ノウハウ 総務のDX推進には何が必要？文書の電子化など7つの施策を徹底解説
総務のDX推進には何が必要？文書の電子化など7つの施策を徹底解説
多岐にわたる業務を担う総務部門こそ、DX推進は必要な取り組みです。
そこで今回は、総務部門のDX推進が必要な理由、総務のDX推進に有効な7つの施策などを徹底解説します。
社内のペーパーレス化（電子化）をより拡大させたい、総務部門の人材の定着率に悩んでいる、といったお悩みがある担当者様にも有益な情報ですので、ぜひご覧ください。
総務部門におけるDXの必要性
DX（デジタルトランスフォーメーション）とは、デジタル技術を活用して顧客・社会のニーズに基づき自社の製品・サービスやビジネスモデル、企業文化などに変革をもたらすことです。
その過程として、ITツールによる紙の書類の電子化や業務プロセスのデジタル化などを行い、業務効率化につなげます。
総務部門は、社内の物品・設備の管理から社内規定の作成、文書管理、来客対応など非常に幅広い業務を担っています。
だからこそ業務量の増大による担当者への負担、業務の属人化といった弊害が起こりやすい部門です。
総務部門で発生している弊害を放置すれば、他部門との連携が必要な業務もスムーズに行えなくなり、結果として組織全体の生産性低下を招く恐れがあります。
また、働き方の多様化が進む近年において、リモートワークの対応を進めることも重要になりつつあります。
リモートワークが可能な環境を構築するには、DX推進が欠かせません。
総務のDXが進まない理由と対策
企業にとって総務部門のDX推進は必要性が高い一方で、他の部門よりもDXが進んでいないケースは珍しくありません。
その背景には、総務ならではといえるいくつかの事情があります。
ここでは、総務のDXが進まない理由とそれぞれの対策について解説します。
DXに必要な予算が配分されない
DXを進めるにあたって、書類の電子化や対象業務のデジタル化に必要なシステムや、新しいIT機器の導入コストがかかります。
しかし会社の利益に直結しないと思われがちな総務部門は、DXを推進できるだけの予算が配分されないことも多いです。
特に中小企業や予算に制約のある企業では、上記の傾向が目立ちます。
しかしDXを推進させればランニングコストの削減も可能となり、中長期的に見れば自社の資金に余裕を持たせることにつながります。
このようなメリットを説明し、社内の理解を得るという対策が有効です。
日常業務に追われてDX推進への着手が難しい
会社としてDX推進に前向きでも、業務が多忙・煩雑になりがちな総務部門では、各担当者にDXを進める余力がないというケースもあります。
特に、社内イベントや株主総会といった行事の時期や人事異動が多い時期は、その日の業務を消化するのがやっとで、DXに対する意識も薄くなりがちです。
総務部門でDX推進に着手するなら比較的業務に余裕がある時期を見計らうのはもちろん、「効率向上による業務負担の軽減」などDX推進の必要性を認識させる必要があります。
業務フローの変化に対する抵抗
DX推進による書類の電子化や業務のデジタル化に伴い、既存の業務フローに変更を加えることは避けられません。
たとえ非効率的な業務フローだったとしても、長年続けてきたものが変わるとなれば抵抗感・不安感を覚える担当者が出てくる場合があります。
DX推進は業務効率が向上するとはいえ、現場の声を聞かずにプロジェクトを押し通すようなことは望ましくありません。
なぜDXで現状から脱却する必要があるのか、DX推進にはどのようなメリットがあるのかを事前に説明し、理解を得ましょう。
DX人材の不足
総務部門を含め、企業のDX推進を阻む事情として多いケースがDX人材の不足です。
DXを推進するには、自社に適切なデジタル技術を選び正しく使えるだけの知識、既存の業務に対する知識、組織全体を見据えながらのプロジェクトマネジメントを可能とする能力を備えた人材が必要です。
社内にDX推進の適性がある人材がいなければ育成や採用が必要になりますが、それまでに多くの時間を要するだけでなく、優秀なDX人材の獲得競争が激化する人材市場において、採用までにこぎつけられる可能性は高くありません。
