以前から手作業で行っていた業務の効率化を図るなら、「業務改善ツール」の活用がおすすめです。

業務改善ツールは実に様々な種類があり、ツールごとにどんな目的に特化しているのか・どんな機能があるのか・料金はいくらになるのかなどが異なります。

そこで今回は、業務改善ツールを12の目的別にご紹介します。

各ツールの特徴だけでなく料金体系も記載していますので、導入を検討している方はぜひ参考にしてみてください。

タスク管理ツール

タスク管理ツールは、業務のタスクの進捗情報を部署内で共有できるツールです。

誰が・いつ・何の作業をしているのかが一目で分かるため、効率的にマネジメントを行えます。

Todoist

Todoist（トゥドゥイスト）は、世界で3,000万人以上のユーザーを抱えるタスク管理ツールです。

かんばん形式でタスクが表示されるため、各タスクの進捗状況を確認しやすくなっています。

機能性がシンプルで、どんなメンバーも操作に悩む心配がありません。

料金

Todoist公式サイト

jooto

jooto（ジョートー）はかんばん形式のタスク・プロジェクト管理ツールで、直感的に使えるレイアウトとシンプルなデザインが大きな特徴です。

基本操作はほとんどドラッグ&ドロップのみで、タスク管理表に付箋を貼ったり剥がしたりする感覚で使えます。

料金

jooto公式サイト

プロジェクト管理ツール

プロジェクト管理ツールは、タスクの割り当て・スケジュール管理・メンバーとの連携機能などプロジェクトマネジメントに役立つ機能が搭載されたツールです。

中には、タスク管理ツールの機能を兼ね備えているプロジェクト管理ツールもあります。

Backlog

Backlog（バックログ）はプロジェクトのスケジュールをガントチャートで可視化でき、どのメンバーも手軽に進捗状況を確認できるプロジェクト管理ツールです。

さらにシステムの不具合情報の記録や修正状況を確認できるバグ管理、ソースコードなどをプロジェクトに紐づけて管理できる機能など、ITエンジニアに嬉しい機能も搭載されています。

