ノウハウ ContractS CLMに関するよくあるご質問
ContractS CLMに関するよくあるご質問
ContractS CLMをご検討の皆様より寄せられるよくあるご質問をQ＆A方式でまとめました。
ContractS CLMのサービス詳細についてはこちらのページをご覧ください。
共用アドレスでアカウントを発行、運用しようとした場合に懸念すべき点はありますか？
一つのメールアドレスを複数人で共有する共有アドレスを使いContractS CLMを運用する場合、下記のようなリスクが予想されます。
【操作上の支障】
・関係のない方へ通知が届く
・担当として割り振られた個人が特定できずダッシュボードが活かせない
【コンプライアンス・セキュリティ・アカウント管理における支障】
・閲覧設定が細かくできない
・個人の特定ができないため承認者として使えない
・誰が操作したかの証跡を特定できないので監査に適さない
・退職者の不正ログインリスクがある
・パスワード漏洩、データの持ち逃げリスクがある
・「共通アカウントを誰に共有したのか」の管理が必要（二重管理）
上記リスクの観点から操作した個人の特定が可能な個別アドレスでのご利用をおすすめしております。
CSVで出力できる項目にはどのようなものがありますか？
ContractS CLMでは、棚卸、監査対応、フォローといった作業への対応がしやすいよう多くの項目の出力が可能です。
CSVで出力できる項目は以下の通りです。
| カテゴリ | 項目 | 出力内容 | 活用シーン |
|---|---|---|---|
| 契約書情報 | ステータス | 出力時点での契約書ステータス | 漏れの確認 リマインド 棚卸 監査法人への提出 |
| 締結方法 | 締結方法（締結済みの場合のみ） | 税務署からの印紙税調査などで | |
| 担当者氏名 | 担当者の氏名 | リマインド 棚卸 異動対応 メンバー間の進捗管理 | |
| 担当者メールアドレス | 担当者のメールアドレス | 〃 | |
| フォロワー（チーム） | チーム名 | フォロワー設定が正しくされている（きちんと見られている）か確認 期限管理をできているか、適宜変更したい 異動対応 リマインド 棚卸 | |
| フォロワー（アカウント） | 氏名 メールアドレス | 〃 | |
| ストレージ | 保存先チャネル名 | 契約書の保存先チャネル名 | 部署、取引先、契約書類型等の確認 棚卸 紙とデータの振り分け作業 |
| 承認 | 承認申請者氏名 | 申請者の氏名 | 監査 内部統制上の規定 |
| 承認申請者メールアドレス | 申請者のメールアドレス | 監査 | |
| 承認申請日時 | 承認申請した日時を yyyy-mm-dd hh:mm で表示 | 〃 | |
| 承認申請時コメント | 承認申請時のコメント | 〃 | |
| 承認フロー完了日時 | 承認が完了した日時 | 〃 | |
| 承認者1※ | 承認者の氏名 メールアドレス | 〃 | |
| 承認者1承認日時※ | 承認が完了した日時 | 〃 |
多言語対応はしていますか？
ContractS CLMのダッシュボード、承認フロー、契約締結及び契約書詳細のUIにおいて、日本語/英語の切り替えが可能です。
・アクティビティログ
・締結承認、締結棄却、締結差戻し、確認者の確認通知以外の通知
・メンバー設定画面、期限通知設定画面以外
※一部多言語非対応の画面がございます
契約書以外でも使うことはできますか？
申込書や見積書などでのご利用も可能です。
例えば、押印が双方に必要のない場合に片側押印の設定を行うことで書類の形式に合わせたご利用が可能です。また、取締役会議事録や、商業登記にもContractS SIGNのご利用が可能です。詳しくは下記のお知らせをご覧ください。
取締役会議事録への電子署名にContractS SIGNが利用可能に
ContractS SIGNの商業・法人登記のオンライン申請について
全文検索は英語にも対応していますか？
全文検索は、日本語、英語の検索言語の切り替えが可能でアルファベットで入力した英文にも対応しております。
▼全文検索のイメージ
相手から来た修正と自社で保有しているものを比べたいときはどうしたら良いですか？
Wordファイル同士は、「差分比較」機能を使うことで比較ができます。
▼差分比較のイメージ
契約書がまだ無いときの相談受付はどのような運用がありますか？
ContractS CLMの「依頼・相談タスク」機能を使うことで契約書がない場合の相談から法務へ依頼をすることができます。
具体的な手順はこちらの通りです。
①相談に必要な伝達事項をフォームの項目として設定する
相談に必要な伝達事項を一度で伝達します
②「依頼・相談タスク」を使い相談を行う
③契約書を作成する
相談の履歴が契約書の証跡と紐づき、相談から管理まで一貫して証跡を残します
相手ひな形の場合に項目の入力を簡素化できませんか？
契約書の管理のために、自動更新、相手方の情報、契約開始日、契約終了日など複数の項目を記録しておく必要があります。その場合、手入力となると手間がかかります。
入力補助機能「AI-OCR」を使うことで項目の入力が書類本文から自動反映され、入力を簡素化することができます。
今使っているワークフローシステムと連携することはできますか？
お客様側でご利用のワークフローとの連携を前提に、ContractS CLM内と情報連携がされるよう運用を検討することが可能です。
実現するには、以下の条件をクリアする必要があります。
①中間システムとしてiPaaS（例、Workato、Anyflow、ActRecipe、DataSpider Servista）があること
②①の中間システムと連携できるワークフローシステムであること
商談では、どの情報をContractS CLMと連携させたいか個別にお伺いしながら具体的な運用案をご提案しております。ぜひお問い合わせください。
SalesforceとContractS CLMを連携させることはできますか？
SalesforceとContractS CLM間では、上記ワークフローシステムとの連携と同様、中間システムとしてiPaaS（例、Workato、Anyflow、ActRecipe、DataSpider Servista）があれば、連携が可能です。
例えば、契約書に必要な相手方の情報や金額などを情報連携させればContractS CLMに仮の契約書を自動作成し、営業側の負荷軽減をはかることも可能です。
▼動作イメージ
