業務改善のためにシステムを導入しようにも、何から手をつけてどのように進めば良いのか…と迷う担当者の方も多いことでしょう。

本記事ではシステム導入について、準備段階から導入後まで一連のプロセスを分かりやすく解説します。

注意点やよくある課題ごとの対策も解説しており、システム導入で知っておきたい情報が凝縮されていますので、ぜひ参考にしてみてください。

社内システム導入の流れ

「何となく」でシステムを導入するだけでは、効果が発揮されなかったりかえって現状が悪化したりといった失敗リスクが高まります。

自社にとって適切なシステムを導入し、うまく活用するためには準備の段階から着実に進めていくことが大切です。

以下より、社内にシステムを導入する流れを詳しく解説します。

システム導入の目的を定める

自社が導入すべきシステムは何かを定めるために、まずはシステム導入の目的を明確にする必要があります。

なぜシステムを導入するのか・システムにどんな効果を期待するのか・どの業務をシステム化するのかなどを決めましょう。

システム導入においてよくある、「システム導入そのものが目的となる」「システムに対する理想を詰め込みすぎてシステム選びが難航する」といったリスクを抑えられます。

現状の課題を把握・整理する

システム導入の目的を定めたら、システム化する業務が現状として抱えている課題を洗い出しましょう。

その中で見えてきた課題が、システムに求める要件となります。

課題が見えないままシステムを導入しても、費用対効果が薄い・現場にシステムが浸透しないといった結果に陥る恐れがあります。

システムの要件を定義する

システム導入における要件定義とは、システムに求める要望をベンダーへ伝えるために言語化することです。

特に「オンプレミス型」のシステムを導入する場合、自社に合わせてカスタマイズしてもらう必要があるため、自社がシステムにどんな機能や効果を求めているかをベンダーに伝える必要があります。

開発までに双方の認識を合わせるため、要件定義の段階でベンダーと入念にコミュニケーションを取ることが大切です。

要件定義をしたら、正式な依頼と開発に進みます。

【関連記事】オンプレミス型とは？セキュリティに特化してクラウド型と比較

システムの調査・比較検討をする

「クラウド型」のシステムを導入する場合は、複数社で利用するシステムの候補を決めて比較検討します。

システムを選ぶにあたってチェックすべきポイントは、導入するシステムの種類によって変わります。

例えばワークフローシステムなら既存の承認ルートに適応できる仕様かどうか、在庫管理システムなら入出庫管理や在庫一覧など自社が在庫管理に求める機能が備わっているか、などです。

