契約書の管理を行う上で重要となる要素の1つに契約の期限管理があります。この期限管理は適切におこわなわなければビジネスに必要な契約が結ばれていないという状況になってしまい、様々な弊害を引き起こすことになります。しかし、契約の期限管理を適切に行うのは案外簡単ではないものです。

そこで、本記事では契約の期限管理についてその課題と解決方法について解説します。

契約書の更新期限の種類

契約の更新期限にはいくつかパターンがあり、大きく分けると以下のようになります。

①更新期限のあるもの

「契約終了の日の1ヶ月前までに書面により申し出ることによって更新できる。」といったように一定の期限を切って契約の更新期限を切っているタイプの契約書です。

更新期限を見落としてしまうと、契約期限の満了と共に契約が終了するため注意が必要です。

②自動更新のあるもの

契約終了の申し出をどちらか一方がしない限り契約が自動的に更新され、続いていくタイプです。

更新期限の管理は不要ですが、自社にとって不利な契約が続いていくリスクがあるため、自動更新してよいかどうか定期的に見直す必要があります。

③解約予告がついているもの

契約に有効期限が設けられていないか、長期間の契約になっており、終了する際には解約予告を行う事で契約を終了させることができるタイプの契約書です。

契約を終了させるのに必ず手続きが必要になるため、契約の要否を検討し、必要な期間の契約になるように契約の期限管理を適切に行う必要があります。

更新期限管理の重要性

契約書の更新期限管理は一見すると単に契約を更新するかしないかを決めるだけの簡単な作業のように思われますが、適切に行わなければ以下のような弊害を引き起こすことになります。

①自社にとって不利な契約が継続する

契約の更新時期は契約内容を見直すことができる時期とも言えます。

特に自社に不利な内容となっている契約書については契約内容を見直し、新たな契約を締結するチャンスです。契約の更新期限管理が適切にできていないとこうした契約の見直しのチャンスを逃してしまう事になります。

②ビジネスに必要な契約が締結されていない状態になる

契約の更新期限を逃してしまうと契約書の定めによってはそのまま契約が終了してしまうことになります。

しかし、これではビジネス上必要な契約が終了し、契約書がない状態になることを意味します。契約が締結されていない状態になると、契約上の様々な条件が不明確になってしまい、トラブルの元となります。

③トラブルが起きた際に参照すべき契約が不明確になる

契約の更新期限を逃し、契約が終了してしまうと、トラブルが起きた際にどの契約書を参照してトラブルを解決すべきなのか不明確となってしまいます。

一方は過去の契約を参照すべきだと主張し、他方は民法の原則に従うべきだといった主張も考えられるところで、当事者だけでは解決が困難な紛争に発展するおそれもあります。

このように契約書が無い状態での取引というのは様々なトラブルにつながるリスクをはらんでいるのです。

【関連記事】契約業務で発生する具体的なリスク、課題とその解決方法

契約書の更新管理の課題

更新期限を逃してしまう

それぞれの契約者に対し契約更新に関する取り決めはどのようになっているか、更新に手続きが必要な場合、いつまでに手続きが必要なのかといった点を把握していないと契約の更新期限を逃してしまいます。

期限情報が簡単に且つ正確に把握できるような管理方法でない場合、期限管理の漏れは生じやすく、更新期限を逃してしまうと前述のような弊害が発生してしまいます。

担当者フォローが大変

手作業で期限管理業務を行う場合、契約書の量が少ないうちは担当者でフォローできる可能性もありますが、業務量が増えてくるとミスや漏れが起きやすくなります。業務量が増加した際には、効率化を行い少人数でも扱いきれるようにするか、人員を増やすなど何らかの対処が必要となるでしょう。

また、管理部門と実際に更新作業を行う部署が違う場合には、別部署の担当者への通知も必要となるため、連絡漏れ等の問題も生じてしまいます。特に異動や退職などがあり引き継ぎが上手くいってない場合には、こうしたリスクはさらに高まります。

担当者フォローをシステムに任せる『Contract Automation』についてはこちら

手作業でミスが起きやすい

人の手で契約書の管理を行う場合、契約の更新時期や自動更新の有無等を人の目で見て確認するため、ヒューマンエラーによる更新漏れは避けられない問題です。

人の手が必要な場所、システムが得意で自動化した方が正確性が担保できる場所はそれぞれ異なります。特に、入力、リマインド、転記などは人の手ではミスが起きやすくシステムであれば正確に実施できる作業です。適切に作業分担をし、リスクのない業務フローを構築する必要があります。

確認に手間と時間がかかる

「期限管理」と一口に言っても契約書の内容をひとつひとつ確認し、更新が必要なものか、それとも自動更新なのか、いつまでに手続きが必要なのかといった点を確認する必要があります。

しかし、こうした点を確認するためには、契約書の内容を確認する必要があり、Excelの契約管理台帳がもれなく制作されていない場合や、紙契約書のデータ化がされていない場合など契約書がすぐに取り出せる環境にない場合には、手間と時間がかかります。

管理部署が複数部門にわたっている場合

契約書の管理部門が複数にわたっている場合には、契約書の期限管理もそれぞれの部門で行う事になります。

しかし、様々な部門で管理を行うと契約管理台帳が部署ごとに作られることが多く、記入方法が様々で必要な契約書を見つけにくかったり、最新版の契約書を紛失していたりと様々な問題が生じることがあります。

