契約書は一度締結してしまえば終わりというものではありません。多くの契約書には有効期限が定められており、有効期限を過ぎた場合には契約が終了してしまうため、契約を更新する必要があるケースが少なくありません。

また、契約期間中にトラブルや問題が起きた際には、その契約書の内容を確認する必要があります。そのため、締結済みの契約書はいつでも確認できるよう、適切に管理しておく必要があります。

本記事では契約書を中心とした文書管理の重要性とその課題の解決方法について解説します。

法務が関わる業務

文書管理業務のうち法務が携わる可能性のある業務としては、契約書管理業務や社内規程管理業務が考えられます。

両者に共通するのは、いずれの文書も後から確認する必要があるため、原本の保管を適切に行う必要がある点です。

特に社内規程は改訂が行われることも少なくないため、バージョンごとに分けて適切に保管する必要があります。

法務の文書管理の重要性

法務における文書管理の重要なポイントは、契約書であれば必要なタイミングで必要な人が確認できることです。契約書は取引のトラブルが発生した際に、どのように解決するかを定めたものであるため、トラブルが生じた際には内容をすぐに確認できるように保管しておく必要があります。

また、契約には有効期限が設定されていることが多く、有効期限を過ぎる前に契約の更新を行う必要があります。しかし、契約の更新時期の管理が適切に行われていないと、契約がそのまま終了し、ビジネスに必要な契約が結ばれていない状況になってしまいます。そのため、契約の更新時期を見落とさないようにしておく必要があります。

文書管理されていない場合の問題

では、文書管理が適切に行われていない場合、どのような問題が発生するでしょうか。ここでは文書管理が適切になされていない場合の問題について解説します。

業務効率が低下する

契約書が適切に管理されていない場合、どこに契約書が保管されているか分らず、後から内容を確認しようとした際になかなか契約書を見つけることができないといった問題が発生します。

そうなると契約書の確認に時間がかかってしまい、業務効率が低下します。

契約の更新時期を見落とす

契約書の管理が適切に行われていない場合、契約の更新時期を見落とすといった事態が発生する可能性があります。契約の更新時期を見落とすと、契約の有効期間が満了し、契約が終了してしまいます。

その結果、ビジネスに必要な契約が締結されていない状態になり、たとえ取引が継続していても、トラブルが発生した際に対処法を定めた契約がなくなってしまうことも考えられます。

このように、契約の更新時期の見落としには様々なリスクがあるため、契約の管理を適切に行い、更新時期の管理を怠らないようにする必要があります。

トラブルの際にどのように対応して良いのか分らない

契約書が適切に管理されておらず、中々見つからない場合や最悪紛失してしまった場合、取引でトラブルが起こった際に契約書の内容が確認できないため、どうやって解決するのか分らないといった事態になってしまいます。

契約書には契約時に想定された様々なリスクに対応するための対処法が記載されています。そのため、契約書が見つからないとこうしたリスクが顕在化した際にどのように対処するように定めていたのか分らなくなってしまうのです。

規程改訂の際にどのバージョンが最新なのか不明確になる

規程類の保管を法務が行う場合、注意すべき点は、規程類が頻繁に改訂されるため、複数のバージョンが存在することです。そのため、バージョンの数が増えると、最新のバージョンがどれなのか分からなくなってしまう可能性があります。

法務の文書管理の課題解決方法

では、法務の文書管理の課題解決としてどのような方法が考えられるでしょうか。ここでは文書管理の課題解決方法について解説します。

契約書管理台帳を作成し、契約書の管理を行う

最も手軽な文書管理の方法としては、Excelなどで契約書管理台帳や文書管理台帳を作成し、これを用いて契約書などの管理を行う方法があります。

契約書管理台帳には、一般的に契約の相手方や有効期限、更新時期、契約内容などが記載されます。こうした契約に関する情報を一元化することで、契約書管理を行うのが契約書管理台帳による方法です。

ただし、基本的に人力での管理となるため、担当者が更新時期を見落としてしまうリスクは排除できません。

このように、ヒューマンエラーによる管理ミスが起こりうるのが契約書管理台帳による管理のデメリットと言えるでしょう。

契約書管理システムを導入し契約書管理を行う

契約書管理システムを導入し契約書管理を行うのも1つの方法です。

契約書管理システムは契約書を電子データ化し、取り込むことで契約書のデータベース化ができるほか、契約書の更新時期が近づくとアラート機能で知らせてくれるため、契約書の更新漏れなどを防ぐことができます。

契約情報を一元管理できるシステムを導入する

契約情報を一元管理できるシステムを導入することも1つの方法です。

例えば、契約書ライフサイクル管理システムCLMは単に契約書を管理するだけで無く契約書業務にまつわる全てのプロセスを1つのプラットフォーム上で管理することができます。

