ノウハウ 契約管理とは？エクセル・クラウドサービスを使った具体的管理方法を紹介
契約管理とは？エクセル・クラウドサービスを使った具体的管理方法を紹介
ビジネスの重要な情報が記載されている「契約」。その大切な情報を管理する「契約管理」は大切だと思うものの、実際はセキュリティ面、利便性など様々な面を考慮して管理できていない実態があるのではないでしょうか。
本記事では、「契約管理」というもののあらためて定義の説明と、契約管理をエクセル・クラウド（SaaS）サービスを使って行うメリットデメリットや具体的方法について解説しています。
契約管理システムについてはPDFでの資料もご用意しております。
社内共有用にお手元に資料が必要な方は、ぜひご利用ください。
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契約管理とは
契約管理とは、「契約のステータス管理」・「権利義務の管理」・「文書管理」の３つの管理の３つの管理を表しています。
それぞれについて解説をします。
契約のステータス管理
契約のステータス管理とは、契約が契約ステップのどのフェーズにあるかを管理します。
複数の部署にまたがる契約は、今誰がボールを持っているかがわからなくなることがあります。こういった契約の置かれているステータスを管理することで、契約の締結漏れや、契約の紛失などを防ぐ管理です。
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権利義務の管理
権利義務の管理 とは “企業が得られる権利と、やらなければならない義務が書かれた契約の内容を管理することを指します。
契約は締結した後、その内容に基づき、業務を遂行し、権利を実行したり、義務を履行したりする必要があります。
締結した契約に基づき正しく権利と義務が実現されているかどうかを管理し、契約違反などによるガバナンスリスクを防ぐことができます。
文書管理
文書管理とは、契約書文書を管理することです。
締結済み契約書は契約更新の時、請求処理の時など様々なシーンで再度見直す必要があります。そんな時に見やすく契約書が文書管理されていると、すぐに該当する契約書を見つけ出すことができます。
「契約管理」と「契約書管理」の違い
一般的な記事では「契約管理」というキーワードを「契約書管理（＝文書管理）」と同意語で説明しているような記事を見かけます。
ただし、前項で説明しているとおり、契約管理はステータス管理や、権利義務の管理も含まれます。
これは「契約管理」とうたっているシステムでも同様で、概念的には「契約文書の管理システム」であるものを「契約管理システム」とうたっているものもあるので、本当に企業がかかえる課題を解決するシステムなのか、名前に惑わされず詳しく調査することが必要です。
契約管理の重要性
契約管理は、契約締結前の適切な契約プロセスの構築と、契約締結後の適切な契約管理が行えるよう仕組み化をすることで迷わず、直感的にミスや漏れのない生産性の高い契約業務を実現します。
例えば、「契約書管理」を実現するシステムや電子契約サービスなどのサービスはポイント的に業務の解決を行いますが、契約業務全体の最適化という大きな視点から考えると、実は非効率的である場合があるので注意が必要です。
契約の管理方法
それでは具体的な契約の管理方法について説明をしていきます。
大きく分けてエクセルでの管理とクラウドサービス（SaaSサービス）での管理と２つ方法があります。
エクセルで契約管理
エクセルで契約管理をする場合は、「契約書管理台帳」というものを作り、管理します。
契約管理台帳とは、契約ごとの日付・タイトル・書類の保管場所（電子データの場合はデータ保存場所）が書かれたエクセルデータです。
この台帳の項目を正しく設定すれば、契約管理の「契約ステータス管理」「権利義務の管理」「文書管理」を実現することができます。
エクセルで管理するメリット
①操作に慣れている
新しいシステムやツールを導入する場合、社員が抵抗したり、使いこなせないといった問題が生じます。しかし、エクセルはどの企業にも導入されており、多くの人にとって親しみのあるソフトウェアです。
操作方法についてわからないという声は少なく部署移動したメンバーや新入社員でも活用は簡単にできそうです。
②項目や計算処理の編集をしやすい
エクセルは、フォーマットを自由に設定でき、テンプレートとして登録できます。項目の追加や削除、編集も簡単です。
また、エクセル関数を使用すれば、手作業とは比較にならないほど速く、正確に計算を処理できます。
エクセルで管理するデメリット
①契約更新作業が面倒
エクセルで台帳を管理すると契約更新日に気づきにくいことがあります。期限が迫っている契約がないか、逐一台帳を確認しなければなりません。
カレンダーなどに定期的に日付をいれ契約が更新・終了するものがないかを確認する必要があります。
契約更新に伴う台帳の更新も、手動で行うため、記入漏れ、誤入力によるミスが起きる可能性があります。
②情報漏洩や改ざんのリスク
エクセルやスプレッドシートはパスワード・アクセス権限をかけることができます。一方で、これは人が個別に設定をしないと設定ができません。
そのため、万が一この設定を行わずだれでもアクセスできるようなファイルの設定にしておくと、第三者が侵入し、情報漏洩や改ざんするリスクがあります。
エクセルで管理するときには、必ず閲覧設定を確認することと、セキュリティウェアも入れ、情報漏洩や改ざんのリスクから守りましょう。
▶︎【エクセルでの管理についてより詳しく知りたい方はこちら】
「契約管理」とは？｜エクセル・クラウドサービスを使った具体的管理方法を紹介
クラウド型（SaaS）契約管理システムで管理
近年では契約管理をクラウド上で行えるSaaSサービスが多数登場しています。この契約管理システムを活用することでどのようなメリット・デメリットがあるのでしょうか。
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おすすめの契約管理システム徹底比較｜契約書管理システムとの違い・導入のポイント
