脱ハンコだけで、テレワーク時の契約課題は解決されるのか？

コロナ起因のテレワークを機に、全社の電子契約導入を宣言する企業が出るなど、ニュースで目にする機会が増えました。

しかし、電子契約や電子署名について、「なんとなくウェブ上で契約ができて便利なんでしょ」という理解に止まっている人も多く、詳細を理解している人は少ないように思います。

そこで、電子化だけでは解決が難しい、契約課題についてまとめました。これから電子契約導入を検討する方の助けになれば嬉しいです。

契約課題を解決し、契約業務をスムーズに！
最適な契約管理をワンプラットフォームで実現。

契約にまつわる承認フローや相談などのプロセス構築と、関連情報や契約情報の一元管理をクラウドシステムで管理することで、「契約業務のコストダウン」と、「契約にまつわる漏れやミス」を実現。

・承認決裁や捺印・製本作業にかかるコストを削減したい
・過去の契約書の検索のための出社・検索性の悪さによるイライラを無くしたい
・人数が足りず現実的に契約実務が回らない
・たくさんある相談業務をシステマチックに管理したい

といった契約業務の課題に対して、ContractS CLMがお答えします。

３分でわかる！ContractS CLM
資料を無料ダウンロード

Issue1. そもそも全部の契約書を電子化することって可能？

残念ですが、企業で扱う全ての契約を電子契約に移行することは、今の日本ではほぼ不可能といえます。

会社法上の必要書類など、官公庁に提出が必要なものや、規定業種（銀行等）への提出書類に、紙の出力と押印が必要となるためです。

こうした背景を踏まえると、契約書の電子化を進めるにあたっては、「紙と電子の併存」を前提としたプロセス構築が必要となってきます。

紙の契約書を完全にゼロにするのが現状難しい中、「紙と電子どちらの契約も存在すること」を考慮して、適切なプロセスを設計する必要があるからです。

そのため、電子契約の全社導入にあたっては、
1. 社内の横断的な業務フローの洗い出し
2.紙が必要な書類と電子化するものとの区分け
を行った上で、契約プロセスを構築する流れとなります。

テレワークが急増した2020年3月以降、「電子契約の利用意向」は上昇傾向にあります。

ContractS CLMが2020年4月に実施したテレワーク時の課題調査でも、「やむを得ず出社をした理由」の上位に「契約書の押印・送付」があり、紙の契約書の存在が、テレワークをしづらくしている現状が伺えます。

しかし、テレワーク時の契約業務に関する課題について聞くと、

1. 契約内容の条件交渉・コミュニケーションに時間がかかる（53.2%）
2.契約書のサイン・押印に手間・時間がかかる（39.8%）
3.社内外の承認に待ち時間がかかる（36.6%）

と、契約書の押印以上に、コミュニケーションの課題が大きなペインであることが伺えました。

このことからも、ハンコをデジタルに置き換えるだけでは、テレワーク時の契約課題の解決には不十分であることが伺えます。

テレワーク時でも、契約内容の交渉・調整などのコミュニケーションや社内確認・承認がスムーズに行える環境整備を合わせて行うことが重要になってきます。

上記調査結果からも伺えますが、電子署名を導入したからといって、テレワーク環境での、契約交渉や承認フロー、契約書の保管に対する課題不便は解決されないですよね。

そこで、電子契約導入時に重要となってくるのが、デジタル化した契約書をどう管理するかという視点です。

電子化した契約書を社内共有のストレージフォルダに格納しただけでは、紙の契約を電子に代替したにすぎず、フォルダ内のファイルが適切に更新されなかったり、どれが最新か分からない。

どういう経緯で変更を加えたか、過去の経緯が遡れなかったりなど、紙の契約書同様、契約管理についての課題は解決されないままです。

契約書の電子化に際しては、契約管理システムを利用することで上記の問題は解決できます。

契約管理システムとは、単に契約書を管理するためだけのシステムではありません。

契約の背景や社内確認・承認の履歴、契約内容変更時のメモまで、電子契約と関連業務をクラウド上で一元管理することが可能です。

以下のように、契約に関連する業務を含めた契約全体を管理するシステムを契約管理システム、もしくは契約マネジメントシステムといいます。

＜特徴＞
・契約書の作成から社内外の承認、締結、契約書の管理までのプロセスを一元管理できる
・相互に関連する契約の書類や過去のやり取りを時系列で可視化できる
・法務部への契約に関する相談を一元管理できる