どんなプロジェクトも、予算内で納期通りに完了させるならプロジェクト管理のやり方が重要です。

プロジェクト管理と言えばスケジュールに気を配ることとイメージされがちですが、他にも管理すべき項目は複数あります。

そこで今回は、プロジェクト管理の概要や必要項目、代表的な手法、成功のポイントなどを徹底解説します。

プロジェクトを計画に進めるために必要な情報を凝縮していますので、ぜひ参考にしてみてください。

プロジェクト管理とは

プロジェクト管理とは、人員・物・費用・時間・情報をコントロールしてプロジェクトを計画通りに遂行させる取り組みのことです。

あらかじめ設定した納期や予算に収まる形でプロジェクトを完了させるには、適切なプロジェクト管理が欠かせません。

プロジェクト管理の目的・メリット

プロジェクト管理の主な目的としては、以下のメリットが挙げられます。

クライアントに求められた期日・予算・内容を遵守しながらサービスを提供するためには、プロジェクトの進捗確認と必要に応じた調整が欠かせません。

クライアントの要望を叶えるため、プロジェクト管理としてスケジュール・コスト・人員などの管理を行っているのです。

また、プロジェクト管理では無駄な人員や工程の削減にもつながります。

人件費・外注費における余計な出費の発生が抑えられ、利益を最大化させることも可能です。

行わないと失敗の要因に？プロジェクト管理の意義とは

プロジェクト管理をしないままプロジェクトを進めると、以下のようなトラブルが起こりやすくなります。

上記のトラブルは、いずれもクライアントからの信頼を失うことにつながります。

また、プロジェクト管理をしないとメンバーはプロジェクトの目標・計画・進捗が把握できなくなるため、コミュニケーションが噛み合わなくなり進行に影響が及ぶ恐れもあります。

