ノウハウ 大量の社内文書をスキャン＆電子化する5つの方法とは？メリットとデメリット付きで解説
大量の社内文書をスキャン＆電子化する5つの方法とは？メリットとデメリット付きで解説
事業を推進する上で、会社案内や提案書・契約書など様々な書類を紙媒体で保存、管理する必要がありますが、この書類を保管するキャビネットの整理は、どの企業でも頭を悩ます課題となっています。
その場合、紙の書類をスキャンし、電子化することでコスト削減や業務の効率化が図れます。今回は、社内文書のスキャン＆電子化する5つの方法とそれぞれの方法のメリット・デメリットについてご紹介します。
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社内文書をスキャン、電子化した方がいい理由とは？
企業では注文書や契約書、納品書、図面など、さまざまな書類を取り扱います。これらを電子化してペーパーレスにすることは、印刷費、書類を管理する人件費などのコスト削減や、検索性の向上による業務の効率化といったメリットが得られます。また、紛失や災害によって消失する可能性が低くなるため、セキュリティ強化も期待できます。
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そんな既存の文書をスキャン＆電子化するには、主に5つの方法があります。しかし、どの方法にもメリット・デメリットがあるため、自社に合ったベストな方法を選ぶことが大切です。以下ではこの5つの方法について解説し、それぞれのメリット・デメリットについても詳しくご紹介します。
社内文書をスキャン、電子化する５つの方法
企業には、注文書や契約書、納品書、図面など、さまざまな書類が存在します。企業年数が長い、企業規模が大きければ大きいほど取り扱う書類は多くなり管理の作業量も膨大になります。
そんな既存の文書をスキャン＆電子化するには、従業員自身がスキャンする方法や、電子化サービスを利用する方法など、主に5つの方法があります。しかし、どの方法にもメリット・デメリットがあるため、自社に合ったベストな方法を選ぶことが大切です。
なお、全ての書類をデータ化すると費用も時間も手間も膨大にかかります。そのため、いずれの方法においてもまずは書類の整理を行い、どの書類を電子化するのか、優先してデータ化するべき書類はどれかを明確にしておくことが重要です。このひと手間によって廃棄対象の書類を電子化することを避けられ、最適な時間と手間で、より使いやすいデータベースがつくれます。
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コピー機や複合機を使い従業員自身でスキャンする
オフィスで使用しているコピー機や複合機の多くには、スキャン機能が搭載されています。それを利用してスキャンおよび電子化する方法は多くの場合、PDF形式で社内サーバーなどに保存されます。
この方法におけるメリット、デメリットを見ていきましょう。
社内で従業員によるスキャン方法のメリット
オフィスに設置されている機器を使用するため、手軽にスキャンとデータ化が実現できるのがこの方法の最大のメリットです。
少量の紙媒体を扱う企業に向いており、日頃使い慣れたコピー機や複合機を使用して従業員自らがデータ化するので、外部委託するための準備が必要ありません。
また、コストを最小限に抑えられるのもメリットです。社内のコピー機や複合機を使用するため、新たに機器を導入したり購入したりする必要がありません。作業も自社の社員が業務の一環として行うので、余計な費用発生も避けられます。
さらに異なるサイズの文書が混在したり、ホチキス止めの書類があったりなど、一部の外部業者では対応できない書類がある場合でも、従業員が行うこの方法なら対応可能です。
社内で従業員によるスキャン方法のデメリット
まず、スキャナーやスキャン機能搭載のコピー機や複合機を保有していない場合、リース代や購入費用がかかります。
しかし、それよりもデメリットなのは、社内で従業員が行うため、場合によっては本来の業務に支障をきたすおそれがあることです。特に書類の量が膨大な場合や、違う作業でコピー機や複合機をよく使う場合には手間も時間もかかります。
中には業務時間内に作業が終わらず、居残りや残業して終わらせようとする従業員もいるでしょう。このようなことが常態化すると、社員の肉体的、精神的な負担が増大する可能性があります。
また、統一したルールがなく、おのおのが自分のやり方でデータ化を進めてしまうといざ閲覧した際、ほしい資料が見つからずに作業効率が落ちることが考えられます。
そうならないためにも、データ化する前にサイズやファイル構成、解像度、ファイル名などのルール化を図り、共有することが大切です。
セルフスキャンのサービスを利用する
企業の中には、スキャン機能を搭載した複合機やコピー機がないケースもあるでしょう。また、コピー機や複合機を複数の部署で共有する場合、電子化のために独占することは難しいです。そのようなときには「キンコーズ（Kinko’s）」に代表されるようなセルフスキャンサービスを利用する方法もあります。
