ノウハウ DXとは？業務に導入するメリット・課題・方法・ポイント
DXとは？業務に導入するメリット・課題・方法・ポイント
効率化や生産性向上を考える時、DXという言葉を見聞きする機会が増えました。
そもそもDXとはデジタル化や他の似た言葉と何が違うのでしょう。
本記事では、業務DX化を図るメリット、ポイントや注意点を、進め方や成功事例と共に紹介します。
日本の現状と日本ならではの課題についても取り上げています。
DXとは
デジタルトランスフォーメーションの略で、英語でDigital Transformationと書きます。
DTと略すとプログラミング用語と区別がつきづらく、英語圏ではtransformationのtransをXと略すことが多いことからDXと表記します。
DXという言葉を聞いたことのある方なら、「デジタイゼーション」「デジタライゼーション」という言葉を聞いたこともあるのではないでしょうか。どちらも「デジタル化」というニュアンスは含みますが、何をデジタル化するのか異なります。
DX（デジタルトランスフォーメーション）の意味、DXと似た言葉の意味をあわせて解説します。
デジタイゼーション
社内の業務効率化のためにデジタルツールを用いてデジタル化することです。
デジタライゼーション
社内だけではなく、外部やビジネス戦略も含む業務フローのデジタル化です。
デジタルトランスフォーメーション
スウェーデンの大学教授エリック・ストルターマンによって提唱された概念です。
経済産業省によると「企業を取り巻く環境の変化に対応し、データとデジタル技術を用いて顧客や社会のニーズを知り、新しい製品・サービス・ビジネスモデルを生み出すと共に、組織や業務プロセスや企業風土に変革を起こして競争力を強化すること」と定義できます。
デジタルトランスフォーメーションは、デジタル技術で人々・社会に利便性を与えることを目的とします。デジタイゼーション、デジタライゼーションを経て実現すると言えるでしょう。
世界のDX化状況
「世界デジタル競争力ランキング」は、デジタル技術の利活用能力について技術、将来への準備、知識の3つの点で評価しており、結果を見ると、日本より海外はDXが進んでいると分かります。
ランキングトップは3年連続アメリカ（2020年時点）で、シンガポール、デンマークと続きます。
総務省｜令和3年版 情報通信白書｜国際指標におけるポジション
香港が第5位、韓国が第8位という結果から、アジアでもDX化が進んでいる国・地域とそうでない国に差があるようです。
日本は、調査対象国63ヶ国中27位、主要先進国（アメリカ、イギリス、カナダ、フランス、ドイツ、イタリア、日本）の中では第6位です。
日本におけるDX化の現状
経済産業省が2021年に発表した「デジタル・トランスフォーメーションによる経済へのインパクトに関する調査研究」によると、約6割の企業が実施していないと回答しています。ただし、大企業は約4割の一方、中小企業は約7割と企業規模による違いが見られます。
また、業種でも大きな違いがあります。
例えば、情報通信業は約45％に対し、サービス業などは約16％にとどまります。
商業・流通業全体では約25％ですが、商業・流通業の中でも金融業・保険業の約45％はDXに取り組んでいます。
DXが浸透していない業種の回答をみると、医療・福祉は約9％、宿泊・飲食業は約16％、運輸・郵便業は約17％との結果になりました。
総務省｜令和3年版 情報通信白書｜我が国におけるデジタル化の取組状況
日本でDXが推進されている理由
一つ目に、現代では、海外進出したり海外と取引する企業が増えており、海外企業との競争に負けないためには、DXは取り入れるべきと考えられます。
また、新しい働き方への対応としても求められています。
２つ目に、かつて日本が世界の製造シェア50％以上を占めていた半導体の強化も期待されています。
半導体はあらゆるデジタル産業の基盤です。半導体が進化すれば、デジタル技術が発展し、より快適で豊かな生活につながると考えられます。しかし、国内の競争力の低下に伴い、半導体の技術開発は他国と比べ遅れをとっている現状があります。
そこで、デジタルツールの利便性を高めるために、基礎となる次世代半導体の製造・量産が進んでいます。
３つ目に、短期的に見て2025年の崖を解決するためと言えるでしょう。
2025年の崖について引き続きご説明いたします。
2025年の崖とは
2018年に経済産業省が発表した「DXレポート」で触れられた課題です。
組織のDX化にあたっての障害を取り除けないと、2025年以降、1年間に最大12兆円の経済損失が生じる可能性が指摘されています。
障害として以下が挙げられます。
- 部署ごとに異なるシステムが導入されるために、部署を越えたデータ活用ができない
- システムの操作や扱いが難しい
- システムの課題の解決、業務のやり方や進め方の見直しが進まない
2025年の崖を越えるよう、導入済みのシステムを使い続けるもの・廃止するもので仕分け、必要なものをより良く改良することが不可欠です。
- 誰もが使いやすいシステムの活用
- DX化に向けたガイドラインの用意と作成
