ノウハウ タスク管理方法3選。タスク管理の効率化に使えるツールとは
タスク管理方法3選。タスク管理の効率化に使えるツールとは
進捗に遅れが生じやすい、プロジェクトの進行がスムーズに行かないなど、タスク管理に課題を感じていませんか？
効率的なタスク管理には、3つの方法と5つのコツがあります。タスク管理が上手くできるようになると、業務効率化などのメリットを感じられるようになるはずです。
本記事では、タスク管理を助けるツールについても紹介します。使いやすいもの・手段から取り入れて慣れていけば、業務改善も実感できるでしょう。
タスク管理の重要性とは
タスク管理は、スムーズなプロジェクト完了に向けて、メンバーに割り当てた業務の状況を把握して管理することです。業務内容、スケジュールと優先順位、業務の質などを管理します。
タスクは期限のあるもの、ToDoは期限のないものというニュアンスの違いはあるものの、ToDo管理という言葉が用いられることもあります。
業務を細分化し、細かい業務ひとつひとつをタスクと言います。
例えば社内報を作成する場合。インタビューしたい従業員にアポイントメントをとる、情報収集や質問事項の整理などインタビューの準備、インタビューの実施、写真や動画撮影、記事の作成、編集といったタスクが洗い出せます。
細かいタスクを管理していくことで、業務効率化によるスケジュールの遅延防止を期待できます。
タスクをスケジュールに沿って終わらせることばかり意識すると、不要な残業をせざるを得なくなることもあるでしょう。
一方、タスクの優先順位を把握していれば、残業をしてまで終わらせるものではないなどを判断できます。そもそも、優先度の高いタスクからこなしていけば、効率的に進められて労働時間も削減されると予測できます。
従業員の負担を減らしつつ円滑にプロジェクトを進めるために、タスク管理が役立つと言えます。
タスク管理とプロジェクト管理の違い
プロジェクトの進捗管理の文脈でプロジェクト管理と言うこともあるでしょう。
プロジェクト管理は、プロジェクトの期日や予算を守るためにプロジェクト全体を管理することです。
タスクは担当者自身で管理するもの、プロジェクトは全体をまとめる責任者が全てのタスクの進捗などを把握して管理を行うものです。
なぜタスク管理が必要か
トラブルなくプロジェクトを進めるためです。
タスクごとに期日を設定することで、プロジェクトの納期が守られやすいです。優先順位をつけてタスクをこなすことで、効率的に進められるはずです。
タスク管理を行わないと、トラブル対応に追われて無理なスケジュールで納期に間に合わせなければならなくなる場合があります。しかし、タスク管理していれば、遅延するリスクは小さいです。
タスク管理は、プロジェクト全体を把握するためにも欠かせません。
テレワークであっても、タスク管理をしていれば責任者はプロジェクトの進捗を把握できます。責任者でなくても、メンバー間で進捗を共有できるため、業務分担の負担軽減につながります。
タスク管理のメリット
プロジェクトの達成にやらなければならないタスクが見えてくる、作業の漏れや遅れや業務の属人化の防止などが叶います。
プロジェクトの達成に必要なタスクが見えてくる
プロジェクトは複数のタスクで構成されます。プロジェクトの完了までにやるべきタスクを洗い出し、作業内容とスケジュールを明らかにすることがポイントです。
ひとつひとつのタスクを確実に処理することで、プロジェクトの達成に近づきます。
責任の所在が明らかになる
タスクの担当者と締め切りが明らかになるため、個々のメンバーが自分がやるべきことに責任を持って取り組めるようになります。
タスク管理していないと、誰の担当か分からないタスクが生じるリスクがあります。誰も着手しないことによる遅れを防ぐ意味でも、タスクの担当者を明確にしておくと安心です。
優先順位をつけられる
タスクを着実にこなしてプロジェクトに間に合わせるためには、優先順位の高いものから取りかかると効率的に進められます。
タスクの内容や緊急性を整理することで、タスクの優先度を判断できます。
作業の漏れや遅れの防止
タスクの進捗を見える化することで、遅れているものや着手していないものに早い段階で気づけます。スケジュールの変更などの対処をスピーディーに行えます。
業務の属人化の解決
メンバーの進捗を把握できることで、互いに協力し合える空気となり、自然とコミュニケーションをとりやすくなるはずです。
他のメンバーのタスクの作業内容や進め方も知ることとなり、特定の人しかできない作業を減らすことにつながります。
業務効率化、生産性向上
タスクの洗い出しで、それぞれのタスクの完了にかかる時間や効率化の必要な作業が見えてきます。
無駄な作業をやめたりやり方を変えたり、待機時間を少なくするためにタスクの優先順位を考えたりすると、効率アップが図れるかもしれません。業務効率化は生産性向上に導きます。
