契約書の電子承認とはシステムのメリットとワークフローについてご紹介

契約業務に関わっていると、紙の契約書の承認ワークフローに課題を感じる方は少なくありません。

承認プロセスの効率化におすすめなのが、システムを用いた電子承認です。本記事では電子承認システムのメリットと機能について解説します。

契約書作成から管理までの基本ステップ

契約業務は、契約の作成から履行、終了までさまざまなステップを経て進行します。以下に、一般的な契約業務のステップとその内容をおさらいします。

契約案件の発生
稟議処理
契約書作成
契約審査
契約書へのサイン
保管・管理

契約案件の発生

受注、発注などにより契約案件が発生します。契約書なしで商品やサービスの受け渡しを行ってしまうと不履行や個人情報の漏洩が発生した場合に責任を問うことができなくなります。そのため、企業のビジネスにおいては、契約書を作成し、リスク管理を行うことが一般的です。

契約案件が発生すると、契約書を作成するのに必要な納品日などの基幹情報、費用、締結者、業務や商品の具体的な内容を契約相手先と調整します。

稟議処理

契約締結前に契約内容の稟議書を作成して関連部署や代表者に意思確認が必要としている企業もあります。

担当者の不在などで時間がかかることが想定されるため、余裕を持ったスケジュールがポイントです。

契約書作成

契約案件の発生で調整した案件の具体的な内容をもとに、契約書ドラフトの作成に取りかかります。社内にひな形がある場合には適切なひな形を選びます。ひな形がない場合は上司に尋ねたり、法務部があれば法務部へ尋ね、最適なひな形をもとに作成できることが好ましいです。

契約審査

契約書ドラフトを作成すると、自社で不備の有無などをチェックすることはもちろん、先方にも内容確認を依頼します。

契約の目的、権利と義務、契約条件や期間、解約や損害賠償についてチェックします。弁護士や法務部など専門的な知識を持つ人たちによるチェックも行えると安心です。

自社に不利な事項が含まれていないことは必ず確認します。

契約書を取引先が作成する場合は特に、自社に不利な条文が含まれていないか注意して確認することが大切です。

契約審査に不慣れな場合は、過去の同様の契約履歴をもとに審査ポイントを確認しながら進めることとなります。

契約書へのサイン

内容確認が済んだら当事者間で合意したことを表すサインをします。

電子締結であれば署名と書類のやりとりまでシステム上で完結しますが、紙締結の場合は郵送にかかる時間も考慮して対応しましょう。収入印紙の貼付もお忘れなく。

保管・管理

更新の際に前回の契約内容を確認したり、有効期限を確認したりと案外契約書を取り出す機会は多いものです。必要な時にすぐに取り出せるよう整備しておきましょう。

契約書の内容に変更が生じたり、契約更新・解除の手続きが必要な時などにすぐに対応できるよう、契約書管理台帳に保管場所を記載したりと取り出しやすいようルールを整備し実行することが重要です。

電子承認とは

電子署名や電子印鑑を用いた承認のワークフローです。紙の書類で承認を得る際に担当者や責任者に印鑑を押してもらう工程を電子化したものです。

紙のやりとりの場合、承認をもらいたい人が不在だと、承認フローが滞ります。回覧のための書類の作成作業も煩雑でしょう。しかし、承認に必要な情報が確認でき、申請、承認がしやすいようなシステムがあれば、作業を円滑に進められます。

また、電子承認を導入する場合、電子署名したのが確かに契約者本人であることを証明しなければなりません。本人であることを担保するためには、認証事務局による認証を受けた方法を用いることが必要です。

タイムスタンプを用いて書類が改ざんされていないことの証明も求められます。

そこで、改ざんされていないことと本人性を証明できる、システムの導入がおすすめです。

契約書承認の仕組みと設定方法

承認システムでは承認ポリシーとグループの設定や承認者への通知、承認履歴の記録と確認を行えます。

承認ポリシーとグループの設定

まず、契約管理者が承認までのプロセスのルールを定めます。契約内容によって部門からの承認で事足りるケースもあれば、経営層からの承認が必要なケースもあるでしょう。そこで、契約内容に応じてどのレベルの承認が必要かなどをあらかじめ設定しておきます。

同時に、承認できる権限を持つ人を決定します。契約担当者や役職者などがなるケースが多いです。承認レベルに応じて承認作業が求められる承認者をグループにし、対応するレベルに登録しておくと、承認プロセスの効率化につながります。

承認者への通知と確認

承認が必要な案件が発生したら、承認者へシステム側がメールなどで自動で通知します。リマインド機能の備わったものもあります。

システム上で契約書の内容確認と、承認・却下を選択できます。

承認履歴の表示

承認者、承認日時、承認・却下結果が記録されるため、履歴から最新の状況を確認できます。

電子承認ができるシステムの導入メリット

ワークフロー機能を持ち合わせた電子契約システムは、承認プロセスの時間が短縮されることで契約業務が効率化され、導入にかかるコストが締結コストを下回ることもあり得ます。

ここでは、メリットについてご紹介いたします。

契約書管理の効率化

システムを活用することで、契約に関連する業務が効率化され、従来の手作業に比べて大幅に時間と手間が削減されます。

例えば、紙の契約書では、承認のために書類を回覧する必要があり、取引先からの合意を得るためには郵送が必要です。このプロセスには多くの時間がかかります。一方で、システムを利用した電子締結では、URLやアクセス情報を共有するだけで迅速に契約を締結でき、特に急ぎの契約締結が求められる場面では非常に便利です。

さらに、契約業務の一元管理を実現することで、二重契約などのミスを防ぐことができます。システムにより、すべての契約書が一元的に管理され、進行中の契約書の状況や履歴を簡単に確認できます。

契約書の検索に関しても、システムを活用すれば、迅速に必要な契約書を検索することができます。紙媒体の場合、契約書を保管場所から取り出し、ファイルを一枚一枚確認する必要がありますが、システム上であれば、キーワード検索などで即座に該当する契約書を見つけ出せます。

このように、契約書の作成から管理に至るまでの一連のプロセスをシステム化することで、業務全体の効率化が図られ、管理の手間が大幅に軽減されることが分かります。