育成や採用が難しい場合は、外部のエンジニアやコンサルタントといった専門性の高い人材を活用するのも手です。
総務のDX推進に効果的な7つの施策
総務のDXを進めるにあたって、対象業務に合ったシステムを活用する必要があります。
ここではDX推進の一環として行われる、総務業務へのシステム活用例を7つご紹介します。
ワークフローシステムで書類作成・承認を電子化
ワークフローシステムとは、稟議書や申請書を電子化のうえ、回覧・承認のフローをデジタル化できるシステムのことです。
紙の書類による承認フローで起こりがちな、以下のような課題の解消につながります。
・承認者の不在で決裁が遅れる ・承認の進捗状況が把握しにくい ・手続きのために出社しなければならない |
ワークフローシステムは主に備品の購入稟議や出張・休暇取得申請、セミナー参加申請などの業務に活用できます。
電子契約システムで契約書を電子化
電子契約システムでは、契約書の作成から契約締結までの流れをデジタル化できます。
紙の契約書の作成や押印が不要なため、以下のような課題を解消したい場合に適したシステムです。
・印刷代・郵送代・印紙代などのコストがかさんでいる ・契約書の作成から決裁までに時間がかかり契約締結の遅れが生じている ・社内での契約書管理に限界があり紛失・持ち出し・破損が懸念される |
電子契約システムなら、契約書のデータをクラウド上で共有し、迅速に締結まで完了させることができます。
電子署名機能やタイムスタンプ機能が備わったシステムを使えば、万が一トラブルが生じても契約書のデータの証拠力も認められます。
クラウドシステムで定型業務を自動化
クラウドシステムは、クラウドを活用したシステムのことで、インターネット環境さえあればパソコン・スマホ・タブレットなど複数の端末で利用できます。
場所を問わずファイルやデータの共有ができるため、以下の課題の解決に繋がります。
・納品書など書類を逐一探して集計しているため時間がかかる ・部門間・拠点間の情報共有の方法が統一されておらず必要なデータが探しにくい |
また、クラウドシステムの一種である「クラウドPBX」の場合、クラウド上で通信を行うことで場所を問わず会社の固定電話番号を利用できます。
これにより、オフィスの外にいても電話の取次ぎが可能なため、電話対応も効率化できます。
RPAで高度な作業を自動化
RPA（Robotic Process Automation）は、AIや機械学習を利用してコンピューター上で行う作業を自動化できる技術です。
マウス操作・入力作業・メール送信など、クラウドシステムよりも高度な定型業務を自動化できます。
そのため、以下の課題を解決する際はRPAの導入がおすすめです。
・データ入力作業やメールの一斉送信などに工数が割かれて人件費のムダが生じている ・入力作業のミスが目立つ ・業務フローを改善したくても何から手を付ければ良いのか分からない |
ただしRPAを対象業務で活用するには、事前の構築や学習のために一定の期間を要する点に留意が必要です。
チャットボット・FAQシステムで社内問い合わせ対応を効率化
総務部門は他部門からの問い合わせに対応する機会も多いですが、その中には各種手続き・申請の問い合わせなど状況・担当者を問わず回答が決まっているものもあります。
そのような問い合わせの対応に役立つものが、チャットボットやFAQシステムです。
チャットボットやFAQシステムなら、以下のような課題の解決につながります。
・社内の問い合わせに時間を割かれて余計な業務負担が発生している ・各種問い合わせに対する適切な回答（ノウハウ）が蓄積されず業務が属人化している ・他部門の従業員にとって分かりにくい手続き・申請フローの存在に気づけずにいる |
なお、チャットボットとFAQシステムは、どちらも導入の前に多岐にわたる質問と回答を登録しておく作業が必要になります。
WEB会議ツールで面接を効率化
企業によっては、新卒・中途採用関連の業務や人材教育なども総務部門が担うことがあります。
その際の面接やミーティングなど、担当者が顔を合わせて話す機会にはWEB会議ツールの活用が適しています。
