ExcelやWordを用いて契約業務を行っている場合、契約書をデータベース化してすぐに探せるようにしたい、契約情報をデータベース化して経営に活かしたいと考える企業は少なくありません。

契約書のデータベース化は、検索性の向上だけではなく、管理のミスを減らせるなどのメリットがあります。

注意点もありますので、メリットとデメリットを比較し、データベース化のやり方を知った上で、自社で取り組むか検討することが大切です。

本記事では、契約業務のデータベースの基本知識を解説します。あわせて、システムでデータベース化する方法についても紹介しています。

契約のデータベース化とは

契約のデータベース化とは、契約書や契約に関する情報をデジタル形式で一元管理することです。

具体的には、契約書の内容、契約日、契約者情報、期限、更新情報などをデータベースに保存し、検索や管理が容易になるようにすることを指します。

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契約書データベース化が解決する課題

契約書データベースを整備すると、紙の契約書で起こり得る問題あらゆる課題を防ぐことができます。

情報を探し出すことに時間と手間がかかっている

契約書が紙のままだと、保管倉庫へ行き、膨大な紙の中から必要な書類を見つけ出さなければなりません。

データベースがあれば、作成日時などで検索できることで、必要な書類をスピーディーに見つけられます。

期限管理のミスを減らす

紙の契約書で、保管や更新期限まで一括管理するのは難しいです。また、期限自体の管理が適切に行われないと、期限を迎える前に更新できなかったり、保管期限の過ぎた書類を残し続けたりと、トラブルにつながりかねません。

データベースで管理すれば、更新日が通知され、場合によっては自動更新が可能なため、期限が迫っている契約書を網羅的に発見できます。

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手作業を減らし自動化したい

契約書に不備がないかチェックする工程は手間がかかります。

データベースを用いることで、不備を自動でチェックし、誤りがあれば次の工程に進まない仕組みを取り入れられます。これにより、人為的なミスを防ぎ、チェック作業の負担を軽減できます。

さらに、過去の契約データを活用することで、類似の契約との比較やリスク分析が可能となり、契約内容の精度向上にもつながります。結果として、契約業務の効率化だけでなく、コンプライアンスの強化やリスク管理の最適化にも貢献します。

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契約データベース化のメリット

契約書の管理が容易になる他、情報共有も簡単になります。4つのメリットを紹介します。

契約書を管理しやすくなる

契約書を種類別や会社別などのルールに従って保管するのは大変です。紙のまま管理するとなると、書類を整理してから保管場所に持って行く手間がかかります。保管場所をレンタルしている場合、賃料もかかります。

データベース化してしまえば、自ら移動し運ぶことなくシステム上で整理から保存までスムーズに完了します。物理的なスペースが不要となり、コストも抑えられます。

また、ルールが守れるようなガイドを表示することができれば、契約業務に不慣れな方でも社内ルールに沿って保管することができるようになります。

紛失のリスクが下がる、書類の劣化を避けられるというメリットも得られます。

検索性の向上

電子化された契約書は、作成日やキーワードなどから検索でき必要な書類を即座に見つけられます。

紙の書類だと、ファイルなど契約書の保管されている所から内容を確認して、必要なものを見つけないとなりません。探している書類をすぐに見つけられるだけでも、業務効率の向上を期待できます。

情報共有が簡単

契約書には、当事者が遵守すべきことがまとめられています。記載ミスといった不備はもちろん、自社に著しく不利な内容が含まれていないかチェックすることが重要です。このような作業を行うには、契約書のドラフトを作成する人、審査のノウハウを持つ人、といった複数人で内容確認できる必要があります。

