組織である以上、運営を潤滑化させるために規約を設ける必要があります。
しかし、規約を設定しようにも「どんな内容を規約とすべきなのか」「そもそも規約とは何なのか」など疑問が尽きない方もいることでしょう。

今回は規約とは何か、会則や約款などの違いも含めてわかりやすく解説します。
規約が必要なシーンや定めるべき項目などもご紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。

規約とは「団体・内部組織に関するルール」

「ルール」を差す言葉は数多くありますが、その中でも規約は団体・内部組織に関するルールを指し示す際に使われる場合が多いです。

通常は人同士で協議のうえ決められており、団体や組織によっては最も重要なルールとして扱われます。

いわばその団体・組織内における「憲法」であり、非常に重要な役割を持つ決め事です。

なお、規約の類語としては会則や約款（やっかん）という言葉もあります。

規約と会則の違い

会則は、規約と同じく団体・組織の運営や活動の基本として取り決められるルールのことです。

呼び方以外で規約と異なる部分はなく、上記に該当するルールであればどちらの呼称を使っても問題はありません。
ただし、町内会などの「会」であれば会則、組合などの団体や組織であれば「規約」が用いられるケースが一般的です。

規約と約款の違い

約款（やっかん）とは、事業者が不特定多数と同様の契約をする際に取り決めるルールのことです。

具体的には、同一の自社サービスを不特定多数の顧客へ提供するにあたって契約を取り交わす際の定型的な条約事項とされています。

規約との違いとしては、「法律上の定義があるか」が挙げられます。

規約は法律上定義づけられてはいないため、先述したように団体・組織など内部に関わるルールとされることもあれば、事業者が提供するサービスに関するルールとして扱われることもあります。