料金

Backlog公式サイト

Trello

Trello（トレロ）はボード・カード・リスト・ボードメニューという4つの要素で構成されたプロジェクト管理ツールで、非常に優れたUIが特徴です。

タスクを記録したカードを自由に動かして直感的な操作でプロジェクトを管理でき、カードの自動生成機能も搭載されているためカード作成の抜け漏れも防ぐことができます。

クラウド型で、場所を問わずいつでもアクセスできることも嬉しいポイントです。

料金

Trello公式サイト

コミュニケーション効率化ツール

社内全体や部署内のメンバー同士のスムーズなコミュニケーションをサポートしてくれるのが、コミュニケーション効率化ツールです。

主にチャット形式でのコミュニケーションが可能で、プロジェクトや部署ごとでグループ分けもできます。

Chatwork

Chatworkは国内利用者数がトップクラスのビジネス向けチャットツールで、シンプルな画面構成なので初心者にも扱いやすくなっています。

チャットの他、音声通話やビデオ通話によるコミュニケーションも可能です。

タスクの割り当て・管理機能も搭載されており、タスクの完了時には依頼者に通知されるため業務の効率化も期待できます。

料金

Chatwork公式サイト

Slack

Slackは「チャンネル」というグループに分けてチャットができる、ビジネスチャットツールです。

コミュニケーションの目的に合わせて様々なチャンネルを使い分けることができ、無関係なやり取りが入り混じらず情報の共有・チェック漏れがしにくくなっています。

料金

Slack公式サイト

自動化ツール・RPA

データ入力や集計など、パソコンで行える単純作業を自動化すればさらなる業務効率につなげることができます。

「RPA」というツールを活用すれば、単純作業の自動化が可能です。

【参考】RPAとは？

RPAとは「Robotic Process Automation」の略で、設定すればロボットが単純作業を自動的に行ってくれるツールです。

人間の力では作業時間・スピード・量に限りがあり、膨大な作業を効率的にこなすのは容易ではありません。

RPAなら人間のように疲労によるミスやスピードの低下が起こらず、長時間稼働しても正確な作業を迅速にこなせます。

そのため、事務作業が多くなりがちなバックオフィスで活用されることが多いです。

WinActor

WinActorは、RPAの中でもトップクラスのシェア率を誇るツールです。

業務自動化処理のフローを可視化した「シナリオ」を元に、直感的な操作で自動化を実現できるため、プログラミングの知識がなくても簡単に使いこなせます。

ExcelやWordなど、Windowsで利用可能なアプリとの連携機能も充実しています。

料金

WinActor公式サイト

BizRobo!

BizRobo!はバックグラウンド型RPAで、1ライセンスで複数のパソコンにインストールできるため大規模運用による業務の自動化もしやすくなっています。

規模の異なるプランが豊富に用意されており、パソコンの台数や予算に応じてスモールスタートが可能な点もメリットです。

料金

BizRobo!公式サイト

リモート会議ツール

従来は社内の一室で行っていた会議も、リモート会議ツールを使えば場所・時間を問わずいつでも会議を実施することができます。

リモートワークを推進する企業なら、特に重宝するツールです。

Zoom

Zoomは国内外問わず高いシェア率を誇るリモート会議ツールで、ビジネスはもちろん個人からも多く利用されています。

最大1,000人規模でのリモート会議が可能で、主催者だけが画面に表示されるセミナー向け機能も搭載。

会議内容を自動で書き起こすことも可能なので、議事録作成の手間も省けます。

料金

Zoom公式サイト

Google Meet

Googleが提供しているGoogle Meetは、WEBブラウザ上で簡単に利用できるリモート会議ツールです。

参加者にURLを共有するだけで参加してもらえる利便性の高さも魅力で、同じくGoogleによるサービスであるGmail・スプレッドシート・ドキュメントなどとも楽に連携できます。