- システムの導入にかかるコストや使用中に想定されるリスクの軽減策の考案
- DXに強い人材の育成と採用など
上記と並行して、取引先との協力関係を強固にすることも求められます。
日本のDX化の課題
DX化に携わる人材が足りない、コストの問題などで進まないことは想定できるでしょう。
そもそも、DX化を進める目的がはっきりしていなかったり、既存のシステムに原因があることも少なくありません。
実は、DX化が滞るのには日本ならではの理由もあります。
ITリテラシーが低い
FAXでのやりとりが残っているなど、デジタルに切り替える機会を得られなかった業界・企業があります。例えば行政の手続きのために窓口に行かなければならないことなどを想像すると、デジタル化が進んでいないと感じられるかと思います。
アナログな方法を用いることが多いと、ITに関する知識を身につける機会も持てないでしょう。結果、DXに詳しい人材がおらず、自社にメリットがある仕組みを構築するのが難しくなります。
押印が必要な場面が多い
紙ベースのやりとりの多さも、DXを難しくしています。紙の書類だと押印・捺印が必須なことも多いです。
電子契約や電子署名ツールが導入されたとは言え、取引先が対応していなければ紙ベースで対応せざるを得ません。業界に関係なくDXの普及率が上がらない限りは、紙面上のやりとりに押印、という仕組みから完璧に抜け出すことは難しく、ある程度電子と紙との並行運用がされると予想されます。
業務に合わせてツール・システムをカスタマイズしがち
できるだけ自社の業務の手順や性質に合わせたいと考えた場合、したくなるのがツールやシステムの作りこみです。あまりに特定の業務や部署に合わせてカスタマイズしすぎてしまうと、課題が発生した場合にこれまでの労力、費用を考えた結果、新たに代わるツール・システムが見つからないという問題が生じています。
最新のものに変えたくても変えられないことが、アップデートされたツールやシステムに触れられなくします。
業務DX化のメリット
業務DX化のメリットとして5つご紹介します。
生産性や企業競争力の向上
業務にITを導入することで、アナログな方法で進めたり管理していた時よりもスピーディーかつ効率的に業務を進めることができます。
また、自動化できることを自動化していけば、ヒューマンエラーも減らすことができ、質の高い仕事ができるようになると期待できます。
同じ業務を短時間でこなせるようになれば、同じ時間で複数の業務ができるようになります。仕事の質を高めながらあらゆる事業にチャレンジしていくことで、国内での競争力の向上、ひいては国際市場での競争力アップにもつながるでしょう。
新しい製品・サービスの開発に活きる
デジタルツールを上手に用いると、生産性アップだけではなく、業務で取得するデータを一括管理できるようになります。
新たなデータは、新製品・サービス開発のヒントに活用できます。
コスト削減
無駄な業務を省いたりやり方を変えることで、人件費を抑えられます。
新しいツール・サービスの導入にはコストがかかりますが、既存のツールやサービスを無くせないか見直すきっかけにもなります。不要なツール・サービスを止めることで、経費削減も可能です。
働き方改革
執務時間が減れば残業時間も減らせるはずです。
デジタルツールの導入で、リモートワークにも対応しやすくなります。
従業員に還元できる
DXで業務効率化を達成できれば、生産性向上も期待できます。売り上げアップの結果、従業員のボーナスや福利厚生などに反映できるでしょう。
給与の高さや充実の福利厚生は、働きやすさ・働きがいにつながります。人材確保や定着にも一役買うはずです。
DXで業務効率化が期待される理由
3つの理由からDX化と業務効率化の相性は良いと考えられます。
無駄やムラがなくなるため
効率的に正確な仕事ができるようになるためです。
例えば契約締結までを電子化できれば、印刷や郵送といった作業は不要になります。
契約書の内容に誤りがないか自動でチェックする機能もあるので、スピーディーでありながら見落としによる不備のない書類作成も可能です。
組織の内部状況が顕在化するため
作業時間や残業時間、クライアントや消費者からの反応といったデータをチェック・蓄積できるようになります。
従業員によって作業時間に差があるようであれば、ムラが生じるような指示を出していたりマニュアルになっていないか、業務分担は適切かなどを考え、対策ができるはずです。
顧客からの評価が分かると、反応の薄い営業手法を止めたり、需要の高い製品・サービスに注力するなど、成果を期待できる業務に集中しやすくなります。
情報共有が簡単になるため
チャットツールはメールより気軽でスムーズな情報共有を可能にします。タスク管理を同じツール内でできるという利点もあります。
Web会議システムなら、場所を問わないコミュニケーションが実現します。
クラウドで資料を共有するようにすれば、共有し忘れを防止できます。資料の保管や検索も簡単になります。
DX化の理想の進め方
DXの理想の進め方は下記のような５ステップです。
- 課題の洗い出し
- 業務の内容・進め方の確認
- テスト導入
- 導入開始
- 効果測定、見直し、改善
