契約書の作成やリーガルチェックなど、法務部門の業務は専門性の高いものが多いです。専門的な業務であるために少ない人材で業務を回さざるを得ない企業も多く、業務改善の必要性を感じる担当者は珍しくありません。

法務部の中でも契約業務は、契約管理システムといったツールの活用で、自動化できる工程が多いです。契約業務の自動化は、ミスの削減や無駄なフローをなくすことによる業務効率化、担当者の負担軽減などをもたらします。

自動化可能な契約業務と、リーガルテックでどのように自動化するのか、本記事で解説します。

自動化できる契約業務

契約書の作成とチェック、期限管理のリマインドなどを自動化できると、ヒューマンエラーの防止と業務効率化につながります。

具体的にどのようなイメージで自動化できるかご紹介します。

契約書チェック業務（リーガルチェック業務）

法的リスクの有無や、契約書の条項が当事者間で合意した内容（契約期間や金額など）と相違はないか調査する業務です。法令に則った形式であることの確認も含みます。

書式上の不備もこの段階で修正します。

AIレビューなどの活用で、書式上の不備や最新の条文をシステムが検知し、表示することで間違い探しの時間を削減することができます。一方、自社の基準に基づいたレビュー観点の自動化にはナレッジ共有や証跡記録と確認ができるシステムが最適です。

また、契約管理システムに備わる差分比較機能で修正前後の比較の効率アップも期待できます。

【関連記事】契約書管理システムとは？種類・主な機能・比較ポイント

契約書作成業務

契約の当事者情報や、契約期間、自動更新の有無など交渉段階で取り決めた内容を文章に起こし、契約書のドラフト版を作成する業務です。

契約書のひな形を用意している場合は、フォーマットに入力し反映させます。契約条件によって、条項は適宜調整が必要です。

リーガルチェックを経て必要があれば、修正版を作成します。

先方に契約書の内容に問題がないか確認してもらい、合意を得られたら双方の署名をもって正式に契約締結を行います。自社で管理することはもちろん、顧客側でも最新の文書を共有します。

契約管理システムの中でも、契約書の作成もカバーするものであれば、契約書のテンプレート機能を活用し契約書毎に必要な箇所のみ調整するよう制限をかけ、低リスクの契約書を事業部完結にすることができます。

各種フォロー期限管理のリマインド、手順のレクチャー

契約期限の把握も契約業務の一環です。契約管理機能を持つシステムの多くは期限が来る前にシステムが通知するため、更新する・しないを漏れなく把握できます。

また、契約業務は専門的な知識・スキルが求められるため、人材確保が難しいです。

人手不足のために人材育成まで手が回らないことも珍しくありません。

契約業務の自動化で、次のフローややるべきことがだれでも分かるようになり、経験が浅い方でも扱える業務を増やすことができます。

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自動化のメリット

契約業務を自動化できると、ミスや従業員の負担を減らしながら効率的に業務を進められるようになります。

契約審査業務を自動化するメリット

契約審査業務を自動化すると、ミスを減らしながら完了までの時間を短縮できます。

まず、契約審査業務の手順を振り返りましょう。

アナログな方法でのリーガルチェックは、見落としのリスクがあり、見落としは契約上のリスクにつながります。

自動化ができると、人手が足りない状況でも見落としのリスクを減らしてスピーディーに業務を完遂できるようになります。

契約書作成業務を自動化するメリット

契約管理システムや電子署名によって、以下のようなことが可能になります。

上記のような機能は、相手先ごと、契約条件ごとなどに応じて条項を素早くカスタマイズできること、的確な契約書をスピーディーに作成することにつながります。

自動化の仕組みを整えると、入力ミスや見落としといったヒューマンエラーや法的リスクが軽減できます。

例えば、社内で共通の業務フローで進めたり、テンプレートを使用したりできることで、決められたルールで業務遂行ができ内部統制が機能しやすくなります。

各種フォローを自動化するメリット

契約業務において、作業手順の問い合わせ対応、進捗状況の確認、申請先の問い合わせ、契約審査に必要な情報のヒアリングなどコミュニケーションが関わる作業は業務全体の手間やリードタイムを増やす業務の一つです。このような問い合わせ対応が少なくなり、作業ミスのフォローが減ればビジネスへの積極的な貢献といった法務の本質的な業務に関わる時間を捻出しやすくなります。

また、手順や社内ルールをシステムに読み込ませガイド形式で表示することで事業部が自立して契約業務を進められるようになります。

【関連記事】法務の業務効率化の方法とは？生産性向上のための解決策を解説

契約業務自動化の方法

契約業務の自動化には、契約管理システムをはじめとしたリーガルテックの活用が一般的です。

リーガルテックを活用する

リーガルテックとは、リーガル（法律）とテクノロジーをかけ合わせた言葉です。契約書チェックや管理といった法律に関する業務を効率化するためのツールなどを指します。

契約管理システムには、契約業務そのものはもちろん、付随業務の自動化を可能とするツールもあります。

例えばContract Automationでは、運用ルールやマニュアルに沿った手続きのフォローや連絡を自動化します。反社チェックやセキュリティチェックなどの関連部署への作業連絡も自動で行われます。

ContractS CLMと掛け合わせて使うことで、入力漏れがあれば該当箇所を知らせて次の工程に進めないよう制御するなど統制をきかせることができるため、差し戻しを減らすことができます。

依頼者がサポートのためのやりとりの時間を減らせるだけではなく、依頼者が依頼主に質問する手間も省けます。

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まとめ

契約業務の自動化は、ミスを減らし、効率的に業務を進められることで、法務担当者の負担軽減を実現します。リーガルテックを活用した自動化は、業務改善に有効な手段のひとつです。

ContractS編集部

ContractSは、契約プロセスの構築や契約管理・案件管理を通じて、契約業務を最適化するシステム「ContractS CLM」を開発・販売しています。大企業から中小企業、スタートアップまで、幅広い企業の契約業務改善を支援してきた実績があり、そのコンサルティング経験を活かして、契約業務に関わる読者が参考にできる情報を発信しています。

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