社内へシステムを導入するとなった場合、社内申請など事前の準備が必要とされます。

しかし、自部署以外の複数人が関わるシステムを利用するとなると導入がうまくいく感じがしない、 大変そう、イメージがわかず問い合わせしたのみ、といった方は多くいらっしゃるのではないでしょうか。

そこで、自社の契約業務に関する課題を解決するためにシステム導入を進めたいと考える方へ、ContractS CLMシステム導入のポイントを成功例より紐解きます。

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ケース1：情報システム部との協力とマニュアルの工夫でハレーションの少ない導入に

大企業メーカーで利用者数が多いM社では、他部署との協力と考え抜かれたマニュアル、テスト運用からの本格運用により利用者の反発を少なく導入することに成功しました。

導入の流れ、導入成功のカギとなったポイントをそれぞれご紹介します。

導入の流れ

システム選定・申し込み
↓
 一部の部署に対して試運用
↓
フィードバックをもとに検証
↓
運用を再構築
↓
明文化・マニュアル化
↓
全社展開 

ポイント① 情報システム部との協力

導入担当者は法務部の方です。要件としたSSOシングルサインオン（1度のユーザー認証で複数のシステムの利用が可能になる機能）やCSV取込み検討、周辺システムと連携について、情報システム部との協力体制によりスムーズな導入へつながりました。

当初は技術的に高度な部分のみ情報システム部の協力を仰ぐ予定としていましたが、情報システム部も定常的に導入打ち合わせに参加し、協力して導入を進めていく体制を取りました。

 具体的には、情報システム部が自社における過去のシステム導入事例も参考に助言するなど積極的な協力があったところがポイントです。

例えば、アカウント管理をどうするかといった課題で、「マスタを引っ張ってきてcsvをこう書き換えれば良いのでは」といった社内のシステムを熟知しているからこそのアイデアで具体的な課題解決方法が出たりといったことが可能となりました。

 ポイント➁ マニュアルの内容と動線 

展開にあたり部長・課長職の方にも分かりやすい運用マニュアルの作成がされました。

「招待が来たらどうする」、「依頼はどうやって行う」といった担当者が行う作業に分けて細かくマニュアルが作られました。

また、細かく操作方法を記載。

例えば、ここの画面が開くので、ここを押してください、待ってください等まで記載をするなど、誰もが迷わないように試行錯誤がされました。

 また、導線の工夫として、社内ポータルにマニュアルを置き、社内ポータルのリンクからのみシステムへログインできる動線を作成。頻繁に使わない方にも見つけやすい導線の工夫がされています。 

上記の結果、システムの運用面の課題からCSVでのデータ移行に関してまで導入段階で検討の必要な様々な課題を解決し、利用部署からの抵抗の少ない導入となりました。

ケース2：しっかりしたプロジェクト管理で脇道にそれず導入目標へ一直線に

E社は中規模のIT企業で、堅実なプロジェクト管理体制を確立しています。

これにより、社内で発生する運用上の課題や検討事項を整理し、目標を達成することに成功しました。

ポイント① プロジェクトマネージャー経験者の存在

E社には、社内でシステムを導入するときにプロジェクト化するという習慣があり、ContractS CLMの導入にあたっても社内のプロジェクトマネジメント経験者がプロジェクトマネージャーとして活躍しました。

これにより、プロジェクトの計画や導入の体制、導入システムの位置づけ、そして導入の目的を開始時点から明確に定めることができました。

ポイント➁ プロジェクト計画書を作成

E社では、社内で用意されているプロジェクト計画書のフォーマットを使用し、プロジェクトマネージャーが計画書を作成しました。

この計画書には、主要な利用者である法務部門だけでなく、依頼部署である事業部の役員や経営企画部、システム導入担当部署も含まれています。

また、社内での議論や提案があった場合には、この計画書を参照して本当に必要なプロジェクトであるかどうかを精査し、社内の合意形成を図ることで、プロジェクトが計画通りに進行しました。

ポイント③ 週次ミーティングと課題管理表

週一回の定例ミーティングを実施し、スケジュールや課題の確認を行いました。新たな課題が発生した場合は、課題管理表に記載し、ミーティングで議論を行いました。

週次ミーティングには、事業部からも参加を仰ぎ、認識を合わせるなど発言力ある方に参加していただくことで合意形成を行いました。

この取り組みにより、初期の計画から大きく逸脱することなく、目標に向かって一貫した進捗を示し、システムの導入を完了することができました。

ケース3：DX推進に向け他部署と合意を取りながらプロジェクトを管理

DX推進を経営目標として全社単位で推進する大企業のC社では、ContractS CLM導入にあたり全社利用を視野に製品選定を行い、プロジェクト管理体制を確立。ヒアリング、合意形成をしながら事業部への運用展開を進めました。

導入の流れ

システム選定・確定
↓
ContractS CLM初期設定・機能把握
初期利用部門 選定
利用拡大計画の作成
↓
運用フロー作成
↓
試運用開始
運用マニュアル作成
↓
利用部署への説明会
↓
事業部運用開始

 ポイント① 契約プロセスに関与する部門へのヒアリング

レビュー以外で法務が関与しない承認プロセス、契約書の保管・管理は事業部の管轄となっており、どのように管理されているか、導入部署である法務は把握していない状態でした。

そのため、 各部署に運用方法をヒアリングし設定項目など詳細な運用を固めていきました。 

さらに、自部署の役職者と合意を取りながらプロジェクトを進行させました。

ポイント② 組織ごとにリーダーを指定

事業部の組織ごとに推進リーダーを立てて進行しました。

企業規模が大きく、契約管理が事業部の責任範囲であることもあり、各事業部にプロジェクト推進リーダーを置き、各種設定やアクセス権・メンバー管理を担いました。 

ポイント③ ベンダーのプロジェクト支援の活用

ContractSが全社展開のプロジェクトマネジメント及び、APIやRPAを使った業務支援を行いました。

上記をはじめとした導入の工夫により、導入目標を一つ一つ達成しながら業務改革が実現しました。さらに現在は効率化の先、自動化による作業自体の簡略化、ルール統制による内部統制の実装が完了するなど順調にプロジェクトが進行しています。

まとめ

今回取り上げた成功例は、３つですがここに紹介したケース以外の成功パターンにも、プロジェクト管理、関係者の巻き込みなど共通のポイントがあり、プロジェクト推進にはある一定のポイントがあることが推測されます。

システム導入は小人数では難しいものです、そのため、初期段階から協力者を増やしながら進めていくことが重要です。

ContractS では、課題を導入者と共に詳細に検討し、一つ一つ解決できるようサポートを行っています。システムの導入は困難な作業ですが、本業と同時に進める推進者と協力し、導入の成功に向け支援も可能です。

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