自社の利益に直結する営業活動を様々な面でサポートする部門が、営業事務です。

営業事務の生産性を向上させればそれだけ営業活動の成果も高めやすくなりますが、「属人化」や「業務負担の大きさ」など、生産性向上を阻む課題を抱えている企業も多くみられます。

そこで今回は、営業事務の生産性向上のために効率化を検討すべき業務と効率化のやり方、ITツールの導入で生産性が向上した事例などについて、詳しく解説します。

営業事務の主な業務内容

営業事務とは、以下のような業務で営業活動のサポートをする部門です。

自社の営業担当者が円滑に活動できるような業務の他、顧客とのやり取りも対応するケースが一般的です。

正確かつ迅速な事務処理能力だけでなく、コミュニケーション能力も求められます。

営業事務の生産性を低下させる課題

営業事務の生産性が低いと、営業活動においてトラブルが起こりやすくなります。

結果、顧客満足度の低下や信用の失墜につながり、利益に著しい悪影響が生じるといっても過言ではありません。

そのため、どんな企業でも営業事務の生産性低下は防ぐことに注力すべきです。

しかし生産性低下を防ぐには、以下のような課題をクリアしなければなりません。

業務負担の増大や業務の属人化はメンバーの疲弊を招き、大きな成果が得られないだけでなく、モチベーションの低下により離職率が上がる恐れもあります。

営業事務の生産性向上には業務効率化！そのメリットとは

営業事務の生産性を向上させるには、既存の業務に効率化の余地がないか検討しましょう。

営業事務の効率化とは、書類作成・顧客対応・データ管理などの業務ひとつひとつを少ない工数でできるようにするということです。

その結果少ない人員で業務を遂行できるようになるため、人件費などのコストの削減につながります。

さらにメンバーの負担が軽くなることで、業務のミス減少に伴う品質向上・モチベーション低下防止による定着率の向上といったメリットも生じます。

営業担当者からの依頼も素早くこなせるようになり、よりスピード感のある営業活動が促され、売上アップへつながることにも期待できます。

営業事務で効率化を検討したい業務

営業事務の生産性向上へ取り組むにあたって効率化を検討したい業務としては、契約事務・資料作成・顧客対応・電話対応の4つが挙げられます。

現状によって実際に効率化すべき業務は変わりますが、まずはこの4つに効率化の余地がないかを探ってみましょう。

以下より、各業務の詳細や効率化の例について解説します。

契約業務

契約業務とは、契約書の作成・契約交渉・契約締結・契約書の管理という、契約に関わる業務全般を指します。

法務部門が担当することが多い業務ですが、契約書の作成や管理を営業事務が担うケースも珍しくありません。

契約書はスムーズな取引に必要となるだけでなく、契約でトラブルが生じた際の証拠としても活かせる重要書類です。

そのため、正確な作成と十分なセキュリティ対策を講じながらの管理が求められます。

契約業務の効率を高めるには、契約書作成システムや契約管理システムによる「デジタル化」が有効です。

契約書のひな型をテンプレート化できるためミスなく迅速に作成できる他、アクセス制限で情報漏洩を防止しつつ検索機能で必要な契約書をすぐに引き出せます。

資料作成

営業担当者の代わりに、営業事務が会議やプレゼンの資料を作成することも営業事務の主な業務です。

自社のサービス・製品の価値をアピールする営業提案書や見積書など、契約の可否に直結する重要な資料を作成する場合もあります。

資料作成の手段としては、パワーポイントやGoogleスライドなどで1からデザインするのが主流です。

しかし、近年は資料のテーマや概要を入力するだけで自動的にデザインしてくれる、AI搭載の資料作成ツールもあります。

簡単な操作でデザインや文章のたたき台を作ることができるため、誰でも効率的な資料作成が可能になります。

顧客対応

顧客と直接的な関わりがあるという点は、営業事務の大きな特徴です。