そのような事態を防ぐことが、プロジェクト管理の存在意義と考えて良いでしょう。

プロジェクト管理の必要項目

プロジェクト管理ではスケジュールをはじめ、様々な項目について管理・調整を行う必要があります。

具体的な必要項目はプロジェクトによって変わりますが、代表例としては以下の5つが挙げられます。

スコープ管理

スコープ管理とはプロジェクト全体の方針を決めるために必要な項目で、プロジェクトの開始時に行います。

具体的にはプロジェクトの目標を設定のうえ、目標の達成に必要な作業や成果物などを定めるといった作業計画を作成します。

これによりプロジェクトで必要なタスクが明確になり、終了後の検証も容易になります。

コスト管理

コスト管理は、予算内でプロジェクトを達成させるために必要な項目です。

まずプロジェクトに必要なコストの見積もりを算出し、その金額を予算として設定・調達します。

なお、後から不測の出費が生じる可能性を考えて予備費を確保しておくこともコスト管理の一環です。

スケジュール管理

スケジュール管理では、決められた期間内にプロジェクトを完了できるようにスケジュールを作成のうえ、管理・調整を行います。

スコープ管理で必要なタスクを洗い出してから、それを開始日・終了日と共に一覧表で示すことから始めます。

プロジェクトが始まったら開始日・終了日などをもとに進捗状況を確認し、現状と当初のスケジュールを比較するというのが基本的なプロセスです。

品質管理

品質管理とは、成果物・納品物に関するクライアントの要望や求められている品質基準を明確化し、それを実現するための計画を立てることです。

成果物・納品物の品質をどのように確保・測定するかを計画し、必要に応じて検査項目を設けたチェックシートなども作成します。

そして品質基準を遵守できるようにチームメンバーへの理解を促し、各自が必要な作業を行うように働きかけます。

実際の作業や工程の中で品質確保の効果が得られない要素があると判断した場合は、必要に応じて正すこともあります。

リスク管理

どれだけ入念に計画を立てても、途中で不測の自体が発生する可能性をゼロにはできません。

そのため、不測の事態に備えたリスク管理も必要です。

リスク管理では、まずプロジェクトの進行中に起こり得るリスクを想定して各リスクの対処方法を決定します。

また、リスクの発生確率と影響度に基づき対処の優先順位を決めておく必要もあります。

そのうえで、プロジェクトの進行中はトラブルが発生したら事前に定めた方法で対処したり、新たに発見したリスクへの対処を考えたりすることも重要です。

プロジェクト管理を行う手順

プロジェクト管理の必要項目は理解できても、「どの段階でどんな管理を行えば良いのか」が分からず悩む方も多いのではないでしょうか。

ここでは、プロジェクト管理を行う際の基本的な手順を解説します。

プロジェクトの目標を設定する

プロジェクト管理で最初に行うべきは、プロジェクトの目標設定です。

前述した「スコープ管理」にあたるフェーズで、一般的には品質・コスト・納期という3つの観点から目標を定めます。

複雑なプロジェクトや大規模なプロジェクトの場合は、目標設定に際してロードマップを作成する場合もあります。

タスクを洗い出す

プロジェクトの目標を明確に定めたら、その目標を達成するためのタスクを洗い出します。

例えばクライアントに依頼されたシステムの機能要件を洗い出す、システム導入までのスケジュールを作成するなど、必要な工程とそれに伴う作業を挙げていきましょう。

タスクの優先順位を決める

洗い出したタスクの優先順位も決めます。

目標の達成において必要性の高いものから優先順位と納期を設定し、スケジュールに落とし込みましょう。

また、納期と併せて各タスクを誰に割り振るのかも決める必要があります。

メンバーごとの適正や能力などを参考として、適切なボリュームで割り振りましょう。

進捗を監督する

プロジェクトマネージャーは進捗状況に合わせてその都度必要な措置を講じる、または計画を修正しなければなりません。

タスクや目標の期限と現状の進捗状況を照らし合わせ、遅れが生じているようなら対処しましょう。

進行の遅延における主な対処法としては、他のメンバーにフォローしてもらったり新たなメンバーを追加したりといった手段があります。

各メンバーと積極的にコミュニケーションを取りながら、進捗状況やトラブルを円滑に・迅速に把握できるようにしましょう。

プロジェクトを評価する

プロジェクトの進行中でも、一度現状を振り返り必要に応じて軌道修正を行いましょう。

もちろんプロジェクトの完了後もプロジェクトの管理や進行に関して評価を行い、今後のプロジェクトをより円滑に進めるための参考とすることが大切です。

プロジェクト管理の手法に関する基礎知識

プロジェクト管理に使える手法は複数ありますが、どんな手法を採用するかを決めるにあたって身につけるべき知識があります。

ここでは、プロジェクト管理の手法に関する基礎知識や主な手法の特徴について解説します。

PMBOKについて

PMBOKとは「Project Management Body of Knowledge」の略称で、プロジェクト管理の世界的な標準として浸透しているものです。

アメリカの非営利団体「PMI」が作成しており、プロジェクト管理における標準的なプロセスやベストプラクティスなどがまとめられています。

どんなプロジェクト管理にも応用が利く知識を網羅できるため、実際にプロジェクト管理を実施する前に目を通しておくのが望ましいです。

ガントチャート

ガントチャートとはプロジェクト管理の代表的な手法の1つで、タスク・担当者・日時をグラフ状で示したものです。

縦軸にタスク・横軸に日時を配置したスケジュール表の中に、担当者の名前とタスクに費やす期間を示すグラフを配置します。

シンプルな構成なので作成が簡単なことに加え、タスクや担当者ごとの進捗と全体像が一目で把握できます。

簡単にプロジェクト管理を行う手法を求める場合、効率的に全体のスケジュール管理を行いたい場合などにおすすめです。

カンバン

カンバンは「To Do」「進行中」「完了」という3つの枠を用意し、進捗状況に合わせてタスクを枠の中に振り分けるという手法です。

現在どんなタスクが進行中で、どんなタスクが完了済みなのかといった情報を簡単かつ明確に把握できます。

ただし、タスクの数が多いと進捗の管理が難しくなる他、タスクごとの工数や優先順位までは確認できないことはデメリットです。

カンバンを用いたプロジェクト管理は、チームメンバー間でタスクを共有したり、チーム内での連携が重要となるプロジェクトに適しています。

WBS

WBSは「Work Breakdown Structure」の略称で、「プロジェクト」という大元から「タスク」を分岐させ、さらに各「タスク」から必要な「作業」を分岐させてツリー状にしていく手法のことです。