そのため、契約を作成する段階のやりとりから締結後の契約書の管理までの全ての証跡、書類情報を一元的に管理でき、情報の紛失、台帳の作成手段など様々な情報を探し出す時間を短くし、台帳作成などの人の手による作業ミスを減らすことができます。

契約書をシステムで管理するメリット

契約書をシステムで管理する事にはいくつかメリットがありますが、具体的にはどのようなメリットがあるでしょうか。ここでは契約書をシステムで管理するメリットについて解説します。

検索性と業務効率の向上

契約書管理システムは、前述の通り契約書をデータベース化することができます。このように契約書がデータベース化されると、契約書にアクセスする必要のある人がスムーズに必要な契約書にアクセスできるため、検索性が向上し、業務効率も改善されます。

このように、検索性の向上とそれに伴う業務効率の向上は、契約書管理システムを使用する大きなメリットと言えるでしょう。

契約更新時期を見落とす心配が無い

契約書管理システムには契約の更新時期が近づくとアラートで通知するものがあります。

そのため、担当者が人力で契約の更新管理を行っている場合と比較して契約更新の時期を見落とすリスクが低くなります。

やりとりの履歴も一元管理できる

契約書ライフサイクル管理システムCLMでは、契約書の管理ができるだけではなく、契約書締結過程のやりとりについてもその契約書に紐付けて一元管理が可能です。

そのため、契約書の解釈について契約締結過程でやりとりを行った箇所について争いやトラブルが起きた際に、どういう解釈で両者が契約を締結したのかという証拠を提示することができるため、トラブルのスムーズな解決が期待できます。

文書管理できるシステムの例

では、文書管理できるシステムには具体的にはどのようなものがあるのでしょうか。ここからは文書管理システムや契約書管理システムについて解説します。

文書管理システム

文書管理システムの最大の特徴は、文書を一元管理できることです。これにより、必要な文書に迅速にアクセスできるだけでなく、文書の散逸や重複を防ぎます。全ての文書が一つの場所に集約されるため、情報の管理が容易になり、効率的な業務運営が可能です。

また、強力な検索機能を備えており、膨大な文書の中からでも瞬時に目的の情報にアクセスでき、業務効率が大幅に向上します。また、文書管理システムはコラボレーション機能を備えており、複数のユーザーが同時に文書を編集・共有することができます。

文書の変更履歴を追跡するバージョン管理機能も重要です。過去のバージョンに簡単に戻すことができるため、文書の改訂過程が透明化され、誤った変更が行われた場合でも迅速に修正できます。これにより、文書の品質が保証され、信頼性の高い情報管理が実現します。

さらに、文書管理システムではユーザーごとに閲覧・編集権限を設定することができます。これにより、機密情報のセキュリティが確保され、不正アクセスを防ぐことができます。

契約管理システム

契約管理システムは、企業や組織における契約業務を効率化し、契約書の作成、保存、追跡、管理を統合的に行うためのソフトウェアです。契約管理システムと文書管理システムでは、その目的と機能にいくつかの違いがあります。

契約管理システムのうちCLMは、契約書の一元管理が可能で、これにより契約書の紛失や重複を防ぎます。すべての契約情報が一箇所に集約されるため、必要な契約書に迅速にアクセスでき、管理が容易になります。

また、契約管理システムは契約書の作成プロセスを効率化します。テンプレートなどを活用して契約書を迅速に作成することができ、契約書作成の時間と労力が大幅に削減され、業務の効率化が図られます。

契約の追跡機能も重要な特徴です。契約管理システムは契約の有効期限や更新期限を自動でリマインドする機能を備えており、契約の期限切れや更新忘れを防ぎます。これにより契約管理のリスクが軽減され、適切なタイミングでの契約更新が可能になります。

文書管理システムとの違い

文書管理システムは、広範な電子文書の管理を目的としています。一般的な文書やレポート、プレゼンテーション資料など、あらゆる種類の文書を一元管理し、検索機能やバージョン管理機能を提供します。これに対して、契約管理システムは、特に契約書に特化した機能を持ち、契約書の作成、追跡、管理に重点を置いています。

一方、契約管理システムは、契約業務に特化した機能を持ち、契約の有効期限や更新期限を自動でリマインドする機能が強化されています。また、経絡ライフサイクル管理システムCLMは契約に関わる承認プロセスの自動化や、標準化された契約書の作成をサポートする機能を備えています。これにより、契約書作成の効率が向上し、承認プロセスの透明性といったリスク管理が強化されます。

まとめ

契約書の文書管理は人力でやろうとするとヒューマンエラーによる見落としのリスクなど様々な課題があり、こうした課題は業務効率に大きく影響します。

契約書管理は人力で行うのでは無く文書管理システムや契約管理システムを導入し、文書管理を適切かつ効率よく行うことが契約書に関わる業務を効率化し、ひいては法務部門全体の業務効率の向上につなげることができるのです。契約書管理システムの導入をご検討の際はは、まずは自社のプロセスの把握から取りかかってみましょう。