顧客からの依頼を受けて資料・商品の送付手配をしたり、顧客や取引先が来社した際に会議室・応接室へ案内したりといった対応をします。

また、来客予定がある場合は会議室の予約・セッティング、展示会で自社製品を出展する場合はその準備を行うこともあります。

対人的な業務はデジタル化できないため、効率向上の対象に含まれないと思われがちです。

しかし来客時の受付業務なら、アウトソーシングで自社の要望に最適な体制で業務を請け負ってもらうこともできます。

顧客対応をアウトソーシングすれば、契約業務や資料作成など他の重要な業務に集中しやすくなり、営業活動の質向上にもつながります。

電話対応

納品日や在庫など製品に関する問い合わせの他、不良品・欠品のクレームなど、毎日のように顧客からの入電があります。

しかし営業担当者は離席しがちなため、顧客からの問い合わせは営業事務が代わりに対応するケースも多いです。

対応の緊急性は問い合わせ内容によって異なるため、すべてを電話で対応すると、本当に緊急性の高い対応まで手が回らなくなる恐れがあります。

電話対応の効率化には、定型的な問い合わせ内容へ瞬時に対応できるチャットボットの設置がおすすめです。

また、電話対応そのものの負担を削減したいならアウトソーシングの活用も有効です。

営業事務を効率化する方法

営業事務を効率化するにあたって、適当と思う方法をいきなり実践しても成功できるとは限りません。

効率化を成功させやすくするためにも、以下の順序で着実に進むことが大切です。

業務の棚卸しで現状の把握・課題の発見

営業事務の効率低下を招く原因は様々で、どんな対策を講じるべきかは原因ごとに異なります。

まずは現状の業務を把握し、理想的な状態と比べて「どこが・なぜ」かけ離れているのかを探りましょう。

そのためには、「業務の棚卸し」が必要です。

営業事務に含まれる業務のすべてを可視化し、各業務で無駄や問題点の多い業務を洗い出します。

併せて、現場で実務にあたっている従業員へのヒアリングも行いましょう。

現場の視点でなければ見えないような問題点や課題を見つけやすくなります。

改善の優先順位をつける

業務の棚卸しで現状の問題を特定したら、どの問題から改善に取り組むかという優先順位をつけましょう。

優先順位をつけるにあたって、それぞれの問題を「重要性」「緊急性」という2つの軸で評価することをおすすめします。

重要性は事業の成功にどれだけ影響が出るか、緊急性は対応の猶予がどれくらいあるかを指します。

重要性・緊急性のどちらも高い問題を最優先として、次に重要性が高い問題の改善方法を策定しましょう。

業務効率化に有効なITツールを導入

営業事務の効率化で特におすすめな手段が、ITツールの導入です。

営業支援ツール・契約管理ツール・顧客管理システムなど、営業事務の業務を自動化・クラウド化できるITツールは多数あります。

ITツールの導入には費用やツール選定の手間がかかりますが、現状の問題解決に最適なものを導入すれば大幅な業務効率化に期待できます。

長期的な視点で費用対効果を考慮しつつ、ITツール導入の可否や導入するITツールを判断しましょう。

アウトソーシングも検討する

意思決定が不要な業務・定型的な業務・重要性が比較的低い業務に関しては、外注業者に委託（アウトソーシング）するという手もあります。

営業事務の場合、受発注入力・データ入力や集計・受付業務・電話対応などのアウトソーシングが可能です。

外注業者は特定の業務を専門的に請け負っているからこそ、最適な態勢で業務を遂行してくれるため、品質面においても安心です。

業務の一部を外注すれば、自社の営業事務担当者はコア業務に集中できるようになり、チーム全体の生産性向上につながります。

コミュニケーションツールを最適化する

社内外でコミュニケーションを取ることが多い営業事務では、コミュニケーションツールの最適化も重要です。

