ノウハウ 手軽に始める契約書管理。Excel（エクセル）でできる台帳作成の方法
手軽に始める契約書管理。Excel（エクセル）でできる台帳作成の方法
契約書を管理するための方法はいくつかありますが、その中でもExcelを用いた契約書管理台帳の作成は多くの企業で用いられる方法です。
しかし、そんなExcelによる契約書管理台帳の作成にはメリットとデメリットもあり万能ではありません。
そこで、本記事ではExcelでの契約書管理台帳の作成方法とメリットやデメリットについて解説します。
契約書管理台帳とは
契約管理台帳とは、締結した契約書を効果的に管理・整理するためのツールです。締結した契約書の内容や情報をまとめておくことで後から契約書へ効率的にアクセスでき、調べやすくすることを目的として作成されます。
契約書管理台帳には、通常、契約の相手方、契約書名、契約の締結日、有効期間などが記載され、どういった契約か特定できたり、内容が分かりやすくなるような項目が記載されます。
【関連記事】契約管理台帳とは？作り方や書くべき項目について解説
契約書管理台帳の重要性
契約書管理台帳は契約書管理の上で非常に重要な役割を果たします。では、どのように重要なのでしょうか。ここでは契約書管理台帳の重要性について解説します。
契約書管理台帳は締結済みの契約書を一元的に管理することができます。そのため、契約書へのアクセスを容易にする効果があり、後から契約書の内容を確認しなければいけない際に非常に重要となります。
また、契約書には有効期限がある場合が多く、契約書管理台帳を用いて期限管理をすることで、契約書の効力が満了してしまっているといった事態を防ぐ効果もあります。
このように契約書管理台帳は契約書へのアクセスを容易にするだけでなく、契約の期限などの死活管理ができる点で重要です。
エクセルを使った契約書管理とは？
契約書管理の方法にはいくつか方法がありますが、その中でも多くの企業で用いられているのがエクセルを使った契約書管理の方法です。エクセルを用いる契約書管理とは、エクセルを用いて契約書情報を記録・整理し、一元的に管理する方法のことをいいます。
エクセルのシートに必要な契約書に関する情報を記録、整理していけばできるため非常に手軽に導入することができます。
また、エクセルが多くの企業で既に用いられているツールであることから導入コストがかからず、担当者も使い慣れているという点も利点があるため、多くの企業で用いられています。
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エクセルで契約管理台帳を作成する方法・手順
①担当者・担当部門の決定
まずは担当者や担当部門を決定しましょう。
法務部門が一元管理する方法もありますが、それぞれの部門で管理するといった方法も考えられます。
②管理対象の決定
全ての契約書を管理台帳の対象にするのか、それとも一定の金額以上の契約にするか、特定の種類の契約書にするかといったように管理範囲を決めます。
ガバナンスの観点からは全ての契約書を対象にする方が望ましいとも言えますが、その分管理対象が増えるというデメリットもあるため、自社の実情に合わせて管理対象を決定すると良いでしょう。
③管理台帳の作成
対象を決定したら、実際にエクセルを利用して管理台帳を作成します。管理台帳には契約書名、契約の締結日、有効期間、契約金額、相手方名、担当者名、更新時期、契約内容、契約書の保管場所といった事項を記載します。
④管理台帳へ既存の契約書の情報を入力する
管理台帳の作成が完了したら締結済みの契約書に関する情報を入力していきましょう。手入力で行う場合が多いため、ミスの無いように行うのが重要です。
⑤契約書管理に関するルール作りを行う
誰がどのタイミングで契約書台帳を更新するのか、保管はどうするのかといった点についてルール作りを行います。
⑥関係者へ周知する
作成した契約書管理台帳の内容とルールについて関係者へ周知します。作りっぱなしにならないように十分注意しましょう。
⑦運用開始
台帳を使って契約書を管理します。台帳は定期的に更新を行い、最新の契約が反映されている状態を保つようにしましょう。
エクセル製の契約書管理のメリット
ではエクセルを用いた契約書管理にはどのようなメリットがあるでしょうか。ここではエクセル製の契約書管理のメリットについて解説します。
導入コストが低い
エクセルは多くの企業で既に用いられているソフトです。
そのため、エクセル製で契約書管理を行う場合には導入コストがかかりません。かかるのは契約書管理台帳を作成するのにかかる工数のみです。そのため導入コストが非常に低い点はメリットといえるでしょう。
操作に慣れている
前述の通りエクセルは多くの企業で業務に用いられています。
そのため、操作に慣れており、新たなツールの操作方法を覚える必要がない点もエクセルで契約書管理するメリットの一つといえるでしょう。
柔軟性が高い
エクセルで契約書管理台帳を作成した場合、自社の事情に合わせて柔軟にフォーマットを作成することができる点も魅力です。
後述するような契約書管理システムの場合にはシステムが既に組まれているため、フォーマットの変更は困難です。自社の事情に合わせてフォーマットを柔軟に作成し、途中で変更するといった運用も可能な点もメリットといえるでしょう。
エクセル製の契約書管理のデメリット
では、エクセルで契約書管理を行う場合、どのようなデメリットがあるでしょうか。ここではデメリットについて解説します。
ヒューマンエラーの可能性
エクセルで契約書管理は担当者が契約書に関する情報を転記していくため、どうしても手作業での入力となります。