料金

Google Meet公式サイト

ペーパーレス化ツール

請求書や納品書といった取引書類・契約書・マニュアルなどを、紙ではなく電子データとして作成・管理できるのがペーパーレス化ツールです。

ペーパーレス化ツールを使うことで、印刷・郵送に伴うコストを削減したり、社内のスペースが書類で圧迫されなくなったりといったメリットを得られます。

GMOサイン

GMOサインは、民間企業だけでなく自治体での採用実績も持つ電子契約向けツールです。

主に契約書の作成・押印・契約相手とのやり取りの電子化が可能で、膨大な契約業務に困っている企業には特におすすめです。

API・LegalForce・Salesforceなど、数多くのシステムと連携できます。

料金

GMOサイン公式サイト

クラウドサインSCAN

クラウドサインSCANは、紙の契約書の電子化・管理に特化したツールです。

書類をスキャンすると「クラウドサイン」への書類情報入力も一貫して実行してくれるため、データ入力の手間も省けます。

取り込んだ書類は様々な条件で検索・参照できるため、契約書の確認が必要となればすぐに探し出すことが可能です。

料金

クラウドサインSCAN公式サイト

ナレッジ共有ツール

ナレッジ共有ツールとは、業務に関わる知識やノウハウなどの「ナレッジ」を社内で共有するためのツールです。

ナレッジ共有を促すことで業務の属人化を防ぐことができ、社内全体の業務効率化にもつながります。

▶ナレッジマネジメントとは？基礎知識や事例などわかりやすく解説

NotePM

NotePMはいわゆる「社内wiki」を作成できるツールで、業務手順・マニュアル・FAQなどをテンプレートを活用しながら簡単に作成できます。

画像や動画も添付できるため、文章だけでは解説が難しいナレッジも分かりやすく共有することが可能です。

料金

NotePM公式サイト

flouu

flouu（フロー）は、社内の情報や文書を集約してメンバー全体に共有できるオンラインワークスペースです。

様々な形式のドキュメントの一元管理、ドキュメントを見ながらのチャットなどが可能で、リアルタイムなナレッジ共有を実現できます。

料金

flouu公式サイト

営業部向けツール

営業業務の支援ツールとしては、「CRMツール」があります。

顧客の個人情報や営業プロセスの進捗状況、問い合わせ履歴などを一元管理でき、効率的な営業活動を支援してくれるツールです。

【参考】CRMとは？

CRM（Customer Relationship Management）は「顧客関係管理」を意味する言葉で、顧客のニーズに合わせた営業活動・マーケティングに欠かせないものです。

