正しい契約書管理は、法的リスクの軽減やヒューマンエラーの防止、そしてコスト削減に繋がります。そのため、契約書管理業務を適切かつ効率的に行うためには、契約書管理システムの導入が有効です。

契約書管理システムを活用すれば、契約書の期限管理や書類の検索が容易になり、業務の効率化が期待できます。しかし、システムに搭載されている機能や、契約管理のどこまでをカバーしているかはツールごとに異なります。自社に適したシステムを選ぶためには、システムの比較ポイントを把握しておくことが重要です。

本記事では、契約管理システムの主な機能や種類、検討すべきポイントについて解説します。契約管理システムがどのようなツールなのか、またどのように選定すべきかを理解するための参考になれば幸いです。

契約書管理システムとは

契約書管理システムとは、紙で作成された契約書も含めて契約書をデータ化し、システム上で一元管理することで効率的な契約書管理を実現するツールです。

これにより、書類の検索、期限管理、アクセス権の設定、バージョン管理などの機能を活用して、契約書管理の工程を自動化・効率化することが可能になります。

契約書管理の重要性

適切な契約書管理は法的リスクの軽減の他、業務効率アップ、ヒューマンエラーやコスト削減に貢献します。

法的リスクの軽減

契約書には契約期間や金額など、当事者間の合意内容が明記されています。適切に管理された契約書をすぐに見つけられる体制を整えておくことで、契約違反やトラブルを未然に防ぐことができます。システムを導入することで、文書の紛失リスクを低減し、情報漏えいや災害による書類の消失も防ぐことが可能です。

また、セキュリティ性の高いツールであれば、不正アクセスやデータの暗号化、アクセス権管理などで機密情報を強固に保護できます。

効率アップ

契約書管理システムを使うことで、検索機能を活用して必要な契約書を迅速に見つけられ、業務の効率化が実現します。

さらに、更新期限や契約終了日をシステムが通知するため、期限の見落としを防ぎ、業務の円滑な進行をサポートします。

ヒューマンエラーの減少

手入力の代わりに自動入力ができたりと人の手の必要な作業を削減することができます。

また、システムによって契約書の更新や期限が自動的に通知されるため、手動での管理に比べて、ヒューマンエラーの発生が大幅に減少します。

コスト削減

契約書を電子化して管理することで、紙の書類が増加するたびに保管スペースを広げる必要がなくなります。さらに、レンタルスペースの賃料や、書類の印刷や郵送にかかる費用も削減できるため、総合的なコスト削減が期待できます。

契約書管理システムは、企業の契約業務をよりスムーズかつ効率的に行えるようにサポートし、さまざまなリスクを回避しながら、コストパフォーマンスも向上させることができます。

契約管理システムの種類

契約書管理システムには、契約書の管理や電子化に特化したものもあれば、契約業務全般をカバーするものもあります。契約書以外の文書にも対応可能なツールがあるなど、契約書管理システムの種類は豊富です。

契約書の管理に特化したもの

契約書の管理に特化したタイプは、契約書管理そのものの効率化や信頼性の担保を目的としたシステムです。

契約書検索やアクセス権の管理など、契約書の管理に必要なタスクを効率的かつ正確にこなす機能が特徴です。契約書の管理のみを行いたい場合に選ばれやすいです。

契約業務全体をカバーするもの

契約業務全体をカバーするものは、契約書の作成から契約締結、そして契約書管理まで1つのシステムで完結させることができます。

締結や管理など、契約フローの異なる工程でもシステムの使い分けは必要ありません。契約業務の一元化で効率化を図りたい、契約業務に複数の部署が関わるなどのケースで選ばれやすいです。

契約書の電子化に特化したもの

契約書の電子化に特化したものは、紙の契約書が多く、システムを用いた契約管理に移行するのであればおすすめのツールです。

スキャン機能によって契約書をデジタル化してシステム上で管理します。紙の契約書にも対応していれば、紙での保管が義務づけられた文書もシステムで検索してすぐに見つけられます。

文書管理全般に対応できるもの

請求書や稟議書やマニュアルなど、契約書以外の文書にも対応したシステムです。社内のあらゆる種類の文書を1つのシステムで管理できます。

導入形態は2種類

オンプレミス型とクラウド型があります。

オンプレミス型

自社のサーバーにシステムをインストールして利用できる形態です。

クラウド型と比較すると開発に時間もコストもかかりますが、自社の状況にあわせたカスタマイズが可能です。

クラウド型

システムを提供している事業者のツールを、インターネットを経由して利用できる形態です。

自社での保守開発が不要で、手軽に、そしてオンプレミス型より費用を抑えて導入できます。ただし、どこまで機能を拡張できるかはシステム次第です。オンプレミス型よりカスタマイズ性に欠けると言えます。

