契約業務をしていて「契約書を作成するのが面倒」「入力が大変、ミスしてしまう」といったことはありませんか？

契約に業務に関わるシステムが様々に存在していると、２重入力といった非効率な業務が発生しがちです。

本記事では、Salesforceと契約管理システムの連携によるメリットや具体的な事例を紹介し、契約書作成、入力といった作業を効率化する方法についてご紹介します。

Salesforce（CRM)と契約管理システムのおさらい

まず、連携したいシステムの基本機能を振り返ります。

普段連携先のシステムを使い慣れていない方や連携をしたいと他部署より希望が出たため情報収集をされている方もそれぞれのシステムの主な役割を把握することで、要件を把握しやすくなります。

Salesforceとは、顧客関係管理（CRM）プラットフォームを提供する企業とそのサービスの総称です。顧客との接点の管理、追跡を通して商談成立をサポートし、支払いメニューや購入商品の情報等も含んだ情報管理や業務プロセスを効率化することが出来ます。

契約管理システムとは、契約業務を管理するシステムのことを言います。システムにより機能は様々ですが、主に締結後の契約書の管理に関する機能を提供するシステムが多いです。

また、同時に契約管理のシステムとして検討されるCLM（契約ライフサイクル管理システム）では、契約書の作成、レビュー、承認、保管、期限管理など契約業務全体のあらゆる機能もカバー範囲としています。

連携の必要性とメリット

契約管理システム、Salesforceどちらも使うが、連携までは行っていないという場合では、下記のような課題、要望が生じやすいです。

• Salesforce上で取引先情報や商品情報の入力をしても契約書を0から作らないといけない（２重入力）
• 手入力でミスをしてしまう
• 過去に締結した契約書をSalesforceの取引先レコードに紐づけて見れるようにしたい

効率よく売り上げをあげるためには、契約業務の効率化が必要です。

そこで、上記のような業務の非効率、ミスのリスクを減らす方法の１つがSalesforceとの連携によるワークフローの統一と自動化です。

システム間を連携することで、データの一元管理、作業の効率化とエラーの削減、契約プロセスの可視化と追跡性の向上といった複数の効果をあげることができます。

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具体的な例

契約業務の中の、法務相談、契約書作成、レビュー、申請承認、締結、管理といった契約業務のすべての業務を1つのシステムでカバーする契約ライフサイクルシステム「ContractS CLM」は、API情報を公開しているためフロントシステムの取引情報やバックオフィスシステムの請求情報など周辺業務システム間と連携させることができます。

同じように、Salesforceとの連携も可能です。

本記事では、具体的な例としてContractS CLMとSalesforceを連携する場合を動作イメージと共にご紹介いたします。

具体的には、iPaaSといった、サービスどうしをつなげるプラットフォームを間に挟み、SalesforceとContractS CLMをつなぎます。

実際には、実装の前にSalesforceのどのような情報と契約のどの情報を連携させ、何を楽にしたいのかをイメージしながら計画していきます。

例えば、下記のような業務が効率化されます。

▼動作イメージ（Salesforceの登録情報から見積書をボタンクリックで作成）

※各企業のシステム環境に合わせて実装するため、動画は実際のお客様環境での動作が異なる場合がございます。ご希望の方へ、条件や周辺環境をお伺いしながら各社に合わせた具体的な実装の姿をご案内しております。

まとめ

Salesforceと契約管理のシステムを連携させることで、顧客関係と契約プロセスの両方を効果的に管理し、業務の効率化を実現でき、事業部にとって、より売り上げに集中しやすい環境を構築できます。

契約業務のデジタル化のその先、連携までを考慮することで、より短時間でミスなく業務を進めることも可能です。ぜひ自社に合った業務効率化をDXの目線で検討し、更なる事業の成長を目指してください。業務効率化は、適切なシステムの統合と効率的な運用にかかっています。

また、ContractS CLMは、Salesforce以外外にも、ワークフローシステム（kickflow)と連携を行い、承認を効率化したりといったことも可能です。契約ライフサイクル管理システム『ContractS CLM』についての詳しい情報は下記のフォームよりお取り寄せいただけます。