セルフスキャンのサービスを利用するメリット
セルフスキャンのサービスを利用するメリットは、電子化のためにコピー機や複合機などのOA機器をオフィスに導入する必要がないことです。
特にオフィス用のOA機器は大型のものが多く場所をとるため、スペースが限られる企業では導入すら難しいでしょう。その点、店頭のセルフコピー機にてスキャンを行うセルフスキャンサービスなら、オフィスのスペースに関係なくスキャンができます。
また、セキュリティ面のメリットもあります。基本的にセルフスキャンサービスでは社員が自ら書類を扱うため、外部委託するケースと違って書類を渡す必要がありません。社内でスキャン＆電子化するときとほぼ同じ流れで作業できるので、情報漏えいのリスク回避ができるのです。
さらに多くのセルフスキャンサービス店では、業務用の印刷機を低価格で利用でき、操作等で困ったときにはスタッフが丁寧に教えてくれるのもメリットと言えるでしょう。
作業スペースも確保されているため、作業しやすいのも利点です。
セルフスキャンのサービスを利用するデメリット
セルフスキャンサービスの最大のデメリットは、店頭まで書類を運ばなければならないことです。社内のOA機器を使用するのと違い、スキャンのためにわざわざ外出しなくてはなりません。
そのため、紛失する可能性も全くないとは言い切れません。
また、近年広がりを見せつつあるセルフスキャンサービスですが、地域によっては店舗が近くにないこともあるでしょう。
例えば、会社から車で1時間ほどの場所にある場合には、あまり使い勝手がよいとは言えず、ガソリン代や交通費もかかります。
さらにスキャンや保存形式が店舗の設置機器に左右されることも、デメリットです。最先端の機材を備える店舗がある一方で、古い機器を設置しているところもあります。
加えて図面などの大きな資料をスキャニングしたい場合には、店舗が限られます。そのため、利用する店舗次第で手間やかかる時間が変わることがあります。
カメラで撮影した書類を保存
スマホやタブレット端末のカメラで文書を撮影し、データとして保存する方法もあります。近年では撮影した画像をPDFファイルとして保存できるスキャナーアプリも登場しています。
カメラで撮影して保存する方法のメリット
コピー機や複合機を使うのではなく、スマホやタブレット端末のカメラ機能を使用するためとても手軽です。普段から使用している端末であれば、操作を迷う心配もないでしょう。
また、一般的なスキャナーは取り込みに時間がかかりますが、カメラ撮影であればシャッターを押すだけ、と一瞬です。
データもスキャナーアプリを使うことで、切り抜きやカラー補正も簡単にできます。データもケーブルでパソコンに取り込む以外に、BluetoothやWi-Fi、SDカードなど、さまざまな方法があるため、使いやすいメリットもあります。
さらに社用のスマホやタブレット端末が用意されている場合なら、数に限りのある社内のOA機器と違い、複数人が同時に作業することも可能です。ほかにも、厚みのある本やノートなど、スキャナーではスキャンしにくい書類もカメラの撮影なら、簡単にデータ化できるのも魅力と言えます。
カメラで撮影して保存する方法のデメリット
カメラで撮影する場合、「周りのものが写り込む」「手や端末で影ができて暗い画像になる」「書類に光が反射して見にくい」など、思う以上に作業場の問題が起きます。
スキャナーアプリを使って撮影後に修正することも可能ですが、1枚ごとに行うとなると非常に手間がかかるため、書類が多い場合には不向きです。
また、スマホやタブレット端末などで撮影したデータは、あくまで画像として認識されます。そのため、画像データから文字を認識して文字データとして取り込む「OCR機能」が使えない場合もあり、せっかく電子化したのに活用しにくいといったことにもなりかねません。
さらにカメラはコピー機や複合機と違って、扱う人によって撮影のクオリティにばらつきがでやすいため注意が必要です。
スキャンのみを代行するサービスを利用する
現在ではスキャンを代行してくれるサービスも充実しています。スキャンのみを代行するサービスでは、書類を送ると後日スキャンデータが納品されます。製本されている書類の場合には、背を断裁してソート機能で一気にスキャンします。これらのサービスは後述する「スキャン＆管理サービス」に比べ、安価で利用できます。
スキャンのみを代行するサービスのメリット
サービスによって費用はさまざまですが、比較的良心的な価格設定をしているところが多く、1冊あたりの電子化サービスは80～100円程度です。
業者によってはページ数による追加料金がない場合もあります。
依頼するボリュームや業者によって違いはありますが、作業スピードの速さも魅力です。
専門業者が業務用機器を使用して作業するため、慣れていない作業を自社の従業員が行うのと比べると、はるかに速いです。納期もわかるので、スケジュール調整がしやすいのもメリットと言えるでしょう。
依頼は数冊単位からでき、基本的には企業よりも個人ユーザーに向いているサービスです。ただし、サービスごとに最小注文冊数は異なるため、事前に確認することをおすすめします。
