電子契約の導入が進む中、サイニングシステムを利用する企業が増えています。

しかし、導入後には様々な課題や困りごとが発生することがあります。本記事では、これらの問題点とその解決策について解説します。

サイニングシステム導入後のよくある困りごと

感染症流行でリモートワークの対応のため電子契約システムを導入した例は多く存在します。このシステムの導入により、契約リードタイムの短縮や印紙代、紙代、印刷代の節約といった効果が得られる一方で、導入前には気づかなかった新たな課題も発生することがあります。

では、具体的にどのような課題が発生するのでしょうか。

調査結果から見る電子契約の落とし穴

全国の企業に勤務し、過去6か月以内に契約業務を経験した男女を対象に実施された2023年の「ニューノーマル時代の契約業務デジタル化調査レポート(2023)」によると、システム導入後に発生した課題のトップ2は「情報が一元化できていない（39.5%）」および「システム間で業務が分断され非効率（38.0%）」とされ、業務フローに関する課題が多いという結果が出ました。

課題を感じていないとの回答を除くと、8割以上の回答者が契約業務の効率に何らかの課題を感じていることがうかがえます。

では、具体的にどのような背景があるために課題を感じるのでしょうか。

情報の一元化の困難さ

アンケートの回答でも多く上げられた情報の一元管理の課題には下記のような背景があります。

• 複数のシステムや手法を併用することで、管理が煩雑になる
• 契約フローの一部しかカバーできず、ドキュメントや契約のステータスが把握しにくくなる
• 検索機能が不十分で必要な情報を探すのに時間がかかる
• 紙、電子で業務フローが異なり複雑化。紙のデータのスキャンが後手に周り一元的に情報を探すことができない

ワークフローの証跡管理の難しさ

次に、ワークフローの証跡管理の難しさが挙げられます。具体的には下記のような背景があります。

• サイニングシステム導入後にワークフローの証跡が分散してしまう
• 各プロセスの履歴が異なる場所に保存され、一貫性が失われる

押印申請はサイニングシステム、その他の申請は別のワークフローシステムといったように分けている場合、システム間で相互に連携していないと証跡が分散し、確認のために双方のシステムを見に行かなければなりません。

また、事業部と法務部間のやりとりや変更履歴など、各プロセスの履歴が異なる場所に保存されることでデータの一貫性が担保できず、どの情報が正しいか判断できなくなります。

このように、サイニングシステムのみの導入では、履歴や管理がバラバラになり、一貫性のない管理が生じることで業務効率が低下するリスクがあります。

困りごとの解消方法

サイニングシステム導入後の課題は、どのように解決することができるでしょうか。

ワークフロー証跡の統合・連携

まず、ワークフローや証跡の統合、連携を検討しましょう。契約業務のすべてのプロセスが一元管理できるシステムの代表格がCLM（Contract Lifecycle Management System）です。

全ての業務を1つのシステムで行えるようにすることで、証跡が分散せず、入力の手間を増やすことなく必要な証跡を残すことができます。

しかし、現行のシステムを継続利用したい場合もあるでしょう。その場合は、それぞれのシステム間の連携を検討しましょう。システム連携を行うことで、同じような項目を入力する際に自動反映が可能になり、入力の手間やミスを減らすことができます。

【関連記事】APIとは？API連携とは？仕組みやメリットを初心者にも分かりやすく解説

管理の一元化

紙と電子の両方を管理でき、電子契約の全プロセスをカバーするシステムの導入により、管理の一元化を図ることができます。

相手方の要望により自社で導入していないサイニングサービスで締結する場合も多いでしょう。一つのシステムで管理できれば、情報や管理が分散することはありません。他社のサイニングシステムと連携可能な管理システムの導入がおすすめです。

【関連記事】一元管理が特徴のCLM（契約ライフサイクルマネジメント）とは？システムや概念を徹底解説

サイニングシステムからの移行準備

課題解決のためにサイニングシステムでの管理からの移行を考える場合にはどのような準備が必要でしょうか。

ここでは、移行の手順、ポイントをご紹介いたします。

移行準備のステップ

移行準備には大まかに下記のような手順ですすめていきます。

①自社の課題整理・現行システムの評価

②理想の状態の整理

③新システムへの要件定義

④データの移行計画立案

⑤製品選定

⑥導入、トレーニング

既に契約に関するシステムを利用していることから、どのような機能があれば課題が解決するかを特定する要件定義は、未導入の場合と比べて容易です。

ポイントは、社内稟議です。現行のシステムのカスタマイズや使用方法の工夫で解決できないか、稟議の段階で問われることがあります。

ここで以下の点をしっかり整理しておくことで、説得力のある説明ができるでしょう。

①自社の課題整理・現行システムの評価

②理想の状態の整理

システム比較の観点

システム比較の際には、下記のポイントをチェックしましょう。

• 自社の課題を解決する機能を持ち合わせているか
• 自社の基準に合ったセキュリティがあるか
• 使いやすさはどうか
• サポート体制が充実しているか
• 費用対効果はどうか

契約の複数のフェーズを担うシステムの比較においては、部分最適のシステムと比較することもあるでしょう。

その場合は、以下の方法で評価できます。

１、価格の比較

部分最適のシステムを組み合わせた場合の価格と、全フェーズをカバーするシステムの価格を比較しましょう。

２、費用対効果の比較

両方のシステムの費用対効果を比較し、どちらが優位性があるかを判断します。

３、他社事例の収集

他社の事例を参考にし、どの程度の削減効果が達成されたのかといったデータを収集することで評価します。

自社にマッチするかどうかの要件と説得材料の両方を総合的に収集し比較検討を行うことで、客観的に納得のいく社内稟議になりやすいです。

管理の一元化が可能な「ContractS CLM」

ContractS CLMは、ワークフロー証跡の統合と管理の一元化が可能なツールです。

CLMとして契約業務の全体をカバー範囲内とし、それぞれの業務を補助する機能を持っているだけではなく、API連携により周辺システムとの効果的な連携が可能です。

ワークフロー証跡においては、作成～管理まで1つのシステム内で全て行え、ワークフローに関わる機能を持っているためContractS CLM上で契約業務を行うと自動的に証跡がシステム上に記録されプロセスごとに散らばることがありません。

既存のシステムと共生したいといった場合には、API連携により周辺システムを活かしながら契約業務の効率化を実現することもできます。

また、クラウドサインをはじめとした別のサイニングシステムもシステム内に格納、管理することができ、紙の契約書のスキャンが大変なら外部委託口のContractS SCANが使えます。

サイニングシステム導入後に管理の課題が頻発したといった方にご検討いただくことが多く、各社に合わせた最適な提案が強みの一つです。ご興味のある方へ、お客様の課題に応じた詳細なデモや提案を行っております。

まとめ

サイニングシステム導入後には、ワークフローの分散、紙と電子の契約書の管理、証跡の課題などが発生することがあります。これらの課題は、サイニングシステムが契約の締結をサポートするものであるため、契約業務全体をカバーするには物足りなく感じることに起因します。

こうした状況に対処するためには、自社の課題を解決する機能を持ったシステムを選定することが重要です。適切なツールの導入によって、一貫性のある管理と効率的なワークフローを実現することができます。

本サイトでは、契約業務の最適化を目指す企業に対して、各社のニーズに合わせたシステムの選択をサポートしています。ご興味のある方は、お客様の具体的な課題に応じた詳細なデモや提案を行っておりますので、ぜひお問い合わせください。