そのため、ヒューマンエラーが起こるリスクがあり、管理すべき契約書が抜け落ちてしまうといったリスクがある点は大きなデメリットといえるでしょう。
検索機能に限界がある
エクセルには検索機能がありますが、複雑な検索には対応しておらず、契約書量が増えていくと検索が困難になる可能性があります。
こうした検索機能の限界もエクセルで契約書管理を行う場合のデメリットといえるでしょう。
セキュリティ面に難がある
契約書管理台帳をエクセルで作成した場合、エクセルのファイル自体は誰でも開くことができるため、契約書に関する情報に誰でもアクセスできる状態になります。
契約書に関する情報には秘匿性が高い情報も含まれることから誰でもアクセスできる状態は必ずしも望ましいとは言えません。
バックアップを作成しておく必要がある
エクセルで作成した管理台帳はファイルが一つだけだと誤って編集した場合や削除してしまった場合に全ての情報が失われてしまいます。
そのため、エクセルで管理台帳を作成する場合には必ずバックアップを作成しておく必要があります。こうしたバックアップが必要な点もデメリットといえるでしょう。
契約書数が増えた場合に複雑になる
契約書の数が多く、契約書管理台帳への記入数が多くなってきた場合、エクセルの契約書管理台帳は非常に複雑な内容となります。こうした複雑な契約書管理台帳は情報を検索し、見つけ出すのが難しくなるほか、動作が重くなる場合もあります。
そのため、大量のデータを入力する必要があるケースではエクセルによる契約書管理はあまり向いていないといえるでしょう。
契約書の更新時期を逃してしまう可能性がある
エクセルで契約書の有効期限を管理している場合、担当者が更新時期を目視して契約の更新を行う事になります。
しかし、データ量が多い場合などではこうしたやり方はヒューマンエラーによるミスが起こり契約の更新時期を逃してしまう可能性がでてきます。
失敗しないためのポイント
では、エクセルで契約書管理を行う際に失敗しないようにするためにはどういった点に注意すべきでしょうか。ここでは失敗しないためのポイントについて解説します。
セキュリティ対策
前述の通り、契約書に関する情報は誰でもが見られる状態というのは必ずしも良いことではありません。契約書管理台帳のファイルにはパスワードをかけて保存するなどセキュリティ対策を講じるようにしましょう。
チェック体制の構築
ヒューマンエラーによる転記漏れや契約期限の更新時期を逃すなどエクセルでの契約書管理にはヒューマンエラーがつきものです。
こうしたヒューマンエラーを起こさないようにチェック体制を構築することが、エクセルによる契約書管理で失敗しないために重要なポイントとなるでしょう。
運用ルールの作成
エクセルで契約書管理を行うためには、誰がどのタイミングでどの契約書を管理台帳に記載するかといった運用ルールが明確になっている必要があります。
この運用ルールが不明確だと契約書管理台帳への記載漏れといった事態が起きてしまいかねません。必ず運用ルールは作成するようにしましょう。
エクセル以外の契約書管理の方法
では、エクセル以外の契約書管理の方法にはどのような方法があるでしょうか。ここではエクセル以外の契約書管理の方法について解説します。
紙の契約書管理台帳に記入する
アナログな方法ですが、紙の契約書管理台帳を作成し、そこに必要な情報を記載するという方法も考えられます。
しかし、紙での契約書管理は、エクセルによる契約書管理のデメリットがそのまま当てはまるだけでなく、紛失や消失のリスクもあります。また、情報の検索性も非常に低いため、必要な契約書へアクセスするのが難しいといったデメリットもあります。そのため、あまり推奨できる方法とは言えないでしょう。
契約書管理システムを導入する
２つ目の方法は契約書管理システムの導入です。契約書管理システムとは契約書を電子データとして取り込むことで自動的に契約書のデータベースを作成する機能を有するシステムの事を言います。
この契約書管理システムには契約書の更新期限アラート機能を有しているものもあり、契約書の更新が必要な時期になったらアラートで知らせてくれるといった機能もあります。
また、システム上にデータが残るため紛失や消失の心配をする必要がない点も大きなメリットといえるでしょう。
【関連記事】契約書管理システムとは？種類・主な機能・比較ポイント
中長期的な課題解決を考慮するなら契約書管理システムがおすすめ
エクセルによる契約書管理には、ヒューマンエラーによる記載漏れの可能性や検索性の低さ、セキュリティ面での問題など様々な課題があります。
こうした課題を解決し、契約書管理業務を効率化することができるのが契約書管理システムです。
契約書管理システムは契約書ファイルをシステムに取り込むことで契約書のデータベース化がなされるため、担当者による契約書管理台帳への記入漏れが起きにくく、検索性も非常に高いため、必要な人が必要なタイミングで契約書へアクセスすることができます。
また、セキュリティ面に関しても閲覧権限の設定機能を有するシステムがあるため、社内でも契約書の情報にアクセスする必要のある人間だけがアクセス可能な状態を実現することができます。
このように、契約書管理システムの導入はエクセル等の方法による契約書管理の方法のデメリットを解消し課題を解決することができる点で非常に魅力的です。契約書管理に関する課題解決を図る場合には契約書管理システムの導入がおすすめといえるでしょう。
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