経緯を追うのが大変？Slackでの契約業務の課題を解消するCLM活用術

やり取りが端的に行えるチャットツールは、多様な働き方が共存する現代で業務効率を最大化するために重要な役割を果たしています。しかし、課題になるのが、やり取りの経緯が分散し後日振り返った際に経緯を把握しにくいことや、メンションやチャットを見逃し、タスクの把握を妨げる可能性があることです。

特に契約書関連業務でチャットツールを使い、依頼や相談のやり取りを行うと、後日同じような契約案件が発生し見直したいときやトラブルが発生した際に経緯を追うことが難しい、通知を見逃して作業の漏れが発生し契約開始までのリードタイムが伸びてしまうといった課題が生じます。しかし、普段からチャットツールをメインの連絡手段として使う企業では特定の業務のやり取りだけをメールで行うとなると仕事が増え、かえって非効率になってしまうところ。

そこで、デメリットを解消しながら業務改善ができるSlackを活用した契約業務の構築についての例、課題の解決方法、契約ライフサイクルマネジメントシステムとのSlackからの依頼・相談機能についてご紹介いたします。

基本的な契約業務のフロー

一般的に、契約は商談が完了した後の商品の受け渡し/サービスの開始前、ビジネスの途中に発生し、売買契約、雇用契約、システム利用契約などあらゆるビジネスの形態で契約は行われています。

まず、契約業務の全体像をつかむため、手順と合わせてどのようなフローになるのか、部門間の動きを図でお見せします。

一般的な契約業務の手順

商談が成立
事業部や法務担当者が契約書の作成を行う
作成方法に不明点がある場合は作成前に相談を挟む場合も
作成した契約書の審査を行う
自社が不利な条件になっていないか、法的に誤りがないかなどを法務へ審査依頼を出します
相手先へ契約内容の交渉を行う
承認の申請
申請者は案件に合った適切なフローを選び申請を出します
自社側押印の申請を行う
相手先へ押印依頼を出す
紙締結であれば製本、郵送、電子締結であればメールなどでURLを共有するなど、締結口の案内を出します
締結後の契約書を保管、管理
法的に定められた形式、保管期間で保管管理します

Slackを使用する場合の契約業務のフロー

では、Slackを使用した場合に契約業務のどの部分でどのような課題が発生するのでしょうか。

商談が成立
事業部や法務担当者が契約書の作成を行う
作成方法に不明点がある場合はSlackで作成前に相談を挟む
依頼の初期段階に関わる情報がSlackのスレッド上に蓄積
作成した契約書の審査を行う
自社が不利な条件になっていないか、法的に誤りがないかなどをSlackで法務へ審査依頼を出します
審査に関わる情報が、Slackのスレッド上に蓄積
相手先へ契約内容の交渉を行う
承認の申請
申請者は案件に合った適切なフローを選び申請を出します
自社側押印の申請を行う
相手先へ押印依頼を出す
紙締結であれば製本、郵送、電子締結であればメールなどでURLを共有するなど、締結口の案内を出します
締結後の契約書を保管、管理
法的に定められた形式、保管期間で保管管理します

Slackを使う場合、通知の多さに誤って既読にしてしまい依頼を紛失、作業もれが発生したり、チャンネルに未参加でメッセージに気づかなかったりとタスク漏れのリスクを伴います。

Slackを活用する時の契約業務上の課題

Slackは、メッセージのやり取りやファイル共有が容易で、メインのコミュニケーションとして利用している方が多いかと思います。

しかし、チャットと契約業務を組み合わせると実務上、下記のような課題が生じます。

経緯が追いづらい

取引に何かトラブルが発生し契約の経緯をたどりたい場合や、場所に過去の契約と似た契約を締結するために参考にしたい場合、検索窓に引っかかりそうな語句で入力します、

関連するスレッドが多数あり、どこに探したい情報があるか探し出す非効率な作業と時間が発生します。

また、やり取りの文章内に検索語句が入っていない場合もあり、経緯情報を正確に素早く取り出すことは難しいです。

経緯がばらけやすい

相手先との交渉、審査などそれぞれの工程を進めるにあたって、期間が空いたり案件を複数同時進行をしていると、だんだんとどこでどのやりとりを行っていたのか把握が難しくなっていきます。