いずれにしても、目的の決定から課題の把握・整理を通して定めた要件に合うものを選びましょう。

システムをトライアル利用する

オンプレミス型とクラウド型のどちらでも、導入予定のシステムをトライアル利用する必要があります。

実際に使ってみて、要件通りの機能が備わっているか・導入目的を叶える仕様になっているか・不具合はないかなど、様々な問題を早期発見できるからです。

オンプレミス型の場合は要件に沿わない点・不具合などがあれば、ベンダーに報告のうえ修正を求めます。

クラウド型は特定の従業員に使ってもらったうえで、使用感に関する意見を聞きましょう。

導入システムを決定する

トライアルの末、システムの機能や仕様に問題がなければ導入を決定します。

導入に向けて、既存のデータをシステムに移行するなどの準備を行いましょう。

とはいえ、システム導入は最初から想定通りに事が運ぶケースは少ないです。

導入前に何かあったときの報告・連絡フローやトラブル発生時の対処について、事前に検討しておきましょう。

導入促進活動を実施する

いきなりシステムの運用を開始すると現場が混乱する恐れがあるため、事前の周知も忘れずに行いましょう。

特に長年にわたり同じ業務フローが続いていた現場だと、システム導入に伴う業務フローの変更に抵抗感を覚える従業員がいると考えられます。

なぜシステムを導入する必要があるのか、システムが現場にどのようなメリットをもたらすのかなどを説明し、理解を得ましょう。

併せて、システムのマニュアル作成や使い方のレクチャーなども実施して、現場全体がスムーズに使用を開始できるように取り組むことが大切です。

システムの保守・効果測定を行う

導入後は、システムの保守と効果測定も必要です。

システムの保守では正常に機能しているかどうかの監視、仕様の定期的なアップデートなどを行います。

効果測定では、現場の従業員全員がシステムを使いこなせているか・使用感に問題はないかといった点のヒアリング、費用対効果の評価などを行いましょう。

当初定めた目的を達成できていなかったり、期待している効果が出ていない場合は運用を見直す必要があります。

システム導入で知っておきたい「オンプレミス」と「クラウド」

上項でも触れたオンプレミスとクラウドは、システム導入の前に知っておきたいポイントです。

企業が導入するシステムの形態には、大きく分けてオンプレミス型・クラウド型の2種類があります。

どちらを選ぶかによって、導入の流れや運用方法が変わります。

以下より、オンプレミスとクラウドそれぞれの特徴やメリットなどについて解説します。

オンプレミスとは

オンプレミスとは、自社で開発または開発依頼をかけてシステムを作り、自社サーバーで管理や運用を行う形態です。

クラウド型よりもカスタマイズ性が高く、自社の要件を最大限叶えるシステムを導入できます。

ハードウェア・ソフトウェアのどちらでも自社で占有でき、自社の事業規模・コスト・セキュリティに最適なものを使える点がメリットです。

ただしクラウドよりも必要なITリソースが膨大であり、初期コストが高くなる・導入までに時間がかかるというデメリットも伴います。

クラウドとは

クラウドは、インターネットを通して既製品のシステムを利用する形態のことです。

既に構築されているシステムを使うため、初期費用が安く調達も容易というメリットがあります。

また、サーバー保守やセキュリティ対策もシステムの提供事業者が行うため、自社のリソースを多く割かなくても安全に利用を継続できます。

その一方で、システム全体が提供事業者に管理されているため、利用できる機能や仕様は完全にフィットするものではありません。

また、他のユーザーとサーバー・ネットワークを共有しながら利用するため、誰かが負荷の大きな使い方をすると他のユーザーのパフォーマンスにも影響が生じます。

システム導入を円滑に進めるポイント

システム導入とその後の運用を円滑に進めるためには、以下2つのポイントを意識して取り組むことが重要です。

業務と相性の良いシステムを選ぶ

既製品のシステムを選ぶ際、既存の業務内容との相性を重視しましょう。

既存のシステムや業務フロー、現場の声などを考慮し、要件・ニーズに合致したシステムを選ぶことで現場に定着しやすくなります。

より効果的に現場へ定着させるのであれば、使いやすさを意識したシステム選びを心がけましょう。

毎日の業務で使うシステムは、操作感や仕様が複雑だと理解に時間がかかり、従業員がシステム活用に対して消極的になる恐れがあるからです。

導入プロジェクトには適性のある担当者を配置する

システム導入プロジェクトを立ち上げるにあたって、適切なスキルを持つ担当者を選定する必要があります。

導入するシステムや具体的なプロジェクト内容によって変わりますが、基本的にシステム導入プロジェクトには以下のようなスキルが求められます。