【関連記事】支店間、グループ間の統制のきいた契約業務を構築する方法について解説

解約条項の見落とし

契約の更新を望んでいない場合で契約の定めに解約条項がある場合には、それに従って契約を解約することになります。

しかし、人の手で管理をしている場合にはこうした解約条項の見落しで解約のタイミングを見逃してしまうといった課題があります。

管理に必要な項目

契約の期限管理に必要な契約書上の項目にはどのようなものがあるでしょうか。ここでは期限管理に必要な項目について解説します。

契約の相手方・契約内容

まずは誰との契約を更新するのか、どのような契約なのかを知る必要があるため、契約の相手方と契約内容はおさえておく必要があります。

契約の締結日

契約の期限管理の前提として、いつ締結された契約なのかは押さえておく必要があります。そのため、契約の締結日も契約の期限管理をする上で非常に有用です。

契約期間

契約の締結日と併せて重要なのが契約期間です。

一般的に契約の更新がなされると更新前の契約期間と同じだけの期間が更新によって延長されます。また、更新するかしないかを判断する上でも契約期間の確認は重要です。

自動更新の有無

期限管理をする上で最も重要なのが自動更新の有無です。

自動更新がある場合には契約を解約するかどうかの判断を行う事になりますし、自動更新が無い場合には、継続するための手続きがいつまでに必要なのかを確認しておく必要があります。

自動更新は便利ですが、NDAのように自動更新にしておくと守秘義務期間が不必要に延びていくなど様々な弊害もあります。自動更新になっているからといって契約をそのままにするのではなく必要な契約なのかどうかは検討を行うようにしましょう。

解約の場合の手続

自動更新になっている場合や、長期間の契約などは解約のための手続きが定められているケースがほとんどです。こうした場合には契約をやめるための手続き、つまり解約の場合の手続きがどうなっているかをおさえておきましょう。

契約書の期限管理の方法

では契約書の期限管理の方法は具体的にはどのようなものがあるでしょうか。ここでは契約書の期限管理の方法について解説します。

管理台帳を作成する

Excel等による契約管理台帳を作成して期限管理を行う方法です。

既に利用している企業が多く導入のハードルが低いこと、フォーマットを自作するため自社の管理状況に見合った内容のものが制作できるのがこの方法のメリットです。

しかし、Excelによる契約管理台帳は人の手による管理となるため、担当者による更新時期の見落としや転記ミスといったヒューマンエラーによって更新漏れが発生しうるのがデメリットです。

【関連記事】契約管理台帳とは？作り方や書くべき項目について解説

管理担当者を設定する

契約の更新期限の管理も含めた契約書管理の担当者を一人選任し、その方に契約の管理も含めて行ってもらう方法です。

特定の人物が操作することによる一元管理ができるメリットはありますが、業務が属人化してしまい、その人が退職や異動の際に引き継ぎが困難となるおそれがあります。

また、どれだけ業務に集中したとしてもヒューマンエラーによる更新漏れのリスクを完全になくすことはできません。

システムを導入する

契約書管理システムを導入する方法です。

導入のためのコストはかかりますが、通知機能や台帳の自動化、バージョン管理機能などシステムに備わる各種機能により期限管理だけではなく複数の課題解決ができることがメリットです。契約書期限アラートでは、契約の更新時期が近づくと、自動的に契約書の更新期限を知らせてくれるため更新漏れや見落としを避けることができます。

期限管理に必要なシステムの機能

期限管理に必要な契約管理システムの機能にはどのようなものがあるでしょうか。

契約書のデータ化機能

契約書の更新期限アラート機能などを使うためにはシステムに契約書情報を取り込んでおく必要があります。そのため契約書のデータ化機能が前提として必要となります。

契約管理のできるシステムの多くは、自動で契約管理台帳を生成でき、全社統一で１つの台帳を扱うために透明性が向上するので、ヒューマンエラーを防ぎながら、台帳制作工数を削減することができます。

AIによる契約の自動更新の有無等の読み取り機能

契約書管理システムの中に、は契約書の相手方や契約内容、契約期間、自動更新の有無などを読み取るOCR機能を備えるものがあります。

こうした機能は契約書の期限管理のために必須であると同時に、アラート通知のための準備にも必要な機能です。

契約書更新期限アラート

契約書の有効期限や更新時期が近づくとアラートで通知し、普段から扱うメールやチャットへ知らせる機能です。

通知は設定した期限通りに自動的に発動するため、更新期限の見落としや更新漏れを限りなくゼロに近づけてくれます。

【関連記事】契約関連システムを導入するには？種類や導入方法など徹底解説

まとめ

契約の期限管理には、Excelによる契約管理台帳による管理、担当者による管理、契約書管理システムによる管理など様々な方法があります。

契約書管理システムの導入による方法を除いては、契約書の期限管理は人力で行う事になるため、契約の更新時期の見落としや解約手続きの見落としといったヒューマンエラーによる更新漏れがリスクとして伴います。一方、契約書管理システムを利用すれば、契約の相手方や契約の締結日、有効期限や自動更新の有無といった点をシステムで管理でき、一部自動化できます。

このように契約書管理システムの導入は契約書の期限管理をする上でメリットが非常に多く、契約書のデータ化により契約書にまつわる業務の効率化も図ることができます。