ContractS CLMに関するよくあるご質問

ContractS CLMをご検討の皆様より寄せられるよくあるご質問をQ＆A方式でまとめました。

ContractS CLMのサービス詳細についてはこちらのページをご覧ください。

共用アドレスでアカウントを発行、運用しようとした場合に懸念すべき点はありますか？

一つのメールアドレスを複数人で共有する共有アドレスを使いContractS CLMを運用する場合、下記のようなリスクが予想されます。

【操作上の支障】

・通知が全員へいく

・担当として割り振られた個人が特定できずタスクの管理が可能なダッシュボードが活かせない

【コンプライアンス・セキュリティ・アカウント管理における支障】

・閲覧設定が細かくできず、権限機能が活かせない

・操作した個人の特定ができないため承認者として使えない

・誰が操作したかの証跡を特定できないので監査に適さない

・退職者の不正ログインリスクがある

・パスワード漏洩、データの持ち逃げリスクがある

・「共通アカウントを誰に共有したのか」の管理が必要（二重管理）

作成から管理までの証跡が残る特徴のあるContractS CLMでは、上記リスクの観点から操作した個人の特定が可能な形態でのご利用をおすすめしております。

ContractS CLMでは、棚卸、監査対応、フォローといった作業への対応がしやすいよう多くの項目の出力が可能です。

CSVで出力できる項目は以下の通りです。

カテゴリ	項目	出力内容	活用シーン
契約書情報	ステータス	出力時点での契約書ステータス	漏れの確認リマインド棚卸監査法人への提出
	締結方法	締結方法（締結済みの場合のみ）	税務署からの印紙税調査などで
	担当者氏名	担当者の氏名	リマインド棚卸異動対応メンバー間の進捗管理
	担当者メールアドレス	担当者のメールアドレス	〃
	フォロワー（チーム）	チーム名	フォロワー設定が正しくされている（きちんと見られている）か確認期限管理をできているか、適宜変更したい異動対応リマインド棚卸
	フォロワー（アカウント）	氏名メールアドレス	〃
ストレージ関連	保存先チャネル名	契約書の保存先チャネル名	部署、取引先、契約書類型等の確認棚卸紙とデータの振り分け作業
承認	承認申請者氏名	申請者の氏名	監査内部統制上の規定
	承認申請者メールアドレス	申請者のメールアドレス	監査
	承認申請日時	承認申請した日時を yyyy-mm-dd hh:mm で表示	〃
	承認申請時コメント	承認申請時のコメント	〃
	承認フロー完了日時	承認が完了した日時を yyyy-mm-dd hh:mmで表示	〃
	承認者1※	承認者の氏名メールアドレス	〃
	承認者1承認日時※	承認した日時を yyyy-mm-dd hh:mmで表示	〃