労働者派遣（個別）契約の電子契約が2021年1月1日に可能となったことはご存知でしょうか。

労働者派遣（個別）契約とは、人材派遣会社や派遣元と派遣社員との間で業務内容などをまとめた契約のことです。

2019年4月1日の法改正では、労働基準法施行規則に「労働条件通知書」の電子化が可能となりましたが、労働者派遣（個別）契約は認められていませんでした。

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電子化解禁によって、紙の契約書を郵送する場合、切手代など送料などコストカットのほか、契約締結までの業務効率化など様々なメリットがあります。

本記事では、労働者派遣（個別）契約の概要のほか、法改正に伴って活用が見込まれる電子契約の法的効力とそれに関わる法律、労働者派遣契約を電子化するメリットについてお伝えします。

2021年に改正された労働者派遣（個別）契約とは

改正内容を知る前に、まず労働者派遣（個別）契約とは何かについて説明します。

派遣労働という働き方が現代の日本において一般化しておりますが、この働き方は「労働者派遣法」という法律の元で成り立っています。労働者派遣（個別）契約は、この労働者派遣法26条に定められています。

人材派遣の契約は基本契約と個別契約の2種類あります。

基本契約は、派遣元（人材派遣会社）と派遣先が交わす契約となります。派遣先での仕事詳細など細かな内容を締結する契約ではありません。基本契約での主な記載される内容は下記のとおりです。

個別契約は、基本契約と同様、派遣元と派遣先との契約ですが、業務内容など具体的な内容をまとめた契約となります。個別契約での主な記載される内容は下記のとおりです。

つまり、労働者派遣契約は、派遣先での業務内容や就業場所について労働者に伝えて、締結する契約であると言えます。基本契約と比較すると労働者にとってはこちらの内容が重要になります。

人材派遣会社は、労働者派遣法を遵守した上で、上記の契約を締結して労働者派遣を行う必要があります。2020年12月31日までは下記のとおり、書面で労働者派遣契約を締結する必要がありました。

労働者派遣契約の電子化は2021年1月に可能に！変化した事は？

労働者派遣契約について紹介しましたが、同契約について「労働者派遣事業の適正な運営の確保及び派遣労働者の保護等に関する法律施行規則及び厚生労働省の所管する法令の規定に基づく 民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する省令の一部を改正する省令」（厚生労働省令第170号）が2020年10月9日に公布され、2021年1月1日に施行されました。

改正で労働者派遣契約の電子化が可能になったのですが、具体的にどのようなことが変化したのか詳しく解説します。

労働者派遣法施行規則　第21条第3項 には労働者派遣契約締結に関する手続きとして、下記のとおり定められています。

こちらの規則より、労働者派遣契約の締結は書面での記載が必須で電子での締結が認められないものと解釈されてきました。

そのため、人材派遣会社から派遣元へ労働者の派遣が急務であるという状況でも、書類作成や郵送手続が発生する上、契約締結までおおよそ1~2週間時間を要していました。

2021年の改正により、下記のように変更になりました。

労働者派遣契約に係る事項の電磁的記録による作成について（e-文書省令別表2）
労働者派遣契約の当事者は、施行規則第 21 条に基づき、労働者派遣契約に係る事項について、 書面に記載しておかなければならないこととされているが、電磁的記録により作成することを認めることとする。

引用元│労働者派遣事業の適正な運営の確保及び派遣労働者の保護等に関する法律施行 規則の一部を改正する省令案等について

とされ、労働者派遣契約の電子化が認められました。電子契約システム上で電子契約を行うなどで契約できるようになり、今まで行ってきた捺印申請や郵送に関わる手続きなどの工数削減、契約手続きまでのスピードアップが可能になりました。

そもそも電子契約は安全なものなのか

今までは、書面で手続きをされていた場合、電子契約が安全な取引なのか心配になる方は多いのではないでしょうか。

電子契約システムは様々あれど、備わるセキュリティ対策や機能は異なります。
不正アクセスを防ぐ仕組みや、二段階認証、IPアドレス制限など自社に合った方法でセキュリティ対策ができるとよいでしょう。

また、電子契約システムには「タイムスタンプ」という、証明を発行できるものがあります。
タイムスタンプとは、電子契約書が「いつ作成されたか」「データの改ざんが行われていないか」を証明できるものでタイムスタンプを確認することで、データの作成から閲覧時までの間に改ざんが行われていないか調べることができ、改ざんされていないことの証拠として使うことができます。

このように、セキュリティ対策、タイムスタンプの付与ができるシステムを選ぶことで電子契約を安全なものとすることができます。

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次に労働者派遣契約について電子化するメリットを解説します。

労働者派遣契約を電子化するメリット

これまで労働者派遣契約や電子契約について紹介してきましたが、具体的にどのようなメリットがあるのかという方もいるのでないでしょうか？

本項では、労働者派遣契約を電子化することのメリットを紹介します。

ペーパーレス化

労働派遣契約が電子化することによるペーパーレス化でのメリットは下記のとおりです。

印刷代のコスト削減

書面で契約を進める場合は、まずは紙代がかかります。
往復で手続きを進める際、不備などがあれば何枚も使うことになるためコストとなるでしょう。
また、書類を作成し印刷するときのインク代が発生するほか、紙よりも原価が高いため積み重なると大きなコストとなります。