課題の洗い出し
長時間労働が解消されない、従業員間のコミュニケーションが希薄など、自社が抱えていると思われる問題を考えます。
あらゆる部署より意見を集め、具体的にどの部分に課題があるのか、時間がかかっているのかなど定性的、定量的、両方の面で洗い出しましょう。
業務の内容・進め方の確認
業務工程が原因で問題が生じている可能性があるため、省略・短縮できることはないか確認します。
マニュアルが作成されている場合はマニュアルを参照するなど今あるリソースをうまく活用し現状把握を行いましょう。
フロー図を作成し、可視化することも一つの方法です。
テスト導入
DX化で解決したい課題のために導入したツールが必ずしも合うとは限りません。誰もが使いやすいか確かめてから本格的な導入をおすすめします。
トライアルが提供されている場合は、複数部署で実際に触ってみて使いやすいかの使用感を見ることをお勧めします。
チェックリストを作成し、DX化の目的が実現できそうか、また、改善を見込めそうかなど自社の求める基準をチェックします。
導入開始
自社へのメリットが大きいことが予想されたら、本格的に導入します。導入前に稟議が必要とされている場合は、稟議書の作成などの準備も行います。
効果測定、見直し、改善
DX化は体制を整えて運用したら終わりではありません。
上手くいっていること・いっていないことを分析し、効果が出ていないものは新たな方法を試してみる必要があります。
効果が出ているものについても、改善した要因・結果を蓄積していくと、今後の取り組みに活かせます。
DX化成功のポイント・注意点
DX化成功に向けて、何から始めるか、ツールの選び方、従業員へのサポートなどを解説します。
目的を明確にしてから導入する
企業によってDXで解決・改善できることは異なります。企業が抱える課題を洗い出し、DXで叶えたいことを明確にすることで、効果の有無が見えてきます。
複数の課題が見つかることもあるでしょう。全てを一度に解決しようとすると、上手くいかないかもしれません。優先度の高いものから始めましょう。
DXを目的に優先順位をつけることが大切です。
属人性の高い業務から試してみる
優先順位をつけるのが難しい場合、特定の人しかできない業務から始めることをおすすめします。
専門的なスキル・知識が求められる業務は別として、限られた人しかできない業務があると分担しにくく、誰かの負担が大きくなりすぎることが懸念されます。
誰もが着手できる業務が増えると、効率アップを期待できます。結果、人材不足の解消にもつながります。
自社の課題解決につながるツールを選ぶ
導入済みのツールだけでは課題解決に不十分、そもそもシステムの仕様が分かる人材がいないといった場合、既存のツールがDX化を妨げることになりかねません。
新たなツール導入後は、改善が見られたか確かめてください。DX化で実現したいことが長期的に見ないと分からないことは少なくありません。繁忙期が決まっている企業であれば、例えば、前年同月や前月と比較して繁忙期の残業時間は減少しているかなど、短期間で測定できる指標を定期的に見ていくと良いでしょう。
DXの導入にかけられる予算から逆算し、必要な機能・サポートを受けられるものを選定することも大切です。
従業員がツールを使えるようになるためのサポートをする
ツールを導入しても、従業員が使えないとメリットは受けられません。
ツールを使う目的や使い方を最初に説明することが求められます。ツールの導入によって業務の進め方に変更が生じる場合も、説明が必要になります。
社内研修や説明会、マニュアルを作成するなどしてツールを毎日使わない方にも理解を得られるよう、サポートを行いましょう。
DX化で業務効率化が叶った具体例
DXに成功した事例を見ると、メリットや導入方法などがイメージしやすいかもしれません。
株式会社セブン＆アイ・ホールディングスの例
配達効率に課題を感じていました。
そこで、DXを活用し、配送ルートの最適化や受け取り場所・時間の提案などを行うようになりました。結果、配送距離や配送時間の短縮が叶いました。
立命館大学の例
人事に関する業務に課題がありました。
人材情報を一元化するシステムの導入で、業務時間が短縮されました。ペーパーレス化にも一役買っています。
Contracts CLMの活用例
業務拡大に伴い、契約件数が増え、契約締結までのプロセスがアナログだったために、担当者の負担が増大しました。
また、完了までの状況が可視化されていないという課題も抱えていました。
そこで、契約書の作成、締結から管理まで一元管理できるシステムを導入したところ、状況を誰もがひと目で把握できるようになり押印業務のための出社や郵送などが不要となったことで、効率化につながっています。
事業拡大に伴い、契約業務の負担が増加。 DX化で属人的な契約管理からの脱却と業務効率化を実現！
まとめ
デジタル化によって業務効率化などを実現しながら、社会に付加価値のある製品・サービスの提供を目指すDX。
企業によって課題やDXで解決できることは異なります。まずはDXで改善したいことを洗い出してから、予算内で誰にでも操作性の良いツール・サービスの選定を行いましょう。
