【第2回】法務相談を一元管理するための契約管理の方法

※本記事は朝日インタラクティブの運営するWebメディア／サービスTechRepublic Japan （テックリパブリック、テクリパ）に、2020年4月27日に掲載された、弊社寄稿原稿をもとに再編集したものです（運営元の朝日インタラクティブより承諾を得て掲載しています）。

アナログな契約業務には、様々な課題が潜んでいます。今回は、契約マネジメントの視点から、相談業務をどのようにアップデートすることができるのか。

また、商品開発を例に具体的に契約ライフサイクル管理システム「ContractS CLM」でどのように契約管理ができるのかご紹介します。

【第1回】契約ライフサイクル管理の観点で考える「契約管理」の正解
 【第3回】最適な契約管理とは？電子化だけで終わらない、プロセスの見直しで業務改革を

ContractS CLM紹介資料で改善する契約業務についてはこちらの資料でご紹介しています

法務相談の課題

法務部門に寄せられる相談事は意外に多く、例えば下記のような質問が日々寄せられています。

「今度の取引は今までと違う取引内容になりそうだけれど、契約上のリスクはないでしょうか」
「新しいビジネススキームを敷くことになったが、どんな契約にするべきでしょうか」
「弊社の◯◯契約について、基本的にどういうスタンスをとっているのでしょうか」
「契約を交わした取引先と、しばらくしてからトラブルになったが、契約上どのように対応すればよいでしょうか」

相談する側からすれば、こういった質問はすべてが“初めて”の経験でしょう。一方、回答をする法務部門からすると、「こういった回答は以前、他の部署の人にもしたことがあるな」「この質問はよく聞かれることがあるな」と思うことが多いはずです。

このような相談業務を契約ライフサイクルマネジメントシステム「ContractS CLM」で効率化する方法をご紹介します。

相談の「窓口」を作り、双方に優しい仕組みを

まずは相談のやり取りから見ていきましょう。

ContractS CLMには、相談の類型に応じて法務部門が欲しい情報を過不足なく取得できるよう設計できる「依頼・相談」機能があります。

法務相談の種類別に依頼フォームを作成し、それぞれのカテゴリについて最低限必要となる相談事項を指定することができます。

これにより、相談者は何を伝えればいいかが分かり、回答者は必要な情報を手に入れることができるようになります。両者の業務負荷を下げる人に優しい仕組みです。フォームから相談を投稿すると、その内容がそのまま残り、契約書作成といった相談の先に業務まで行うことができます。

何かしら法務部門に相談したい人は“とりあえず”ContractS CLMに行けば、対外的な契約とは直接関係なかったり、契約関係の事後的な確認であれば相談で完結し、相談の後に契約書が出てきたりするのであれば、そのまま契約書作成、管理機能を活用して契約書審査に進めばよいでしょう。

作成、修正ー“契約書の無理ムラ無駄”を解消

次に、商品開発を例に具体的に契約ライフサイクル管理システム「ContractS CLM」でどのように契約管理ができるのかご紹介します。

契約書の作成には、テンプレートの利用とWordファイルの登録の２パターンがあります。

テンプレートを使用する場合、内蔵しているContractS CLMの独自エディタを活用します。自社が持つ雛形の登録も可能で、修正する際は、誰がいつどのような変更をしたかという情報が全てログとして残ります。

Wordファイルの受け渡しをメールで行う場合、Wordファイル上のコメントの長いやりとりや、バージョン管理といったミスしやすい手作業が課題でした。

しかし、ContractS CLMでは、システム上でバージョンを自動表示、変孤高箇所を差分比較機能で表示します。アナログな管理で起きていた、契約書の内容の混乱が軽減されます。

Wordファイルを使用する場合、ContractS CLMにドラッグ＆ドロップでアップロードできます。「ver.1、2、3」とファイル名を変更する必要はありません。また、校閲による指摘やコメントは、プレビューで確認できます。

社内稟議、承認ー内容をしっかり把握して決済

契約書の修正が完了したら、次は社内稟議と承認のプロセスに移ります。これは、「この契約書の内容で取引を実行してもよいか」について決裁を得る段階です。

ContractS CLMには承認フローの機能があります。登録されたパターンに加えて、任意の承認フローも自由に設定できます。承認対象者は契約書とそれに関連するすべてのやり取りや概要をチェックし、内容を把握した上で承認することができます。

承認フローは自由に設定できます

契約書（文書）管理ーあらゆる情報を集約

ContractS CLMの大きな特徴は、契約書に関連するあらゆる情報を一つの画面上に集約する点にあります。

事業部門と法務部門のコミュニケーションや、事業部門から法務部門へのレビュー依頼（タスク）、承認プロセス、アクティビティログなど、契約書に関する情報は一画面ですぐに確認できます。

例えば、「担当が変わったので引き継ぎをしなければ」というときでも、契約書の画面を開けばすべての経緯がそこに保存されています。メールやチャットのログを追ったり、当時の担当者にヒアリングをする手間をかける必要がありません。

さらに、契約書に契約金額や案件番号などさまざまな「検索因子」を指定することで契約書を後から探しやすくすることもできます。

多くの企業では、契約書をデータベースに保管し、契約書の類型や当事者、契約期間、契約によって取引される対象物など、契約書を探すための検索情報をExcelなどの管理台帳に入力して管理しています。しかし、この方法では契約情報を探す際に台帳管理者に頼る必要があり、手入力の手間やミスのリスクが伴います。

一方、ContractS CLMでは、契約類型ごとに必要な検索因子を指定できるため、属人的な台帳管理を脱却し、検索性を上げることが可能です。

契約の管理、把握で速度も向上ーシステムを“管制塔”に

契約は事業そのものであり、契約書はその説明書です。しかし、従来の契約書管理では、事業全体を契約の視点から把握することは難しいでしょう。

ContractS CLMを使用すれば、契約と付随情報を集約し一元的に管理できます。このシステムのメリットは、法務部門が契約関係を把握しやすくなるだけではなく、現場で動く事業部門との連携が取れることです。案件の進行と担当者が客観的に把握でき、それぞれの担当者にとってのネクストアクションが分かることによって、それぞれの部門が自部門の目標達成に全力を注ぐことができる環境が整います。

本記事紹介した機能以外にも、あらゆる特性の組み合わせで契約マネジメントを構築することができます。各機能の紹介と効果については、下記フォームよりダウンロードが可能です。