プロジェクトメンバーの適性もまた、システム導入の成功・失敗に関わる重要な要素です。

プロジェクトの規模や自社の文化なども考慮しながら、メンバーを慎重に選びましょう。

【関連記事】プロジェクト管理とは？基本的な流れや管理手法など徹底解説

システム導入の準備に関わる注意点

システム導入においては、準備の際に注意を怠るとプロジェクトの失敗を招きかねないポイントもあります。

以下より、システム導入の準備段階で気を付けたい2つのポイントを解説します。

目的は明確に設定する

システム導入は大規模なプロジェクトとなることも多く、プロジェクトを進めていくうちにシステム導入そのものが目的となってしまうケースは珍しくありません。

導入を目的にしてしまうと、システムを導入できたとしても、その後の効果測定が難しくなるだけでなく業務改善ができたかどうかすら分からなくなります。

現場にも導入されたシステムの存在意義が理解されず、効果的に活用してもらえなくなる恐れもあります。

業務の棚卸を怠らない

システム選びの軸となる要件を定めるためには、業務の棚卸の徹底が重要です。

業務の棚卸とは、既存の業務を全社・部署ごと・従業員1人1人といった粒度で洗い出して整理し、非効率な点や改善すべき点などを見つけることを指します。

システム導入の際に業務の棚卸が不十分だと、現場のニーズに合わないシステムを導入してしまうリスクが生じます。

企業のシステム導入に立ちはだかる課題

システム導入で重要な点や注意点を理解できていても、それらを自社のプロジェクトに適用させようにもうまくいかないと悩んではいないでしょうか。

ここでは、システム導入で企業が抱えがちな課題とその対策を解説します。

現状プロセスをどう把握すべきか分からない

現状の業務プロセスを把握したくても、プロジェクトメンバーだけではその実態が掴めず準備段階から難航するという問題です。

業務プロセスを正確に把握するためには、実際にシステムを利用する現場の従業員も巻き込んで密にコミュニケーションを取ることが大切です。

現場の従業員たちにとっては日々ルーチンワークとしてこなしている業務であるため、完全な言語化は難しい場合があります。

そのため話し合いだけでなく、フローチャートを作成するなどして業務プロセスを可視化するとより現状を把握しやすくなります。

導入する現場における理想的なビジョンが定まらない 

システム導入の末、現場にどのような変化をもたらしたいのか？業務プロセスをどのような形にしたいのか？といったことが「ビジョン」です。

しかし、そもそも現場のあるべき姿を定義づけられない、あれもこれもと要望が増えていきビジョンにまとまりがなくなるといったケースに陥る場合もあります。

システム導入のビジョンを効率的に定めるには、「目的」と「目標」という2つの視点から理想的な姿をイメージします。

ここでいう目的とは、業務効率化・業務の質向上・事業拡大のための体制構築といった、「システム導入で達成したいこと」です。

一方で目標は、その目的の達成に至るまでの到達点を数値などで示したものです。

例えばシステム導入の目的を業務の質向上とするならば、「業務ミス〇％減」「プロジェクト遅延の発生率〇％減」などの数値が目標となります。

とはいえ、自分たちが考える目的のすべてをシステムが叶えてくれるとは限りません。

現状の業務に対する改善要望が多く寄せられた場合は、まずシステムで解決可能なこと・そうでないものを厳選のうえ仕分けましょう。

これにより要点が絞られ、スムーズにビジョンを定められます。

現場の理解が得られない 

導入したいシステムが定まっても、現場に理解が得られずプロジェクトが滞るという課題も多くの企業が抱えています。

現場の状況にもよりますが、従業員がシステム導入に難色を示す理由としては「ITに関する理解度が低く漠然とした不安がある」「業務フローの覚え直しが嫌」などが多いです。

現場の理解を得るためには、プロジェクトの目的を明確に示して説得する必要があります。

その際、現場の責任者などキーパーソンといえる人物から賛同を得ることを優先しましょう。

キーパーソンの理解を得たうえ説得に協力してもらえば、その下で働く従業員たちもシステム導入の重要性をより実感できます。

システム導入の成功には入念な準備と正しいプロセスの理解が重要！

システム導入を成功させるには、現状の業務を振り返り、目的やシステムで解決したい課題を明確にするといった準備が必要です。

また、より現場に馴染むシステムを導入できるように慎重な比較検討とトライアル利用も行いましょう。

あらかじめ成功のポイント・注意点・企業にありがちな課題と対策も理解しておき、プロジェクトがスムーズに進むように適切なプロセスを組み立てて導入に踏み出すことが大切です。

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