自社と顧客との関係性を主軸とした情報管理に特化しており、データを活用しながら顧客満足度の向上につなげられます。

CRMに機能性が似たツールとしてMA・SFAもあり、それぞれ以下のような特徴があります。

Sales Cloud

Sales Cloudは、顧客情報や見込み客への商談情報を管理できるSFAです。

AIを導入していることが大きな特徴で、顧客行動の予測や次のアクションの提案もしてくれるため、顧客満足度だけでなくメンバーの労働生産性向上にも期待できます。

料金

Sales Cloud公式サイト

DealPods

DealPodsとは、商談時に提供する資料・議事録・見積書・契約書などを1つのページに集約し、関係者全員に共有できるツールです。

顧客社側の関係者人数が多い場合によくある、「複雑な意思決定プロセス」「キーパーソンと接触できず商談が遅滞する」といった問題の解決に役立ちます。

料金

DealPods公式サイト

マーケティング部向けツール

マーケティングの業務改善には、先述した「MA」を用いるのが有効です。

見込み顧客が商品・サービスを購入するまでの動きを把握しながら、より強力なマーケティングを実施できるようになります。

SATORI

SATORIは「名前が分かる見込み顧客」だけでなく、自社サイトに訪問した「匿名の見込み顧客」へのアプローチを可能とするMAです。

専門スタッフが使い方や設定方法を案内してくれる手厚いサポート体制で、初心者も安心して導入できます。

料金

SATORI公式サイト

Adobe Analytics

Adobe Analyticsは、自社メディアに訪問した顧客や見込み顧客の行動を正確に計測・分析し、最適な施策につなげるための機能を搭載したツールです。

自社やサイトごとにカスタマイズが必要ですが、Adobeが提供する他のツールと併用すればより戦略的なWEBマーケティングが可能となります。

料金

Adobe Analytics公式サイト

人事部向けツール

人事の業務は書類の回収・配布・確認や人事情報の更新作業、従業員ごとの人事評価などに時間が取られ、メンバーに大きな負担がかかりがちです。

このような業務も、以下のツールを活用すれば効率的にこなせます。

freee人事労務

freee人事労務は、集計した勤怠データや従業員情報を同期して給与計算・年末調整・労務書類作成などが簡単に行えます。

あらゆる人事労務作業を簡単操作で完結させることができるため、人手に余裕がなく専任担当者を配置できない企業にもおすすめです。

料金

freee人事労務

マネーフォワード クラウド社会保険

マネーフォワード クラウド社会保険は、社会保険手続きのペーパーレス化に特化したツールです。

社会保険手続きの書類作成や電子申請に対応しており、届出様式に変更があっても自動でアップデートされるため、自社で確認・変更作業をする手間も不要です。

料金

マネーフォワード クラウド社会保険公式サイト

オンラインストレージツール

業務量が増えればデータやファイルが膨大な量となり、サーバー管理業務の負担も増えたりファイルを探しにくくなったりといった弊害が起こり得ます。

そんな問題を解決してくれるのが、クラウド上にデータやファイルを保管できるオンラインストレージツールです。

Google Drive

Google Driveは、Googleが提供する個人・法人向けのオンラインストレージツールです。

法人向けの有料プランは、「Google Workspace」の中に含まれています。

有料プランでも月額料金に対して利用できるサービスのボリュームが多く、コストパフォーマンスに優れています。

料金

Google Drive公式サイト

セキュアSAMBA

セキュアSAMBAは、セキュリティに特化した日本製のオンラインストレージツールです。

一定時間操作をしないと自動でログアウトする機能、アクセス権限が異なる3段階の利用者設定など、第三者による不正なアクセスや閲覧を防止できます。

料金

セキュアSAMBA公式サイト

法務部向けツール

法務部では契約管理・法的調査・訴訟対応などで膨大な情報や資料を扱う必要があり、労力の負担が大きくなります。

「リーガルテック」のサービスを活用すれば、法務関係の業務をIT技術で自動化・効率化できます。

【参考】リーガルテックとは？

リーガルテックという言葉は「法律」と「技術」を組み合わせたのが由来であり、法律業務のIT技術を活用して新たな価値を提供することを指します。

リーガルテックサービスは電子契約・文書管理・申請出願・訴訟など部分特化型と、複数業務を一つのツールで可能な一貫型の二種類があり、自社に合わせて選ぶことが大切です。

ContractS CLM

ContractS CLMは、クラウド型のCLM、契約マネジメントサービスです。

契約書作成から、承認・締結に係るワークフロー機能、締結、締結後の更新・期限管理、紙契約書のデータ保存、全文検索など契約に関わるプロセスを1システムで行えます。

さらに契約プロセスやステータス、やりとりが可視化されるため、ナレッジマネジメントにも効果的です。

料金

ContractS CLMの特徴はこちら

LegalForce

LegalForceはクラウド型の契約書レビューサービスで、契約書をアップロードするとAIが内容を自動でチェックしてくれます。

人の目では見逃しがちな契約内容のリスクを洗い出し、解説や修正文例を提示するため、契約書の品質を一定以上保つことができます。

料金

LegalForce公式サイト

自社に合ったツールを選ぶ3つのポイント

数ある業務改善ツールから自社に合ったものを見つけるため、以下3つのポイントに注目しながら選びましょう。

スモールスタートできるツールを選ぶ

各ツールの説明だけを見ても、実際に導入してみるまで使用感を把握できません。

しかし使用感が分からないツールを導入していきなり全社へ共有すれば、現場の混乱は避けられないことでしょう。

そのため、無料トライアルや人数単位での導入が可能なツールから試してみると安心です。

すべての従業員が使いこなせるツールを選ぶ

どの業務改善ツールでも、「操作性がシンプルかどうか」を重視して選ぶことが大切です。

機能性に優れたツールでも操作が難しいとマニュアル作成や研修の必要性が生じ、かえって時間やコストの無駄遣いにつながりかねません。

サポートの充実度にも注目する

ツールの使い方や設定方法のレクチャーなど、ツール導入後のサポート体制も注目したいポイントです。

例えばContractS CLMでは、自社ツールの活用事例や新機能の使い方を共有する定期勉強会、電話・メール・チャットによる相談窓口を設けるなどのサポート体制を整えています。

業務改善ツールを導入する流れ

業務改善の成功率を高めるには、ツールを導入するまでの流れも重要になります。

以下の手順を踏み、自社にとって本当に必要なツールを導入して業務改善につなげましょう。

導入前の準備を入念に行うことで、自社の目的に最適なツールをスムーズに導入できるようになります。

自社に合った業務改善ツールで生産性・効率性の向上を

どんな部署においても、「人がやらなくても良い仕事」や「人的ミスのリスクを伴う仕事」は存在します。

そのような業務で無理に人手を費やすと、自社の生産性向上は困難となります。

そこで活用するべきが、IT技術を活用した業務改善ツールです。

タスク管理・営業活動・ペーパーレス化・人事業務・法務業務…など、業務改善ツールの用途は様々です。

まずは自社が抱える課題を見直し、その解決に効果的なツールを導入しましょう。