従来の連絡手段といえばメールや電話が主流とされていましたが、メールは挨拶や定型文が必要なことから文章量が増えるため、やり取りのスピード感には限界があります。

また、電話も自分や相手の都合によっては対応できず、緊急性の高い内容をすぐに伝えられない場合もあることが難点です。

迅速かつスムーズなコミュニケーションを実現するなら、チャットツールの導入を検討しましょう。

スマホやPCなど複数の端末で利用可能なチャットツールなら、場所・時間帯を選ばず好きなタイミングでやり取りできます。

メールより簡潔な内容で発信しやすく、返信も都合の良いタイミングでできるため、双方がコア業務に支障をきたさず最小限の負担でコミュニケーションを取ることが可能です。

マニュアルの作成・業務の標準化

営業事務の効率低下を招く「属人化」を防ぐ手段としては、マニュアルの作成が有効です。

業務の手順やコツをマニュアルとして残しておくことで、万が一退職や異動で人員が欠けても、新しい担当者や新入社員に引き継ぎやすくなります。

スムーズな引継ぎによりコア業務以外で多くの工数を費やすことがなくなる他、全員が同様の質で業務を遂行できるようになる点もメリットです。

また、営業事務の場合は顧客からの問い合わせでよくある内容と回答をまとめた社内FAQを作成・共有すると、電話応対の負担も軽減できます。

ITツールによる業務効率化で生産性向上につながった事例

ITツールの導入で業務効率化に成功したケースとして、「ContractS CLM」の導入事例をご紹介します。

契約を取り扱う営業事務の効率化を図る際の参考にしてみてください。

紙契約が当たり前な業界での契約DXで締結までの日数を9割減に

三菱地所株式会社は紙契約が当たり前な不動産業界において、業務負担が大きいという課題を抱えていました。

2018年1月の本社移転を機に働き方改革の一環としてペーパーレス化が推進され、契約管理では「ContractS CLM」の導入が始まります。

従来の紙契約では稟議決裁から契約書の送付に至るまで1～2週間を要していたのに対し、「ContractS CLM」の導入後は最短数時間と大幅な時間短縮を実現。

コロナ禍を機にリモートワークが進んだ契約相手ともスムーズな契約締結が可能となり、効率的な契約業務の形を構築できたとのことです。

導入事例：三菱地所株式会社 | ContractS CLM（コントラクツ CLM）| 契約ライフサイクル管理システム

すべての契約を一元管理して業務効率化・とガバナンス強化へ

株式会社フェズでは契約プロセスが統一化されておらず、契約書作成依頼も様々なツールで行われていたため、契約の進捗確認に時間を要していました。

さらに締結済みの契約に関して、全容を把握しにくい、紙契約が大半のため過去の契約書を参照するにも手間がかかるといった課題も。

その課題を解決すべく、契約の全工程をワークフロー化・ステータスを一元管理できる「ContractS CLM」の導入に至りました。

システム上で各契約のステータスを確認できる他、クライアントとの契約交渉もコメントとして残るため、状況把握も容易となりガバナンス強化を実現しました。

承認申請から契約締結までは最短即日で完了するようになり、契約にまつわる業務量は月65時間ほど削減されたという成果も出ています。

紙・電子ともに全ての契約業務を一元化。「ContractS CLM」でガバナンス強化と契約業務の効率化を実現

営業事務の生産性向上ならITツールによる業務効率化がおすすめ！

営業事務の業務は、顧客対応・データの集計や入力・書類作成・電話対応など多岐にわたります。

業務の品質が営業活動に直結する部門でありながら、決して小さくない業務負担や属人化により、生産性の低下が起こりがちです。

営業事務の質は自社の利益に影響を与えるため、業務効率化に取り組み生産性向上へつなげましょう。

営業事務の効率化なら、各業務に特化したITツールの活用がおすすめです。

現状の課題の明確化から始め、その課題解決に有効なITツールを選んで導入しましょう。