データベース化することで、メールに添付するなどで複数人とデータを共有でき、データを受け取り次第、時間・場所を問わず閲覧や承認が可能になります。

紙ベースだと担当者の不在で業務が滞ることもありますが、情報共有が簡単なおかげで、進捗への影響が小さくなります。

リスク回避

紙の契約書の場合、自社に不利な内容を探したり、修正版の内容が反映されていないなどの不備を見つけるのもひと苦労です。

しかし、契約書の内容をデータ化すれば、不備をシステム側が検知してくれます。保管期間も通知するため、適切なタイミングで更新したり、正しい方法で処分したりできます。情報漏えいの対策という点でも安心です。

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契約データベース化のデメリット

データベース化するのであれば、セキュリティ対策や初期費用が必要な点に注意しましょう。

セキュリティに関するリスク

データベース化で、契約書自体を紛失するリスクは下げられます。

ただし、データベースには機密性の高い情報が保存されることになります。契約書が格納されているシステムへのセキュリティ対策が不十分だと、情報漏洩のリスクが高まります。

アクセス制限をかけたり、セキュリティレベルの高いシステムを活用したりすることが大切です。

導入にかかるコスト

新たなシステムを導入する際には、初期費用や運用コストは避けられません。

自社で開発する場合、開発費や設備費は高い傾向です。クラウド型のものであれば、自社で開発する場合よりコストは抑えられますが、導入や利用に費用がかかることは変わりません。

契約データベース化の手順

契約書の数が多いほど、データベース化に時間がかかります。そのため、データベースで保存する際の定義をつけましょう。

整理する際には以下の項目いずれかに則って書類を分類すれば、効率的にデータベース化できるでしょう。

契約内容や契約相手の会社名は、契約書を分類する際に特に重視すべき項目です。紙で保管している際、契約者の名前や契約書の種類ごとに保管しているケースが多いためです。

契約期間も、契約書で重要な情報です。契約満了日を迎えるにあたり、契約を更新するなど何かしらの対応が必要となるためです。

契約期間に応じて書類を整理することで、期間を把握しやすくなります。

実際の取引金額と契約書に記載の金額に相違があると、法的トラブルのリスクが高まります。

トラブル防止のため、契約締結した当初から金額が変わる場合、新たに契約書を作成し直すことが必要です。すぐに対処できるよう、取引金額もデータベースですぐに把握できるようにしておくことをおすすめします。

その他、損害賠償やイレギュラーな契約など特別な事情がある場合も、別に項目を作り残しておくと良いでしょう。

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契約データベース化に活かせるシステムの種類

契約業務に使えるシステムは、紙媒体に対応するものもあれば、契約書の管理まで考えられたものもあります。

電子契約に対応しているか、どのように管理できるのかなどは、機能面でチェックすべきポイントです。

では、具体的にはどのようなシステムが契約書のデータベース化にマッチするのでしょう。

契約管理システム

契約書のデータ化、更新期限の通知、契約書管理台帳の作成といった機能を備えたシステムです。

契約締結までに対応するシステムの他、紙の契約書にも活用できるもの、契約書の管理に特化したものなどもあります。

契約ライフサイクルシステムCLM

契約管理はもちろん、契約書の作成、承認、締結といったプロセスも一元管理するシステムです。

契約業務を仕組み化することで、業務効率化やリスクマネジメントが期待されます。

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まとめ

契約書のデータベース化は、契約書を適切かつ効率的に管理し、契約に関するリスクを減らすことをサポートします。検索や情報共有を簡単にするといったメリットはありますが、導入には初期費用がかかること、また、セキュリティ対策が必要な点に注意です。

メリットとデメリットを十分に考慮し、自社の課題解決に最適なシステムを選ぶことが、成功のポイントです。データベース化の利点を活かし、効率的で確実な契約業務を実現しましょう。

ContractS編集部

ContractSは、契約プロセスの構築や契約管理・案件管理を通じて、契約業務を最適化するシステム「ContractS CLM」を開発・販売しています。大企業から中小企業、スタートアップまで、幅広い企業の契約業務改善を支援してきた実績があり、そのコンサルティング経験を活かして、契約業務に関わる読者が参考にできる情報を発信しています。

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