タスク管理効率化のメリット
タスク管理自体を効率的に行えると、プロジェクトのスムーズな進行を実現しやすくなります。
プロジェクト全体の進捗をスムーズに把握できる
タスク管理ツールは、タスク管理の効率化に活用されることが多いです。ツールを用いることで、確認したい時にいつでもメンバーの進捗状況を把握できます。
プロジェクトはいくつものタスクから構成されます。故に、タスクの状況をスムーズに確認できることは、プロジェクト全体の進捗の把握を容易にするということです。
何から着手すべきかが理解できる
ツールによってタスクの優先度をひと目で理解できます。やらなければならないタスクをいくつも抱えていても、今やるべきことがすぐに分かり、優先度の高いタスクに集中できるようになります。
コミュニケーションの活発化
ツールは、他のメンバーの状況を即座に知ることも助けます。業務の負担が大きすぎる、トラブルで遅延している、といったメンバーを積極的にサポートできるでしょう。
同じようなタスクを担当するメンバーが誰かも分かります。進め方の質問やアドバイスを通じて、コミュニケーションの活発なチームとなりそうです。
タスク管理3つの方法
- タスクの整理方法
- 優先順位の決め方
- 分担方法
上記についてそれぞれ解説します。
タスクの具体的な整理方法
- 今抱えているタスクを全て洗い出し、プロジェクトごとやタスクの種類ごとに分類
- タスクに取りかかる順番を決定するため、想定される作業時間と優先順位を割り出す
※優先順位の決め方については、次の見出しで解説します。 - タスクの作業時間と優先度を参考に、タスクの期限を設定します。
タスクを整理することで、タスクの進捗の遅れのためにプロジェクトの締め切りに間に合わないことが懸念される場合、他のメンバーと分担したり、可能であればスケジュールを変更するなどの対策にすぐに取りかかれます。
優先順位の決定方法
タスクに優先順位をつけることで、優先度の高いタスクの漏れや遅れを避けられます。
以下の4つの分類に沿ってタスクを分類すると、優先順位が決まります。
- 緊急かつ重要（例）クレーム対応
- 緊急だが重要度は低い（例）急な社内会議
- 緊急性は低いが重要（例）中長期的な戦略立案
- 緊急性も重要度も低い（例）雑談
仕事の分担の仕方
ひとりでタスクをこなすのには限界がある故、他のメンバーとの分担が重要です。
まずは、自分でないと対応できないタスクと、他の人の方が得意そうなタスク、誰にでも任せられるタスクに分けてみましょう。
他のメンバーに任せられるタスクについては、得意そうな人やキャパにゆとりのある人に依頼することで、自分にしかできないタスクを優先的にこなせます。
タスク管理のコツ
タスクの内容と締め切りを細かく把握する他、作業に必要な情報をすぐに見つけられるようにしたり、余裕を持ったスケジュールを立てたりもポイントです。
ToDoの洗い出しと具体例
客観的に見てもタスクの内容や期限が分かる状態までタスクを洗い出します。
例えばHPで公開する記事がある場合、「○日●時に△△の情報が公開されるよう、編集が終わり次第予約投稿する」といった書き方です。
タスクが具体的であるほど、他のメンバーも協力しやすいです。
工数とスケジュールの明確化
タスク管理にはタスクの具体的な整理が重要であることは説明済みですが、タスクの工数を明確にすることも欠かせません。
作業時間や工数が分かると、無理のないスケジュールを立てやすいです。
ひとつの業務やプロジェクトを細かいタスクで考えることで、ひとつひとつの期限からスケジュールに反映できます。
例えば契約の締結という業務について。契約書を自社で作成したら、相手からの同意を得る必要があります。そこで、以下のように細かく考えることで、いつまでに契約書を作成しなければいけないか設定できます。
- ○日までに契約締結の必要がある
- ●日までに先方に送れば余裕を持って返送してもらえるだろう
- ×日までには契約書の作成を終える必要がある
業務やプロジェクトがどのようなタスクで構成されているか分かると、完了までにかかる時間や必要となるリソースも見えてきます。
情報の紐付け
タスクの実施に必要な資料やデータをまとめて管理することも、効率的なタスク管理と遂行のポイントです。
必要な情報がバラバラに保存されていると、検索に時間がかかって効率が悪いです。資料やデータを見つけ出す時間を加味しないことは、遅れの要因になりかねません。
一元管理の手段として、クラウドへの保存があります。クラウドなら共有も簡単です。
スケジュールに余裕を持たせる重要性
タスクごとの作業時間を把握することで、現実的なスケジュールを立てやすいのは事実です。ところが、予想される時間ぴったりでスケジュールを組んでしまうと、トラブルが発生した時に対応に手間取った際、計画通り進まないかもしれません。
