ExcelやWordを用いて契約業務を行っている場合、契約書をデータベース化してすぐに探せるようにしたい、契約情報をデータベース化して経営に活かしたいと考える企業は少なくありません。

契約書のデータベース化は、検索性の向上だけではなく、管理のミスを減らせるなどのメリットがあります。

注意点も当然ありますので、メリットとデメリットを比較し、データベース化のやり方を知った上で、自社で取り組むか検討することが大切です。

本記事では、契約業務のデータベースに使えるシステムについても紹介しています。データベース化を具体的にイメージしやすいはずです。

契約のデータベース化とは

契約のデータベース化とは、契約書や契約に関する情報をデジタル形式で一元管理することです。具体的には、契約書の内容、契約日、契約者情報、期限、更新情報などをデータベースに保存し、検索や管理が容易になるようにすることを指します。

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契約書データベース化が解決する課題

紙の契約書で起こり得る問題を防ぐことが期待されます。

情報を探し出すことに時間と手間がかかっている

契約書が紙のままだと、保管場所まで行って保存しているファイルなどから必要な書類を見つけ出さなければなりません。

データベースがあれば、データの保管場所を見つけやすいです。作成日時などで検索できることで、必要な書類をスピーディーに見つけられるためです。

期限管理のミスをなくしたい

紙の契約書で、保管や更新期限まで一括管理するのは難しいです。期限自体の管理が適切に行われないと、期限を迎える前に更新できなかったり、保管期限の過ぎた書類を残し続けたりと、トラブルにつながりかねません。

データベースで管理すれば、更新日が通知され、場合によっては自動更新が可能です。契約書期限の管理が的確・スムーズになります。

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手作業を減らし自動化したい

契約書に不備がないかチェックする工程は手間がかかります。

データベースを用いることで、不備を自動でチェックし、誤りがあれば次の工程に進まない仕組みを取り入れられます。



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契約データベース化のメリット

契約書の管理が容易になる他、情報共有も簡単になります。リスクを小さくできるなど、4つのメリットを紹介します。

契約書を管理しやすくなる

契約書を種類別や会社別などのルールに従って保管するのは大変です。紙のまま管理するとなると、書類を整理してから保管場所に持って行く手間がかかります。保管場所をレンタルしている場合、賃料もかかります。

データベース化してしまえば、システム上で整理から保存までスムーズに完了します。物理的なスペースが不要となり、コストも抑えられます。

紛失のリスクが下がる、書類の劣化を避けられるというメリットも得られます。

検索性の向上

電子化された契約書は、作成日やキーワードなどから検索できます。必要な書類を即座に見つけられるということです。

紙の書類だと、ファイルなど契約書の保管されている所から内容を確認して、必要なものを見つけないとなりません。探している書類をすぐに見つけられるだけでも、業務効率の向上を期待できます。

情報共有が簡単

契約書には、当事者が遵守すべきことがまとめられています。記載ミスといった不備はもちろん、自社に著しく不利な内容が含まれていないかチェックすることは必須です。よって、複数人で内容確認できることが大切です。

データベース化しておけば、メールに添付するなどで複数人とデータを共有できます。データを受け取り次第、時間・場所を問わず閲覧や承認が可能です。

紙ベースだと担当者の不在で業務が滞ることもありますが、情報共有が簡単なおかげで、進捗への影響が小さくなります。

リスク回避

紙の契約書の場合、自社に不利な内容を探したり、修正版の内容が反映されていないなどを見つけるのもひと苦労です。

そこで、データ化してシステムを活用すれば、不備をシステム側が検知してくれます。保管期間も通知するため、適切なタイミングで更新したり、正しい方法で処分したりできます。情報漏えいの対策という点でも安心です。

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契約データベース化のデメリット

データベース化するのであれば、セキュリティ対策や初期費用が必要な点に注意しましょう。

セキュリティに関するリスク

データベース化で、契約書自体を紛失するリスクは下げられます。

ただし、データベースには機密性の高い情報が保存されることになります。セキュリティ対策が不十分だと、不正アクセスによる情報漏えいは起こり得るということです。

アクセス制限をかけたり、セキュリティレベルの高いシステムを活用したりすることが大切です。

導入にかかるコスト

新たなシステムを導入する際には、初期費用や運用コストは避けられません。

自社で開発する場合、開発費や設備費は高い傾向です。クラウド型のものであれば、自社で開発する場合よりコストは抑えられますが、導入や利用に費用がかかることは変わりません。

契約データベース化の手順

1. データベース化する契約書の選定
2. データの保管に関するルールを決める
3. スキャンなどで契約書のデータ化

契約書の数が多いほど、データベース化に時間がかかります。故に、データベースで保存する際のルールが大切です。

整理する際には以下の項目いずれかに則って書類を分類すれば、効率的にデータベース化できるでしょう。

• 契約内容・契約相手の名称
• 契約期間
• 取引金額

契約内容や契約相手の会社名は、契約書を分類する際に特に重視すべき項目です。紙で保管している際、契約者の名前や契約書の種類ごとに保管しているケースが多いためです。

契約期間も、契約書で重要な情報です。契約満了日を迎えるにあたり、契約を更新するなど何かしらの対応が必要となるためです。

契約期間に応じて書類を整理することで、期間を把握しやすくなります。

実際の取引金額と契約書に記載の金額に相違があると、法的トラブルのリスクが高まります。

トラブル防止のため、契約締結した当初から金額が変わる場合、新たに契約書を作成し直すことが必要です。すぐに対処できるよう、取引金額もデータベースですぐに把握できるようにしておくことをおすすめします。

その他、損害賠償やイレギュラーな契約など特別な事情がある場合も、データ化しておくと良いでしょう。


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契約データベース化に活かせるシステムの種類

契約業務に使えるシステムは、紙媒体に対応するものもあれば、契約書の管理まで考えられたものもあります。

電子契約に対応しているか、どのように管理できるのかなどは、機能面でチェックすべきポイントです。

では、具体的にはどのようなシステムが契約書のデータベース化にマッチするのでしょう。

契約管理システム

契約書のデータ化、更新期限の通知、契約書管理台帳の作成といった機能を備えたシステムです。

契約締結までに対応するシステムの他、紙の契約書にも活用できるもの、契約書の管理に特化したものなどもあります。

契約ライフサイクルシステムCLM

契約管理はもちろん、契約書の作成、承認、締結といったプロセスも一元管理するシステムです。

契約業務を仕組み化することで、業務効率化やリスクマネジメントが期待されます。

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まとめ

契約書のデータベース化は、契約書を適切かつ効率的に管理し、契約に関するリスクを減らすことをサポートします。検索や情報共有を簡単にするといったメリットはありますが、導入には初期費用がかかること、また、セキュリティ対策が必要な点に注意です。

メリットとデメリットを十分に考慮し、自社の課題解決に最適なシステムを選ぶことが、成功のポイントです。データベース化の利点を活かし、効率的で確実な契約業務を実現しましょう。