法務業務・契約業務の効率化を実現する「契約DX」には、システムの導入が欠かせません。

しかし契約業務に関わるシステムは複数の種類があり、活用の場に適したシステムを選ぶ必要があります。

今回は契約関連システムの代表例である「電子契約システム」と「契約管理システム」に焦点を当てて、特徴から導入準備・手順まで詳しく解説します。

契約関連システムの導入に必要な基礎知識を凝縮していますので、ぜひ参考にしてください。

契約関連システムの種類は主に3つ

契約関連システムとしては、主に「電子契約システム」「契約管理システム」「レビューシステム」の3種類が挙げられます。

それぞれの特徴をまとめると、以下の通りです。

上記の中でも、電子契約システム・契約管理システムは電子契約の締結や契約書管理に関わるという共通点があります。

次項より、それぞれの導入時に知っておきたい知識について解説します。

電子契約システムの導入で知っておきたいこと

紙の契約書による契約締結から電子的な方法での契約締結へ切り替えるなら、電子契約システムの導入が適しています。

電子契約システムの仕組み・種類・導入の際に必要な知識・メリットやデメリットなどについて、以下より詳しく解説します。

電子契約の仕組み

電子契約システムを使う場合、以下のような流れで電子契約を締結します。

上記プロセスの中で、信頼性が高い第三者機関から発行された電子証明書による電子署名やタイムスタンプを付与し、当事者の本人性や契約書の非改ざん性を担保しています。

なお、後述する「立会人型」の電子契約システムなら、当事者自身が電子証明書を取得しなくても安全な電子署名を付与して契約の締結が可能です。

電子契約における電子証明書（電子署名）やタイムスタンプの詳しい仕組みについては、以下の記事で解説しています。

電子署名とタイムスタンプの違いとは？仕組みから有効期限の対策まで解説

電子契約システムの種類

電子契約システムは、大きく分けて「当事者型」と「立会人型」の2種類があります。

当事者型とは、契約の当事者双方が自身で電子証明書を取得し、それを利用して電子署名を付与するタイプの電子契約システムです。

厳格な本人確認を経て電子証明書を取得するため、本人性はより強固となりますが、手間やコストがかかります。

立会人型は、サービスを提供している事業者が電子署名を付与するタイプの電子契約システムです。

本人確認の手段はサービスへのログインとメール認証であり、当事者が電子署名のために電子証明書を取得する必要はありません。

電子契約システム導入前の準備

電子契約システムを効果的に活用するには、いきなり導入するのではなく入念な準備を済ませておくことが大切です。

電子契約システム導入に必要な準備としては、「導入目的の明確化」や「社内規程の見直し」が挙げられます。

電子契約システムは、製品ごとに使い勝手の良し悪しや利用できる機能が異なります。

自社にマッチした電子契約システムを見つけるためにも、現状の契約業務に存在する課題やシステムの導入で達成したい目標などの「目的」を明らかにしておきましょう。

また、電子契約に移行するとなれば、現状の規程のままだと運用に支障が及ぶ部分も出てきます。

契約業務における規程を見直し、電子契約を円滑に運用するための最適化も検討しましょう。

電子契約の導入に伴う規定の見直しについては、以下の記事で詳しく解説しています。

【電子契約導入準備】社内規定や契約書の変更ポイントをサンプル付きで解説！ – ContractS CLM（コントラクツ CLM）| 契約ライフサイクル管理システム

電子契約システム導入の手順

必要な準備を進めたら、以下の手順で電子契約システムの導入を進めます。

従来は紙ベースで運用していた契約業務を電子化すると、取引先に求めるべき対応も変わるケースがほとんどです。

正式に導入が決まったら、社内はもちろん契約を取り交わす取引先にもその旨をメリット・目的と併せて説明し、理解を得る必要があります。

電子契約システムのメリット

電子契約システムの導入で得られる主なメリットは、以下の通りです。

契約業務に生じる無駄なプロセスやコストの削減で生産性の向上に期待できる他、遠方の取引先との契約が容易となったりテレワークの推進に役立ったりします。

各メリットの詳細は以下の記事で解説していますので、こちらも併せてご覧ください。

電子契約とは？システム選定ポイント、メリットデメリット、導入の流れまでをわかりやすく解説 – ContractS CLM（コントラクツ CLM）| 契約ライフサイクル管理システム

