ナレッジマネジメントツールには様々な種類があり、導入するにも自社に合ったものが分からずツール選びの段階から進めない方も多いのではないでしょうか。

今回はナレッジマネジメントやそのツールに関する基礎知識をご紹介するとともに、おすすめのナレッジマネジメントツールを11個ご紹介します。

ナレッジマネジメントに活用できるツールをお探しの方は、ぜひ参考にしてください。

ナレッジマネジメントとは

ナレッジマネジメントは直訳すると「知識管理」を意味する用語で、ビジネスでは自社の知識やノウハウを管理する取り組みのことです。

具体的には、チームや個人が業務を通じて培ってきた知識・知見・技能・ノウハウなどを社内全体で共有・活用できるようにします。

これにより、企業のとしての成長促進や競争力の低下を防ぐといった効果が得られます。

ナレッジマネジメントの目的ややり方については以下で詳しく解説していますので、併せてご覧ください。

▶関連記事：ナレッジマネジメントとは？基礎知識や事例などわかりやすく解説

ナレッジマネジメントのメリット

ナレッジマネジメントに取り組むことで、以下のようなメリットを得られます。

属人化の解消

特定の業務に関するナレッジを個人やチームだけが有していると、その業務を適切に遂行できる人材が限られてしまう「属人化」につながります。

とはいえ、業務が多忙だと個人・チームだけで情報共有の体制を整えることは困難です。

そこでITツールを用いたナレッジマネジメントに取り組めば、簡単な作業で業務のナレッジを社内全体に共有することが可能です。

これにより、効率的に業務の属人化対策を行えます。

業務改善と効率化

優秀な従業員が持つナレッジを他の従業員に共有できれば、他の従業員のスキルアップにつながります。

これによりチーム全体の業務効率・クオリティが向上し、生産性の改善に期待できます。

品質の均一化

業務の属人化対策としてナレッジマネジメントに取り組めば、普段はその業務に携わっていない従業員でも一定以上のクオリティで業務を行えます。

複数の従業員で業務を分担しやすくなり、人員に対して業務量が多くなった場合もペース・クオリティを落とさずにこなすことが可能です。

意思決定の向上

事業を長く続けるほど、自社に多くのナレッジが蓄積されていきます。

そこでナレッジマネジメントとして過去の膨大なナレッジを整理・分析すると、過去のナレッジに基づいた的確な経営戦略を策定でき、事業の未来に関する意思決定が容易になる点もメリットです。

ナレッジマネジメントツール（システム）とは

完全に自社の力だけでナレッジマネジメントに取り組むと、決して小さくない手間がかかるうえに効果の面でも懸念が残ります。

そこでおすすめな手段が、ナレッジマネジメントツールの活用です。

ナレッジマネジメントツールとは、自社のナレッジをより効率的に蓄積・活用するための機能に特化したITツールです。

ナレッジマネジメントツールにはテンプレートなどを使って簡単にナレッジを登録できたり、検索機能で膨大なナレッジの中から必要な情報を即座に引き出せたりといったメリットがあります。