WEB会議ツールによるオンライン面接・ミーティングは、以下のような課題の解決に期待できます。
・リモートワーク中でも面接のために出社しなければならない ・面接会場のレンタル費用や応募者に支給する交通費・宿泊費などでコストがかさむ ・担当者と応募者のスケジュールが合わずスムーズに面接の日程を調整できない |
面接にWEB会議ツールを使う場合はすべての面接に取り入れるのではなく、一次面接はWEB会議ツール、二次面接以降は対面での面接といった使い方がおすすめです。
チャットツールで社内コミュニケーションを効率化
従来、社内でのやり取りにおいて主流な方法はメールや内線電話でした。
しかしメールは形式的な挨拶を添えなければならず、内線電話は対応のために業務をストップさせる必要があります。
社内でのコミュニケーションを効率化させる方法として、チャットツールの導入をおすすめします。
チャットツールは、以下のような課題を抱えている総務部門に取り入れたい施策です。
・メールの作成・送信や電話の対応でタイムロスが発生している ・社内のやり取りのログが残らない・確認しにくい ・コミュニケーションのハードルが低く情報共有が不十分 |
サービスによってはグループ機能で部門やプロジェクトチームごとに分けてチャットができるため、従業員数が多い企業でもスムーズにやり取りできます。
総務DXを推進する際のポイント・注意点
総務部門でDXを進めるにあたって、ただ便利なシステムを導入するだけでは思うような成果を得られない場合があります。
DX推進を成功させるためにも、以下のポイントを意識しながら取り組むことが大切です。
必ず目標を明確化する
DX推進の成功には、明確な目標が必要不可欠です。
目標が曖昧なままDXを進めると、自社が抱えている問題の解決に有効な施策を実行できず、それまでの取り組みが徒労に終わる可能性があります。
まずは総務部門の現状を把握し、何を目標としてDXを進めるのかを定めましょう。
総務部門におけるDX推進の目標の例を挙げると、「総務部門または全社規模で業務効率化を達成する」「総務部門でもリモートワークを可能とする」などがあります。
目標を定めたら関係者に周知し、目標達成のための施策やプロジェクトの進み具合などを共有しましょう。
既存業務の棚卸しから始める
課題の把握から目標の明確化までがなかなか進まない場合は、まず既存業務の棚卸しを始めてみましょう。
特に総務部門は業務の幅が広いため、表面的な部分だけを見ても根本的な問題点に気がつけていない可能性があるからです。
業務の棚卸しでは、担当者1人1人の単位で業務を洗い出して可視化します。
具体的には、業務の分類・発生頻度・工数・コストといった項目を設けた表を作成し、各担当者に記入してもらいます。
記入してもらった内容を元に業務一覧表として整理し、非効率的な業務フローや属人化している業務などを見つけましょう。
これにより、DX推進の際に優先して改善すべき業務を把握できます。
デジタルツールで行う業務を切り分ける
総務部門の業務はデジタル化できるものが多いですが、すべての業務をデジタル化すると失敗に終わる恐れがあります。
広範囲のデジタル化に自社の環境が追いつけず理想的なパフォーマンスが発揮されない、多額の初期コストがかかるといった弊害が生じるためです。
業務の棚卸しで見えた現状に合わせて、デジタル化する業務とデジタル化しない業務の選別も行いましょう。
総務部門の業務体制や既存の業務フローへの影響などを考慮して、より効果が見込める範囲でのデジタル化を試みるという方法が望ましいです。
総務のDXはデジタルツールを活用しながら少しずつ進めていくべし
「総務部門のDXが進まない」というケースは珍しくありませんが、総務部門のDX推進を怠れば他部門との連携ができず組織の生産性が低下する、多様な働き方に対応できないといった問題が生じます。
まずは業務の棚卸しを通じて現状を把握のうえ目的を定め、それに適したデジタルツールを取り入れて業務の効率化を目指しましょう。
一度に広範囲の業務改善に取り掛かると失敗しやすいため、スモールスタートで小さな目標達成を積み重ねていくことが大切です。