具体的なタスクを設定しない日を設けるなどスケジュールにゆとりを持たせることで、想定外の事態に対応しながらタスクを処理できます。プロジェクトの納期に遅れるリスクを下げられるということです。
一元管理と定期的な棚卸し
タスクに必要な資料やデータだけではなく、自身で担当するタスクと他の人から依頼されたタスク、他のメンバーが担当するタスクも一元管理しましょう。
別々に管理しているといずれかを見落とし、自身のタスクに漏れが生じる恐れがあります。他のメンバーのタスクも把握できると、自分にできそうなタスクをサポートするなど、お互いに協力し合えます。
毎週○曜日など、定期的にタスクの状況を確認することも大切です。
タスク管理に役立つツール
メールでやりとりの傍ら、タスク管理することもあるのではないでしょうか。ですが、メールを開いてタスクを確認しなければならない、タスクの優先順位が分かりにくいなど、メールのみでタスク管理するのは好ましくありません。
ただし、メール以外の方法でもタスク管理していて、タスクの確認の補足として用いる分には、タスク管理ツールが使えないなどの時に助かることはあるかと思います。
ツールによるタスク管理は、進捗をひと目で把握できる、チームのタスクを一元管理できるといったメリットがあります。
では、どのようなツールがタスク管理に活用できるのでしょう。
ノートやメモ帳の利用
個人のタスク管理におすすめです。
すぐに導入できるため、アプリやサービスを検討中で、いち早くタスク管理に取りかかりたい場合、気軽に試せるという利点があります。
ただし、手書きだと他のメンバーとの共有に手間がかかります。メモ帳アプリはあるものの、誰かと共有することまで想定していないものが多いです。
まずは個人的なタスクを管理することで業務効率アップなどに取り組みたい場合、ノートやメモ帳から試してみることをおすすめします。
カレンダーの活用
カレンダーにタスクを記入して管理していく方法です。
スケジュールも一緒に把握できる反面、紙のものだと書き込むスペースに限界があります。アプリも、書くことが増えると見にくくなります。詳細まで確認しにくいというのもデメリットと言えます。
他の手段と並行して活用することがおすすめです。
Excelやスプレッドシートの利用
Excelやスプレッドシートを普段の業務で使用している企業は多いです。使い慣れたツールですぐにタスク管理に取り組めます。
タスクの種類、期日、進捗状況などの項目を設定し、入力やプルダウン選択によって状況把握できます。
Excel、スプレッドシート共にテンプレートがあるため、自社で一から作成する手間を省けます。
ただし、Excelもスプレッドシートも、スマートフォンからの閲覧・編集には不向きです。
Excelの場合、複数人で同時に編集したり、リアルタイムで編集内容を共有したりできない点に注意が必要です。
チームでのタスク管理のポイント
チーム全体のスケジュール管理と、タスク管理に関するルールが必要です。
チーム全体のスケジュール管理
メンバーのスケジュールへの配慮が求められます。個人で進められるタスクだとしても、上層部からの承認が得られないと完結しないものもあるためです。他の人からのチェックで訂正が生じる可能性を考えてタスクの期限を設けることがポイントです。
メンバー間で互いにタスクの状況を把握してサポートすることも、計画から遅れないようにする上で大切です。
他のメンバーの進捗が分かれば、トラブルが生じた時にすぐに対処できます。
チームのルールをつくる
タスクの進捗の書き方や入力方法が統一されないと、正確な状況の把握や共有を妨げます。チームでタスク管理に関するルールを設け、全員が守ることが求められます。
契約業務におけるタスク管理効率化
契約書の作成から管理まで漏れなく進めるためには、Excelで案件管理シートを作り作業ごとに進捗を記録していく方法などがあります。
しかし、手作業となるため入力漏れや記入ミスのリスクが伴います。
そのような手作業に伴うリスクや手間をなくすなら、契約管理システムの導入がおすすめです。
契約管理のできるシステムの中には、契約業務の工程を一元管理でき、契約に対しどの工程にあるのかそれぞれのタスクがシステム上でひと目で分かるようなものもあります。
タスクに必要な情報はシステムに集約可能で、更新期限が迫ったらシステムが通知するなどで将来のタスク管理にも対応できるため、更新の対応や、保管期限の過ぎた契約書の処分などを確実に行えます。
まとめ
タスク管理が上手く行くと、業務効率化やチーム全体のパフォーマンス向上につながります。
本記事では、タスク管理のコツと方法をいくつか紹介しました。タスクの優先順位をつけて重要度の高いものから対処することに加え、タスク管理の課題を明確にし、解決に近づくだろう方法から試してみると、改善を感じられるかと思います。
業務改善の手段であるタスク管理のコツを掴み、業務効率化と生産性向上を叶えましょう。