電子契約システムのデメリット

電子契約は主にコストや契約業務に伴う手間を省けるというメリットがある反面、以下のようなデメリットもあります。

電子契約は、公正証書が必要とされている任意後見契約や農地の賃貸借契約などができません。

法律上、電子契約が可能なものと不可能なものを理解しておき、必要に応じて電子契約と書面契約を使い分けることも検討しましょう。

また、電子契約サービスは基本的にクラウド上で契約書を管理しています。

不正アクセスによるデータの流出・改ざんなどの被害を受けないように、十分なセキュリティ対策が講じられたサービスを選ぶ必要があります。

電子契約システムの選び方

電子契約システム選びにおいて重要なポイントは、以下の通りです。

先述の通り、電子契約システムには立会人型・当事者型の2種類があります。

本人性の担保という面では当事者型に軍配が上がりますが、双方で電子証明書の取得が必要となるため、取引先によっては対応を拒否される可能性が高いです。

「できるだけ多くの取引先との契約を電子化したい」「システム導入になれていない」といった場合には、立会人型のシステムをおすすめします。

併せて、契約の法的効力を担保するために「電子署名」や「タイムスタンプ」など、本人性・非改ざん性を証明するための機能が備わっているかどうかも確認しましょう。

契約管理システムの導入で知っておきたいこと

紙の契約書の管理に困っている場合や電子契約と書面契約が混在している場合の業務改善には、契約管理システムの導入がおすすめです。

以下より、契約管理システムの基本機能・導入に必要な知識・メリットやデメリットなどについて、詳しく解説します。

契約管理システムの基本的な機能

契約管理システムに搭載されている基本的な機能は、以下の通りです。

導入する契約管理システムによって使える機能は異なるため、事前に確認しておきましょう。

契約管理システムの導入準備

契約管理システムを導入するにあたって、電子契約システムと同様に「導入目的の明確化」が重要です。

システム導入により、現状の契約管理からどのような変化をもたらしたいのかを明確にしておくと、自社に合ったシステムを効率的に見つけられます。

併せて、現在の契約管理における状況を見直し、業務フローのどこに・どんな問題があるのかを洗い出すことも大切な準備のひとつです。

よくある問題としては、業務フローの複雑化による効率低下や脆弱なセキュリティなどがあります。

目的の明確化に迷った際、まずは問題の洗い出しから着手するとスムーズに進みやすいです。

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契約管理システムの導入手順

目的の明確化や問題の洗い出しといった準備を済ませたら、以下の手順を参考に契約書管理システムを導入しましょう。

契約管理システムのメリット

契約管理システムの導入で期待できるメリットは、以下の通りです。

契約書の管理に特化した契約管理システムを使えば、担当者は契約書の作成やレビューなどのコア業務に集中できるようになります。

これにより、人的ミスの減少や業務効率の向上といった効果にもつながります。

契約管理システムのデメリット

契約管理システムは便利な一方で、以下のようなデメリットがある点も踏まえて導入を検討しましょう。

契約管理システムは、「契約書の管理」を前提としたシステムです。

そのため、電子契約システムのように契約締結から管理まで一貫してできるとは限りません。

また、従来は紙やExcelをベースに契約書を管理していた現場だと、ITリテラシーの低い従業員が浮き彫りとなる可能性もあります。

ITの活用経験が浅い現場なら、なおのこと導入前の社内サポートに注力すべきです。

契約管理システムの選び方

契約管理システムを選ぶうえで注目したいポイントとしては、以下の5つが挙げられます。

従業員がシステムを使いこなすためのサポートに多くの時間を割かないためにも、シンプルな操作性の製品がおすすめです。

また、システム導入にあたって専任のスタッフを配置しない場合は、サービス提供者側のサポート体制の充実度も重要になります。

契約DX成功は自社に最適なシステム導入がカギ！入念な準備でスムーズな導入を

契約DXの手段としては、契約関連システムの導入がおすすめです。

契約の締結から契約書の管理まで業務全般を電子化するなら電子契約システム、従来の契約書管理方法を改善させたいなら契約管理システムが適しています。

しかし契約関連システムはやみくもに導入するのではなく、目的の明確化をはじめとする事前準備が重要です。

本記事で解説した導入時の基礎知識を参考に、自社のニーズに合った契約関連システムで契約DXを成功に導きましょう。