程の整備
契約管理の方向性が定まったら、管理に際して遵守すべき規程を設けます。
契約管理規程で定める内容としては、以下のような項目があります。
- 契約書作成・受領に関する事項
- 契約書の承認・回覧に関する事項
- 契約締結に関する事項
- 契約書の保管方法やアクセス制限などに関する事項
- 契約書の破棄に関する事項
契約管理規程を整備したら、 規程の内容を社内に周知しましょう。
適切な契約管理に必要なルールを前者に浸透させて、内部統制の強化につなげます。
契約管理システムの選び方・比較ポイント
契約管理システムとは、契約書の一元管理機能・検索化機能・作成機能が備わったシステムのことです。
利便性が高く契約業務の効率化という面で大きなメリットがある一方で、計画的に導入しないと新たな課題が生じます。
契約管理システムは、システムごとに利用できる機能や操作性などが異なるため、選定に失敗しないためにも以下のポイントに注目しながら比較すると良いでしょう。
- 自社の契約管理に必要な機能の有無
- 費用
- 操作性の良さ
- セキュリティ対策
- サポート体制
- 外部システムとの連携の可否
また、契約書の保管だけでなく作成の段階から契約ライフサイクルを包括的に管理・効率化したい場合は、「CLM」の導入もおすすめです。
契約管理ができるCLMシステム「ContractS CLM」とは
ContractS CLMについて
あらゆる契約業務をワンプラットフォームで最適化し契約管理を実現するソリューションです。 ContractS CLMを導入することで、契約プロセス構築と、契約管理の仕組み化が可能になり業務効率化と生産性向上を実現できます。
【こんな企業にオススメ】
・紙の契約書も電子の契約書も検索性高く管理をしたい
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ここでは、実際に契約管理システムContractS CLMを導入し、業務改善に成功した事例をご紹介します。
導入事例①：全国15拠点ある事業所の契約情報を一元管理！
「システムパーク」ブランドで全国7000カ所にコインパーキングを展開されている日本システムバンク様。全国の拠点ごとに契約書の管理体制や進め方がバラバラでした。そのため、契約書のステータス管理が難しいことや、ミスが発生しない状況に。本社での一括管理を強化する必要性を感じていらっしゃいました。
契約マネジメントシステム ContractS CLMを導入され、本社で拠点ごとの契約進捗状況を管理できるようになり、契約フローを明確にすることができました。また、以前は原本を回覧して確認していたのですが、クラウド上で確認＆承認できるのは時間短縮につながり大きなメリット、と回答いただいています。
▶日本システムバンク様の導入事例はこちらで詳しくご紹介しています
導入事例②：契約管理の「脱・属人化」に成功！
Jリーグの組織基盤や各種事業のサポートの他、各種スポーツビジネスを展開されているJリーグホールディングス様。
案件管理の属人化で起こりうるリスクの大きさを前職で痛感されていたご担当者様は、同社での法務部の立ち上げ過程で、アナログな契約管理からの脱却の必要性を痛感されました。
実際に、「ContractS CLM」は、To-Do管理はもちろんのこと、人・情報・ファイルの全てが一つのクラウドサービス上で集約されるサービスので、誰でもデータベースを適切に管理する状態を実現。契約業務が抱えがちな「属人化」の課題解決を実現されています。
▶Jリーグホールディングス様の導入事例はこちらからご覧いいただけます
まとめ
契約管理の方法についてまとめてきました。エクセルによる管理は、比較的操作が簡単である一方、更新作業や権限設定の面でやや不安が残ります。契約管理システムなら、契約全体をシームレスに管理することができ、さらに業務効率化やセキュリティー対策にも繋がります。
契約管理方法の見直しを検討されているのであれば、是非一度契約管理システムを提供している企業に相談をされることをおすすめいたします。