契約管理システムとは
契約管理システムは、「契約のステータス管理」・「権利義務の管理」・「文書管理」の３つの管理を行えるシステムです。
ただし、契約書管理＝文書管理に特化した機能を提供している場合もあるので、機能面については各サービスについて詳しく確認が必要です。
▶︎▶︎【詳しく知りたい方はこちら】契約管理システムについて徹底解説・導入のポイント
クラウド型契約管理システムのメリット
①契約管理台帳をクラウド管理できる
エクセルで契約管理台帳の作成が可能であると前項でご説明しましたが、契約管理ができるSaaSサービスはこの契約管理台帳をクラウドで管理することが可能です。
例えば契約管理可能なContractS CLMでは紙で締結した契約書と電子締結した契約書、また他社電子契約システムを使用して締結した契約書を一つのシステムで簡単に管理可能です。
契約項目も自由に設定できるので、企業の形に応じた形式で管理することができます。
②契約期限・更新を通知してくれる
契約管理システムには、契約書の期限・更新が迫ると通知してくれる機能が備わっています。システムによっては、事前にリマインドをセットしておけばメールで通知してくれるものもあります。
エクセルのように、自分でわざわざ確認しにいく必要がありません。
ContractS CLMでも契約書に任意の期限を設定し、リマインドをセットすることが可能です。契約更新の1ヶ月前にリマインドをセットしておくなど、各種期日管理をするのに便利です。
リマインドをセットすると、アカウントに登録のメールアドレスに通知が届きます。
③個人・グループ単位でアクセス権限を設定できる
契約管理システムには、アクセス権限や権限設定機能が備わっています。権限を有する社員のみが契約書情報を閲覧・編集できるので、情報漏洩の心配が要りません。
システムによっては、個人単位だけでなく、グループ単位での権限設定も可能です。他部署との連携が円滑化し、契約がスムーズに進行します。
さらに、多くの契約管理システムには、いつ誰が契約書の情報を編集したのかが自動的に記録される機能が備わっています。これにより、不正を防ぐことができますし、万が一問題が発生した場合も速やかに解決できます。
例えば、ContractS CLMでは、アクセスできるメンバーを一括招待することができます。
ステータス状況も把握できるので、契約管理台帳へのアクセス状況が把握できます。
クラウド型契約管理システムのデメリット
①導入ハードルが高い
契約管理システムの導入だけのデメリットではないのですが、保守的な社員が、新しいシステムの導入に対し抵抗感が強い場合があります。
コストメリットやROIシートなどを一緒に作成しながら導入に向けて社内説得を行うには、導入を検討しているサービスの営業担当者と相談しながら資料を集める必要があります。
②操作に慣れなくてはならない
導入決定後も社内メンバーに操作方法を新たに展開するマニュアル作成が必要です。
導入に向けてはカスタマーサポートが充実しているサービスを積極的に検討することをお勧めいたします。特にチャットサポートは社内問い合わせを一部外注できる場合があり確認したいポイントです。
契約管理ができるシステム「ContractS CLM」とは
ContractS CLMについて
あらゆる契約業務をワンプラットフォームで最適化し契約管理を実現するソリューションです。 ContractS CLMを導入することで、契約プロセス構築と、契約管理の仕組み化が可能になり業務効率化と生産性向上を実現できます。
【こんな企業にオススメ】
・紙の契約書も電子の契約書も検索性高く管理をしたい
・契約書の待ち時間や製本作業など時間がかかる契約業務を最適化したい
・属人化している契約業務を可視化して部内で管理をしたい
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ここでは、実際に契約管理システムContractS CLMを導入し、業務改善に成功した事例をご紹介します。
導入事例①：全国15拠点ある事業所の契約情報を一元管理！
「システムパーク」ブランドで全国7000カ所にコインパーキングを展開されている日本システムバンク様。全国の拠点ごとに契約書の管理体制や進め方がバラバラでした。そのため、契約書のステータス管理が難しいことや、ミスが発生しない状況に。本社での一括管理を強化する必要性を感じていらっしゃいました。
契約マネジメントシステム ContractS CLMを導入され、本社で拠点ごとの契約進捗状況を管理できるようになり、契約フローを明確にすることができました。また、以前は原本を回覧して確認していたのですが、ホームズクラウド上で確認＆承認できるのは時間短縮につながり大きなメリット、と回答いただいています。
▶▶日本システムバンク様の導入事例はこちらで詳しくご紹介しています。
導入事例②：契約管理の「脱・属人化」に成功！
Jリーグの組織基盤や各種事業のサポートの他、各種スポーツビジネスを展開されているJリーグホールディングス様。
案件管理の属人化で起こりうるリスクの大きさを前職で痛感されていたご担当者様は、同社での法務部の立ち上げ過程で、アナログな契約管理からの脱却の必要性を痛感されました。
実際に、「ContractS CLM」は、To-Do管理はもちろんのこと、人・情報・ファイルの全てが一つのクラウドサービス上で集約されるサービスので、誰でもデータベースを適切に管理する状態を実現。契約業務が抱えがちな「属人化」の課題解決を実現されています。
▶▶Jリーグホールディングス様の導入事例はこちらからご覧いいただけます。
まとめ
契約管理の方法についてまとめてきました。エクセルによる管理は、比較的操作が簡単である一方、更新作業や権限設定の面でやや不安が残ります。契約管理システムなら、契約全体をシームレスに管理することができ、さらに業務効率化やセキュリティー対策にも繋がります。
契約管理方法の見直しを検討されているのであれば、是非一度契約管理システムを提供している企業に相談をされることをおすすめいたします。