ナレッジマネジメントツールの種類

一口にナレッジマネジメントツールといっても複数の種類があり、自社の目的や現状の課題に合ったものを選ぶ必要があります。

主なナレッジマネジメントツールの種類は、以下の通りです。

ナレッジマネジメントツールの機能

ナレッジマネジメントツールに搭載されている機能としては、以下のようなものが挙げられます。

製品ごとに搭載されている機能の詳細は異なりますが、基本的にどの製品も多様な機能が搭載されており、効果的・効率的なナレッジマネジメントをサポートしてくれます。

ナレッジマネジメントツールを導入する流れ

ツールを導入しながらナレッジマネジメントを進めていく基本的な流れは、大きく4つのプロセスに分けられます。

ここでは、ナレッジマネジメントツール導入の基本的なプロセスについて解説します。

①自社の課題の棚卸

ナレッジマネジメントは、あくまで業務の効率化やクオリティの向上などを実現するための「手段」です。

まずは自社が抱えている課題を洗い出し、その課題解決には何を実現すべきかという目標を定めましょう。

②活用業務、対象の選定

目標を明確化させたら、どんな業務のナレッジを管理・共有するかを検討します。

すべての業務に対応させるとなれば膨大なコストと時間を費やすことになり、それに見合った効果が得られるとも限りません。

優先的に解決すべき課題や目標の重要度に合わせて優先順位をつけ、その優先順位を踏まえてナレッジマネジメントツールを導入する業務を選びましょう。

③ツール選定

対象業務が決まったら、実際に活用するツールを選定します。

自社の課題や操作性など、多角的な視点で自社に最適なナレッジマネジメントツールを選びましょう。

具体的な選び方については、後ほど詳しく解説します。

④活用促進のためのレクチャー

ナレッジマネジメントツールが決定し、導入したら従業員に活用してもらうためのレクチャーが必要です。

ツールを導入する目的や活用するメリットといった「ツールの価値」に関すること、ツールの使い方などを従業員へ共有する説明会を実施しましょう。

ナレッジマネジメントツール選びのポイント

ナレッジマネジメントツールは非常に多くの製品があり、その中から自社に合ったものが簡単に見つかるとは限りません。

自社に合ったナレッジマネジメントツールを見つけやすくするには、以下のポイントを意識した選び方が大切です。

自社の課題にあったツールであること

ナレッジマネジメントツール選びで最も重要な点は、自社の課題を解決し得る機能を搭載しているかどうかです。

自社の課題に合わないツールを選んでしまうと、効果が現れないうえにコストや時間を無駄に消費する結果となりかねません。

明確化した自社の課題を解決できるナレッジマネジメントツールのタイプを選択し、そのタイプに該当する製品を絞り込み、詳細な情報も踏まえて比較検討すると良いでしょう。

使用部署にとって操作性が良いこと

機能はもちろん、ナレッジマネジメントツールの操作性も重要なポイントです。

多機能なツールは利便性が高いように思えますが、操作性が複雑になりがちですべての従業員が扱えないリスクを伴います。

できるだけ単純な操作でナレッジを登録・検索でき、シンプルなUIで操作に迷いにくいツールを選ぶのがおすすめです。

ナレッジマネジメントツールのおすすめ11選

ここでは、特徴や料金プランと共におすすめナレッジマネジメントツールを11個ご紹介します。

上述したポイントと併せて、ナレッジマネジメントツール選びの参考にしてみてください。

Google Workspace

Google Workspaceは、Google社が提供しているグループウェアです。

メールの他、リアルタイムで共同作業ができるドキュメント・スプレッドシート機能やオンラインミーティング機能、カレンダー機能など多彩な機能を利用できます。

デバイス・ブラウザの種類に関わらず使えるため、テレワークを取り入れている企業にもおすすめです。

flouu

flouuは、プライズ株式会社が提供しているクラウド型情報共有ツールです。

文書による情報共有に特化しており、リアルタイムでの同時編集やチャットでのコミュニケーションができます。

また、ドキュメントやコメントなどを横断的に検索できる機能や閲覧状況の見える化で、ナレッジ共有の加速もサポートします。

esa

esaは合同会社esaが提供している情報共有ツールで、「チームで情報を育てる」をコンセプトとして開発されました。

共有する情報に書き途中であることを示す機能を備えており、不完全な情報もメンバーへ素早く共有して業務のスピード感を高めることができます。

Scrapbox

ScrapboxはNota株式会社が提供している情報共有ツールで、複数人が同時かつリアルタイムに書き込める社内Wiki系のツールでもあります。

フォルダではなくページ間リンクで階層化する仕様となっており、リンクは単語を”[]”で囲むだけという簡単な操作で作成できます。

Zendesk

Zendeskは、メール・電話・WEBの受付フォームなどあらゆる窓口からの問い合わせに関する課題解決をサポートする、複合型のカスタマーサービスツールです。

問い合わせ窓口となっているすべてのチャネルでツールやプロセスを共有でき、顧客情報を一元管理できます。

NotePM

NotePMは、テンプレートを使いながら業務手順・マニュアル・FAQなどを簡単に作成できる社内wiki系のツールです。

画像の他、動画も添付して視覚的に情報を共有することもできます。

Notion

Notionはプロジェクト管理・スケジュール管理・社内wikiなどの機能を搭載したドキュメントツールです。

ナレッジ・タスク・データベースといった用途に合わせてドキュメント作成ができ、ドラック&ドロップの簡単操作で管理できます。

kintone

kintoneはクラウド型の業務改善プラットフォームで、日報・スケジュール管理・問い合わせ管理・顧客管理などに活用できるアプリをプログラミング不要で作成できます。

アプリ内でコメントを書き込むなどのコミュニケーション機能も搭載されており、社内での情報共有にも役立ちます。

Qast

Qastは、Q＆Aやメモで社内のナレッジ共有が可能なツールです。

いわゆる「知恵袋」感覚で使えて、UIや操作性もシンプルなため誰でも質問や回答を投稿できます。

また、Q&Aやメモの投稿数や反応数で投稿者にスコアが付与され、各メンバーが情報共有でどれだけ貢献できたかが可視化されることも特徴です。

DocBase

DocBaseは、社内の文書やメモを一元管理できる情報共有ツールです。

メモに関しては入力補助機能が充実しており、ITツールの扱いに慣れていない人でも簡単に作成することができます。

時系列に沿ってメモを並び替えて表示できるため、必要な情報を迅速に引き出せます。

NIKKEI The KNOWLEDGE

NIKKEI The KNOWLEDGEは、日本経済新聞が提供しているナレッジ共有ツールです。

日経電子版・専門誌・WEB媒体などから日本経済新聞が厳選した質の高い情報を、チーム内で簡単に共有できます。

特定の業界や企業に関するコンテンツに絞ったり、自分で設定したキーワードを元に情報収集ができることもポイントです。

契約業務のナレッジシェアに特化したツールとは

契約業務においてもナレッジマネジメントに取り組むことで、属人化の解消・業務効率化といった効果の他、契約書内のリスクチェック精度の向上にもつながります。

契約業務の場合、より確実に高い効果を狙うのであれば契約業務に特化したツールの導入がおすすめです。

Contracts CLM 

ContractS CLM（コントラクツシーエルエム）は、契約業務に特化した管理ツールです。

契約業務の相談、作成、申請、承認、締結、相手方への締結依頼、格納、管理台帳、期限管理といった契約のライフサイクル周りをカバーしたシステムであるためツールを使い契約業務を進める中で、ナレッジが自然と蓄積されます。

蓄積されたナレッジは、過去の契約の経緯から未来の同様の契約での交渉方法を共有したり、法務相談の回答を共有してQ&Aとして活用したりすることができます。全社で1つのナレッジを共有しながらビジネスを進めることも可能です。

▶ContractS CLMの概要資料はこちらでダウンロード可能です

ナレッジマネジメントにはツール活用が必須！比較検討して最適なツールを導入すべし

ナレッジマネジメントツールは、ナレッジマネジメントの効率や効果の確実性を高めてくれる重要なツールです。

製品によってドキュメント作成・共有機能やFAQ機能など多種多様な機能が搭載されているため、まずは自社の課題や目標を明確に定めたうえで最適なものを選びましょう。

「契約書の作成から管理まで効率化させたい」「契約プロセスを誰が見ても分かるようにしたい」といった契約業務の改善なら、契約業務特化のナレッジマネジメントツールがおすすめです。