また、依頼する原稿のコンディションが悪いと話は変わりますが、そうでない場合には高品質な仕上がりが期待できます。
品質チェックやページに抜けがないかの検品も行ってくれるため、閲覧するときに「見にくい」「読めない」「ページがない」といったトラブルも少ないでしょう。
スキャンのみを代行するサービスのデメリット
まず、自社で行うよりも外部委託するためコストがかかります。また、製本された書類の場合、スキャンする際に裁断機を使って本をバラバラにする必要があり、後日戻ってくる本の背が裁断された状態になります。
そのため、紙媒体でも書類を保管したい場合には、別の方法を検討したほうがよいでしょう。
さらにA3、ハードカバーなどイレギュラーなサイズの書類には対応していない場合が多いのもデメリットと言えるでしょう。
また、対応していても別途追加料金が発生するため、イレギュラーなサイズの書類がある場合には、あらかじめ対応可能かどうか、費用はどれくらいかかるのかを確認しておきましょう。
スキャンに加え管理まで代行するサービスを利用する
文書のスキャンだけでなく、管理まで代行するサービスもあります。顧客ごとにカスタマイズしたサービスを提供していることが多く、自社の手間が省けるだけでなく、使いやすいようにデータ化できるため非常に便利です。
スキャンに加え管理まで代行するサービスのメリット
スキャンのみに対応している会社の場合、事前に書類に付いたホチキスや付箋などを取り外さなくてはなりません。大量の書類からホチキスや付箋を外すとなると、相当な時間を要してしまうでしょう。
しかし、スキャンから管理まで対応しているサービス業者の中には、ホチキスや付箋が付いた状態のまま書類を引き取り、データ化してくれます。そのため、企業側の手間やストレスが軽減できます。
また、スキャン代行のみの会社では、製本された本が裁断されて戻ってくることがほとんどですが、スキャンに加えて管理まで代行するサービスでは、製本された状態のまま電子化してくれます。
ですので、紙媒体でも書類を保管したい場合に重宝します。
さらに、中には管理台帳を作成してくれるサービスを提供しているところもあります。自社の管理ルールに合わせてカスタマイズされた管理台帳を作成するため、電子データ化後も、スムーズな文書の検索、閲覧ができます。
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スキャンに加え管理まで代行するサービスのデメリット
個々にカスタマイズした、きめ細かく高品質なサービスを提供しているため、スキャン代行のみのサービスに比べて、費用が高額になりやすいのがデメリットと言えるでしょう。
また、依頼する内容によって、追加でオプション費用がかかる可能性もあります。
ただし、独自の契約マネジメントシステムなどがあるサービスなら、クラウド上でのスムーズなデータの検索、閲覧が実現し、業務効率の効率化が図れます。そのため、高額な費用が発生しやすいデメリットはあるものの、それを補えるほどのメリットが期待できます。
ContractS（コントラクツ）株式会社が提供するContractS SCANでは、過去契約書をまるっとまとめて箱に詰めて送るだけでデータ化可能です。
また、契約管理台帳もオリジナルのものを作成できるので、企業に寄り添った形での文書電子化を実現できます。
文書のスキャン＆電子化における注意点
最後に、文書のスキャン&電子化を行う際の注意点をご紹介します。
データ化に優先順位をつける
全ての書類をデータ化すると費用も時間も手間も膨大にかかります。
そのため、いずれの方法においてもまずは書類の整理を行い、どの書類を電子化するのか、優先してデータ化するべき書類はどれかを明確にしておくことが重要です。このひと手間によって作業効率の向上が図れ、より使いやすいデータベースがつくれます 。
データの保管方法を定める
電子化したデータの保管方法を定めておくことで、データを見つけやすくなります。
ファイルの形式、ファイル名、解像度、サイズなど、データの保管方法について、あらかじめルールを決めておきましょう。ルール策定時には、「e-文書法」や「電子帳簿保存法」などの規定を参考にするのがおすすめです。
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まとめ
社内の文書をスキャン＆電子化する方法は自社で行う方法や外部に委託する方法など、主に5つの方法があり、それぞれにメリットとデメリットがあります。そのため、方法ごとにできることとできないこと、要する手間や費用などを考慮し、その上で自社にマッチした方法を選んでください。
本記事でもお伝えしましたが、おすすめはスキャンと管理を代行してくれる業者です。スムーズなデータの検索や閲覧が実現でき、業務効率や生産性の向上効果も期待できます。ぜひ、この機会に検討してみてはいかがでしょうか。
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