タスクを構造化できるため容易に工数を把握でき、スケジュールを立てやすくなります。

また、タスク同士の関連性も把握できるため優先順位を確認しやすく、全体的な作業効率の向上にも期待できます。

ただしWBSを作成するにはタスクごとの優先順位を把握のうえ整理しなければならず、時間がかかります。

そのためWBSは、タスクの優先順位を正しくつけたい場合や工数を見積もりたい場合に適した手段です。

プロジェクトを成功に導く管理のポイント

効果的なプロジェクト管理を行うには、いくつか重視したいポイントがあります。

プロジェクト管理における重要なポイントは、以下の通りです。

最新の情報を迅速に共有する

様々な関係者が連携しながら進める必要があるプロジェクトでは、常に最新の情報を共有できる環境を整えなければなりません。

情報共有が遅れると、関係者間で進行における認識の齟齬が生まれ、プロジェクトの進行に支障がでる恐れがあります。

そこでおすすめな手段が、ドキュメントの作成・共有からバージョン管理まで可能なツールの活用です。

過去にどんな事態が生じて、現在はどのような状況になっているのかを自ら発信したり確認したりといったことが容易になります。

プロジェクトに必要な作業を細分化のうえ管理する

プロジェクトの過程には数々の作業が含まれており、プロジェクトマネージャーはすべての作業におけるプロセスを管理する必要があります。

そのため、プロジェクト管理を実施する前に必要な作業を細分化し、それをタスクとして設定する工程は欠かせません。

タスクを明確に定めたうえで担当者を割り振れば、後で進捗状況が管理しやすくなります。

メンバーにマルチタスクを課すことは避ける

メンバーにタスクを振り分けるにあたって、各メンバーの能力を最大限に活かしてもらうためにも「シングルタスク」を意識しましょう。

複数のタスクを振り分けると、タスクに費やす集中力が分散してしまい結果として効率の低下を招く恐れがあります。

やむを得ず1人のメンバーが複数のタスクに関与する場合は、タスクが重複しないようなスケジュール調整が重要です。

リスク管理も忘れない

どんなプロジェクトでも、リスク管理は怠らず実施するべきです。

事前にリスクを想定のうえ対処法を策定することに加え、プロジェクトの進行中も常にモニタリングしながらリスクの発見に努めたり、関係者とコミュニケーションを取りながらリスクに対する意識を高めたりしましょう。

予算管理を徹底する

プロジェクトでは「目標の達成」と同等に、「予算内・期限内の達成」も重要です。

プロジェクトの予算は事前に見積もっておくことに加え、進行中も計画していた予算と照らし合わせながら実際のコストを常に管理しましょう。

プロジェクトの成功率を高めるならITツールを活用した管理もおすすめ！

プロジェクト管理を適切に実施することで、成果物・納品物の品質の確保、期日・予算内での達成、利益の最大化といった効果が見込めます。

具体的に何を管理すべきかはプロジェクトによって異なりますが、基本的にはスコープ管理・コスト管理・スケジュール管理・リスク管理などが基本的な項目となっています。

とはいえプロジェクトマネージャーは多数の項目に気を配りながらプロジェクトが円滑に進むように取り組む必要があるため、自力での管理は効率性が低下しやすいことが難点です。

近年はドキュメントの作成～共有まで可能なツール、大人数のメンバーでのコミュニケーションが可能なツールなどプロジェクト管理に役立つITツールが多数あるため、これらを活用するのもおすすめです。