電子化することで、紙やインク代を大幅に削減できることがメリットといえるでしょう。

保管コストがかからない

書面の場合は置く場所や管理する人材、場合によっては書類保管サービスの料金など様々なコストが発生します。

また、書面の場合は取り出しにくいため、必要な時に簡単に取り出せないという点も大きなデメリットといえるでしょう。

一方電子化する場合、保管は会社のデータベースやクラウドに保存すれば完了するため、保管するコストとしてはサーバー代などで済みます。

その他想定されるコストとしては、サーバー管理を外注する際の保守費用などでしょう。
データとして保存するため、必要な時に簡単に取り出せることもメリットです。

契約のやり取りの工数削減

データで行っても修正のやり取りなどが起こる書類のやり取りを、紙でこれを行うと郵送するために足を運ぶ手間などが何度も発生します。

データを修正し確認を依頼する場合は、上長への確認などもメールやチャットで送れば済みますが、書類の場合は捺印などのためにオフラインで依頼しなければいけないのです。

そのため、「データであれば」と思っていた労働者派遣契約がデータになることで、工数削減になります。

郵送代のコスト削減

郵送代として切手代や封筒代など、細かいですがコストがかかります。
１回あたりは少額であっても、派遣会社は多くの派遣先企業と契約を結ばなければいけないため書類の量も膨大です。

電子化することにより、メールやチャットで送付できるほか、電子契約ソフトでの送付も可能です。
先述にある郵便局までに行く必要もなくなるので、メリットが大きいです。

ペーパレスについてはこちらの記事で詳しく説明しています。

脱ハンコ

オフラインの捺印申請は上長からその上の管理職にいくまで時間がかかります。
複数名の捺印が必要な場合があるほか、途中で誰かがミスをしてしまった場合は一からやり直しになります。
やり直しになる場合、また印刷して上長の捺印からやり直しになるため無駄な工数が増えてしまいます。

電子化することにより、捺印がいらずに電子署名でするため書類の作成において大幅な工数削減となるでしょう。
電子署名は専門のソフトで行えるほか、先述にある通り電子署名法による法的効力もあるので脱ハンコになっても問題なく契約が進められます。

脱ハンコについてはこちらの記事で詳しく説明しています。

書類の保存が容易

紙の書類であると、担当者が企業や時系列毎にファイリングして管理しなければいけません。
また、派遣会社の場合はクライアントが多くなってくることに比例して書類の量も増えるため、社内に保管しきれない場合は書類保管サービスなどの利用が必要です。

また、書面の場合は量が多いと探すまでに時間がかかるため、必要な時に取り出せないこともデメリットといえます。

加えて、書面の場合はどうしても劣化が避けられないため、保管方法に注意しなければいけないことも課題といえるでしょう。

電子化することによりこれらの課題が解決します。
電子化された書類は社内の独自データベースや書類の管理などが行えるクラウドに保管できるので、劣化することがなくいつでも簡単に取り出せます。
注意点としては、社内のデータベースの場合は社内のIPアドレス限定で開封可能であることが多いため、可能であればクラウドを活用しましょう。

業務効率化

本項で紹介している、「ペーパーレス化」や「脱ハンコ」、「書類の保存が容易」になることで従業員の負担が減り業務効率化に繋がります。

また、業務効率化が進むことにより労働者派遣契約を従来より円滑に結べるため、同じ時間でより多くの契約書を締結対応が可能になります。

企業間の契約締結までがスピードアップする事も可能です。派遣元が緊急で増員が必要になったという場合も、電子契約システムを導入する事で即日で契約締結まで可能です。

労働者派遣契約は電子化の解禁で作業工数を削減できる！

今回は、2021年に法改正された労働者派遣契約の電子化について紹介しました。

いままで労働者派遣契約について書面での契約の作成及び送付されていた担当者の方にとって、電子化で工数が大幅に削減できるでしょう。

労働者派遣契約の電子化により「ペーパーレス」や「脱ハンコ」などのメリットが生まれ契約に関わる業務の効率化が可能です。

そんな労働者派遣契約の電子化は、弊社の契約マネジメントシステムの「ContractS CLM」で簡単に行えます。

ContractS CLMでは契約の押印申請から締結までの契約プロセスと契約管理を一気通貫に管理できる上で生産性を向上に貢献します。

締結した契約書については専用のクラウドに保管し管理ができる機能を備えています。一斉締結機能があり、大量の契約書を一気に作成、一気に締結依頼を行うことができます。

企業の管理・法務・人事部様のみならず、契約に関わる全てのご担当者のなかで、契約DXの推進、電子契約システムの導入を検討されている方はぜひ「ContractS」へご相談ください。