契約書管理システムの主要機能

契約期限や権限などの管理、検索機能や契約書管理台帳の作成機能は、備わっていることの多い機能です。

契約期限の管理

契約期間や更新日を設定することで、期限が来る前にメールなどで通知する機能です。

期限がおとずれる前に更新の有無などの対応ができます。自動更新の契約のうち更新が不要なものについて、解約を忘れることによる無駄な支払いを防げます。

契約書管理台帳の作成

契約期間や契約者名といった契約書の契約情報を抽出し、自動で入力して管理台帳をデータベース化する機能です。

管理台帳を別途作成する必要がなく、システムで一元管理できます。企業にある契約書の情報確認をスムーズにします。

文書の検索

作成日時や契約書の名称などから該当の文書を瞬時に検索できる機能です。膨大な量の書類の中から探しているものを即座に見つけ出せます。スピーディーな検索で業務効率化をサポートします。

権限管理

契約書の閲覧・編集できる権限を持つ人・部署を制限できる機能です。

契約書には機密情報も含まれます。閲覧・編集できる人を限定することで、セキュリティレベルを高く維持できます。

関連書類の管理

見積書や関連する契約の契約書など、契約書と関連する書類を一元管理できる機能です。

契約書に関係する書類も集約されることで、契約情報の把握が容易になります。

ステータスの管理

作成中や承認待ち、締結済みといった契約書のステータスが可視化される機能です。

契約フローのどの段階にあるかひと目で把握できるため、契約業務のスムーズな進行に役立ちます。

契約書管理システムの検討ポイント

自社に合ったシステムのタイプやコストはもちろん、セキュリティレベルや他のサービスとどこまで連携できるかも確認したいポイントです。

自社に合ったシステム種別選び

契約書管理の課題は企業によって異なります。故に、自社の状況を改善するのにマッチするものを選ぶことが重要です。

例えば、管理業務自体を効率化・適切化したいのか、契約業務全般を適切化したいのかで、管理に特化したシステムか契約業務全般をカバーできるシステムのどちらが適しているか異なります。

ペーパーレス化から必要であれば、電子化に特化したものが必要でしょう。

また、すぐに導入したいのかシステムのカスタマイズ性の高さを優先するかで、クラウド型とオンプレミス型、どちらを選定すべきか変わります。

既に契約書管理システムを活用していて乗り換えを検討中の場合も、システム導入当時と現在で状況が変わっている可能性はあります。今の課題を洗い出すことで、解決につながるツールを選びやすいです。

他サービスとの連携

電子署名・電子契約サービスやチャットツールなど、他のツールとの連携に対応していると、契約管理の効率アップや情報の見落とし防止などに向けてできることが広がります。

例えば電子署名や電子契約サービスと契約書管理システムが連携されると、契約締結の段階も含めて契約書を一元管理できます。契約漏れや重複などの防止を期待できます。

作業のミスや漏れがなくなることで、管理を含む契約業務の効率化を図れます。

契約書に関する連絡にチャットツールを用いているのであれば、契約書管理システムとの連携で情報共有もスムーズです。情報の見落としも起こりにくくなります。

セキュリティレベルの確認

情報漏えいを起こさないためには、厳重なセキュリティ対策が講じられたシステムが安心です。

アクセス権はどの程度まで細かく設定できるか、閲覧・編集履歴は残されるかなどを確認しましょう。

コスト

システムによって初期費用と利用料金は異なります。予算を設定し、必要な機能の搭載されたツールを選ぶことが求められます。

初期費用・利用料金にどこまで含まれるか、サポートや機能の追加にかかるコストなどを確認しましょう。

無料利用期間のあるシステムだと、操作性を確かめてから本格的に導入するか否か決定できます。

クラウド型契約書管理システムの特徴

クラウド型契約書管理システムは、ハードウェアの管理やシステムのアップデートといった運用・管理を、システムの開発事業者に任せられます。保守・運用の手間を軽減しながらシステムを活用したいのであれば、クラウド型のツールがおすすめです。

インターネットを経由して手軽に導入することが可能な他、業務効率化やコスト削減もサポートします。ただし、インターネットを経由しての操作となるため、安心して利用するためには、セキュリティ強化で押さえるべき点を満たしたツールの選定が求められます。

業務効率化のメリット

インターネットに接続できれば、場所を問わずシステムにアクセスできます。どこからでも業務を進められるということです。

複数人が同時に編集・閲覧できる点でも、効率アップを期待できます。

コスト削減の利点

サーバーの設置や保守にかかる費用が不要なため、コストを抑えて導入できます。

開発事業者がメンテナンスやアップデートを担うため、利用料金だけで最新のものを使い続けることが可能です。

機能の拡張で追加費用がかかるものもありますが、組織の状況に応じた予算で必要な機能を増やせるとの考え方もできます。

セキュリティ強化のポイント

アクセス権を細かく設定できる、閲覧・編集記録が残ることはもちろん、データが暗号化して保存されることは必ず確認しましょう。

クラウド型だと、システムの更新の度にセキュリティ対策も最新のものが適用されます。新しい脅威にも対応可能ということです。

まとめ

契約管理システムは、契約書の的確かつ効率的な管理を可能にし、法的リスクの軽減や業務効率化に重要なツールです。

本記事で紹介した種類や主要な機能、検討ポイントを参考に、自社のニーズにマッチしたシステムを選定しましょう。導入により、契約業務の改善を期待できます。