誰が今ボールを持っていて、何が原因で処理が止まっているのか分かりづらく締結までのロスタイムが発生します。

作業漏れが発生しやすい

社内のやり取り含め通知を複数受け取っていると、契約業務に関連する連絡も見逃す可能性があります。何かのタイミングで一旦作業依頼のメッセージを既読にすると、情報が流れてしまうため処理漏れが発生し締結までの長期化につながります。

このように様々なデメリットがあります。しかし、契約業務のみSlackから離れて使い慣れたツールを使わず別のツールを利用するとなると、契約書の作成依頼を行う事業部側の負担増になり浸透しなかったり、かといって依頼を受け取る側が管理するとなると転記、リマインド業務が増えたりと非効率です。

契約業務を効率化するポイント

Slackを使い業務を増やさず課題を解決するには先にあげた課題を解決する４つのポイントが重要です。

ポイント

依頼導線はSlackのまま維持する
経緯が流れず集まるようにする
作業が完了するまで通知が残る
仕事のボールを誰が持っているのかを明白にする

Slack上にはC、Dを解決する方法が未だないため、情報を貯める、仕事を可視化でき、通知の機能のある場所を使うことが解決法として有効です。

電子契約の普及が進み、自社内でも電子締結システムの整備がすすんでいるという方も多いかと思います。そこで、更なる業務改善のステップとして契約情報を貯めておく契約管理システム上とつなげることでA〜Dの課題を解決することができます。

では、Slackとどのように契約管理システムが連携するかContractS CLMを例に再現していきます。

ContractS CLMとSlackを活用した業務の流れ

ここでは、Contracts CLMをもとにSlackからの連絡導線を維持したまま効率化した契約業務イメージを説明します。

契約書を作成する前に相談から行う場合

ContractS CLMでは、契約書がない場合、契約書テンプレートがない場合など、法務相談からSlackでの依頼導線を設けることが可能です。

相談時に伝える事項をフォーム形式で設定でき、宛先もあらかじめ設定しておくことができます。依頼元の方は、フォームにしたがって入力をすることで依頼時に何を伝えればいいのか分からない、どこに伝えればいいのか分からない。といった迷いなく相談ができます。

受け手側は、相談時に必要な情報を一度で収集できるため、情報を複数回やり取りしなくてはならなかった時にくらべ、無駄なコミュニケーション工数を削減できます。

また、相談の後に契約書を作成することとなった場合、相談履歴と契約書、バージョン履歴、やり取りの履歴、社内の押印承認、相手先への押印申請が１か所に紐づくこととなります。Slackで相談、契約についてそれぞれ追う必要はありません。

契約書のやり取りをチャット上で始めるパターンも多いかと思います。そのような場合、経緯がチャット上にたまり、後で追うことが難しくなります。

しかし、Slackと連携させておくことで契約書を作成する前のやり取りも作成後のやりとりも一緒に蓄積、管理することができます。

契約書作成から行う場合

商談が成立（メール）
事業部や法務担当者が契約書の作成を行う（Slack→ContractS CLM）
作成方法に不明点がある場合はSlackで作成前に相談を挟む
依頼の初期段階に関わる情報がSlackのスレッド上に蓄積
作成した契約書の審査を行う（ContractS CLM）
自社が不利な条件になっていないか、法的に誤りがないかなどをSlackで法務へ審査依頼を出します
審査に関わる情報が、Slackのスレッド上に蓄積
相手先へ契約内容の交渉を行う（メール）
承認の申請（ContractS CLM　or ワークフローシステム)
申請者は案件に合った適切なフローを選び申請を出します　　
ワークフロー機能とAPI連携をすることで重複作業を省くことが可能
自社側押印の申請を行う（ContractS CLM　or ワークフローシステム)
ワークフロー機能とAPI連携をすることで重複作業を省くことが可能
相手先へ押印依頼を出す（ContractS CLM)
紙締結であれば製本、郵送、電子締結であればメールなどでURLを共有するなど、締結口の案内を出します
締結後の契約書を保管、管理　（ContractS CLM)
法的に定められた形式、保管期間で保管管理します