後者の場合、「利用規約」と呼ばれるケースが一般的です。

一方で約款は民法548条の2にて、「定型取引において定めるルールとして事業者が準備したもの」と定義づけられています。

定型取引とは、以下の条件に該当する取引のことです。

定型取引において交わされるルールのことは民法上、定型約款と呼ばれていますが約款とはほぼ同意義です。

ただし、一般的に企業と顧客との間で交わされる「利用規約」は法的な観点から約款とみなされることもあります。

規約を利用するシーンの例

団体や組織において、規約は以下のようなシーンで利用されます。

もちろん、上記以外のシーンにも規約の開示を求められる機会は訪れます。

規約を作っておくことで思わぬトラブルを未然に防げる場合もあるため、団体や組織にとって規約は必要不可欠な存在です。

なぜ規約が必要なのか

団体や組織は、参加者が増えれば増えるほど多様な思想が混在することになります。

結果として活動に一貫性が失われるだけでなく、運営状況そのものが危ぶまれる事態となりかねません。

しかし、規約として団体や組織の理念・構成・運営方針など根本的な要素を形にしておけば、上記のようなトラブルは起こりにくくなります。

また、規約があれば第三者が見ても自分たちの団体・組織がどんな存在なのかを明確に把握できるため、社会的な信用を得られるという点もメリットです。

自分たちの理念に賛同してくれる第三者から活動資金の寄付を得たり、会費を管理するための口座を開設したりする際、相手方とのやり取りや手続きがスムーズになります。

規約の作り方に明確なルールはない

規約の内容については法的に決められてはおらず、フォーマットも基本的に自由です。

法人各の団体でも任意団体でも、独自のフォーマットで作成して問題はありません。

ただし、規約作成の主な目的の1つは円滑な活動を図ることです。

そのためにも団体・組織内でできるだけ多くの参加者を巻き込みながら、入念な話し合いで内容を決定しましょう。

また、「根本的なルールだけ定めて内部統制ができれば良い」「将来的に法人化したいので組織を強化させたい」など、将来の展望も加味しながらの検討も重要です。

どの規約にも含めておきたい項目例

規約に含める項目の具体的な内容は目的によって変わりますが、どのような場合でも以下の項目は含めておくと安心です。

各項目は、「第1条」「第2条」…という形で記すとより分かりやすくなります。

それぞれどのような項目なのか、どう設定すれば良いのかについては、以下より詳しく解説します。

団体の名称と所在地

規約の総則部分には、団体や組織の名称・所在地を明記するケースが一般的です。

名称は、活動の目的や内容を象徴または直接的に表す言葉がよく使われています。

所在地については、自宅を事務所としていても専用の事務所を利用していても必ずその住所を明記します。

団体の活動目的や理念

自分たちが何を理念（目的）として活動しているのかを明確にしましょう。

設定する際は理念・目的は何か、その実現に向けてどのような事業・活動を行っているのかを改めて整理します。

抽象的な表現は避けて、誰が見ても使命や目的を理解できるようにできる限り分かりやすく記載することが大切です。

とはいえ無理に一言で記載する必要はなく、複数の目的がある場合はリスト形式でまとめるなどの工夫をしましょう。

団体の活動内容

団体や組織の本来の活動方針を見失わないため、目的に沿って本来の活動内容を記載します。

目的や理念と併せて記載しても良いでしょう。

団体会員に関する規定

団体会員に関する規定とは、団体や組織に賛同する人（会員）の集まりにおけるルールです。

一般的には、以下のような内容についてのルールを定めます。

例えば地域の任意団体なら、会員の対象を「該当地域に住所がある者」といったように定めます。

会員になる方法については「代表者に届け出ること」、脱退する方法については「本人が死亡または申出を行った場合」などと定められることが多いです。

会費については必ずしも徴収すべきとは限りませんが、団体や組織が活動する中で最も確実な調達が可能かつ最も自由に活用できるお金です。

活動内容によっては会費も重要な資金源となるため、必要に応じて設定しましょう。

団体役員に関する規定

組織的な運営ができていることを示すにあたって、団体役員に関する規定も含めることが大切です。

会長・副会長・監事・会計などすべての役職名とそれぞれの人数を明記し、組織の構成を明確に記しておきましょう。

また、役員がどのようにして選ばれるのか、任期はどれくらいなのかも記載が必要です。

特に役員の任期については、再任が可能かどうか、後任者がいない場合はどんな措置を取るのかなどをあらかじめ定めておくと、内部で起こり得るトラブルを回避しやすくなります。

会議の持ち方

会議とは、団体や組織において意思決定を行うために必要な場です。

会議の種別や定員数、議決について定めておきましょう。

種別としては、役員のみで実施する「役員会」と会員も含めて実施する「総会」という2つの会議を設置するケースが多いです。

各会議の定義を明確にし、それぞれどのような事項を決議できるのかを列挙する形で記しましょう。

例えば総会の場合、活動計画の承認・予算の承認・役員の選任・会費の改定などが主な決定事項とされています。

とはいえ内容はあまり限定的にせず、後から列挙した事項以外について決定するための会議が必要となったときに備えて、「その他重要事項に関すること」もつけ足しておくと安心です。

議決については「出席者から過半数の賛成を得る」など、何をもって議決とされるのかを明記します。

組織の運営に関する規定

主に会計・資金源・会計方法・会計年度など、運営に活用する資金やその管理に関する規定です。

資金以外にも、監事に関する規定や規約の変更に関する規定も設定すると良いでしょう。

資金源としては、例えば市民活動を行う団体なら会費・事業収入・寄付・助成金・補助金などが挙げられます。

会費を徴収する場合は、会費の金額・納入方法・期日などの明記が必要です。

会計に関してはどのような決算報告書が必要なのかを明記し、併せて総会による承認も要することも示しておきましょう。

規約の記載例

規約の改定は当事者が合意すれば可能

団体・組織を運営していく中で、規約の改定が必要な場面が訪れる可能性もあります。

例えば自治会の場合、地域の状況や時代の変化で実際の活動内容と規約内容が合わなくなり、活動に伴う負担が大きくなります。

その対処として、規約の改定を実施するケースは多いです。

規約を改定する場合、団体・組織でもあらかじめ規約で定めている方法で実施します。

方法は団体・組織によって異なることもありますが、一般的には会員の納得を得られるように会議を実施するなど民主的な観点で定められています。

例えば、改定の必要性が生じたら役員会で規約改正について提案し、その後は総会で会員へ改正前・改正後の規約案を提示して承認を得るなどの方法です。

規約の改定方法について定めておかないと、意見が分かれて内部での争いに発展する恐れがあります。

将来的な改定の可能性を考慮し、一般的な議決の他に規約改定に関する議決のルールも別途定めておくことをおすすめします。

規約は目的に合った作り方が重要！

規約とは、一般的に団体・内部組織の運営に関する様々なルールを形にしたものです。

「会則」とほぼ同意義ですが、「約款」は法的な定義づけの有無という違いがあります。

規約の作り方について明確な決まりはありませんが、団体の名称や所在地・会員の資格・役員・会議の持ち方・組織の運営などに関する項目は含めておきましょう。

また、将来的な規約改定の可能性も考え、通常の会議とは別に規約改定のための議決に関する規定も定めておくと安心です。

どのような団体・組織であっても、運営の円滑化に規約は必要不可欠な存在となります。

電子契約を導入した際にも規約の更新が必要です。忘れがちな業務ですので定期的なチェックをおすすめします。