ノウハウ電子契約システムのワークフロー機能とは？役割と機能を解説

更新日:2024年10月17日

投稿日:2023年08月30日

電子契約システムのワークフロー機能とは？役割と機能を解説

現代のビジネス環境では、業務の高速化と効率化が求められるため、契約業務の効率化にお悩みの方も多いと思います。

特にリモートワークの増加により、物理的な契約書の管理はさらに困難になりました。このような課題を解決するためのソリューションが、電子契約システムのワークフロー機能です。

この記事では、ワークフロー機能の基本的知識や導入メリットについて、基礎から詳しく解説します。また、電子契約サービスを導入する際に注意すべきポイントや、実際の導入事例も紹介しています。

電子契約システムのワークフロー機能とは？

ワークフロー機能とは、業務プロセスを自動化・効率化するためのシステムやソフトウェアの機能を指します。具体的には、ある業務実行の了解を得るために権限者へ申請し、権限者は申請された内容を確認し、否認、承認といった決裁を行うことを言います。

ワークフロー機能を持つ電子契約システムでは、電子締結機能に加えて押印申請、承認、押印申請といった回覧の生じる業務も1つのシステム内で行うことができます。

ワークフロー機能を用いることで、各ステップが透明化され承認者情報といった証跡を残した運用が可能になります。

ワークフロー機能があると、契約書が各関係者に自動的に送られ、確認や修正、承認が行われます。それぞれのステップでの進捗状況をリアルタイムで把握できるため、紙回覧の場合と比較し滞留フォローがしやすくリードタイムの短縮が可能です。

最終的な契約締結フェーズでは、デジタル署名機能を活用してオンラインで署名を行います。物理的な場所に依存することなく契約締結が可能になり、遠隔地にいる相手との契約もスムーズに進行します。

また、ワークフロー機能は、適切な設定により特定の業務ルールに準じた契約運用も可能です。

ワークフロー機能がついているシステムを利用する5つのメリット

ワークフロー機能がついている契約管理システムを利用することには、主に以下の5つのメリットがあります。

メリット1.承認フローが電子化されることで業務を効率化できる

ワークフロー機能を持つステムでは、承認、締結がオンラインで完結します。

紙媒体を使った従来の方法では、物理的な書類の作成、提出、保管、送付などが必要であり、相応の時間と手間が必要でした。また、各過程で遅滞や紛失のリスクもありました。

しかし、電子契約システムによりこれらのプロセスをデジタル化することで、業務効率化とリスクの解消を実現できます。

メリット2.承認ルートを設定できる

ワークフロー機能があれば、自社のルールに沿った固有の承認ルートを設定することができます。これにより、各契約書が適切な担当者により確認され、誤りのない契約締結が可能となります。

企業内部の異なる部門や役職の間で適切な承認プロセスを維持することが容易になり、契約の質と効率を高めます。

また後述するように、特定の契約にアクセス制限を設けることにより、担当者以外が契約書にアクセスすることを防げるため、情報流出リスクを軽減することも可能です。

メリット3.未承認の契約書を送付するリスクを減らせる

ワークフロー機能では、契約が適切に承認されるまで次のステップに進まないよう設定できるため、誤って未承認の契約書が送付されるリスクを大幅に減らすことができます。

この機能は、誤った情報が第三者に送られることを防ぎ、その結果生じる可能性のあるリーガルリスクも低減させる点にもメリットがあります。

メリット4.コーポレートガバナンスを強化できる

ワークフロー機能がついた契約書管理システムの利用には、コーポレートガバナンスを強化するメリットもあります。

例えば、契約プロセスの進捗や関与者の情報がリアルタイムで可視化されるため、透明性の向上と責任の明確化を実現でき、情報の改ざん等の不正行為を防止できます。

仮に不正行為やミスが発生した場合も、詳細なログにより迅速かつ正確に対応することが可能となります。

このように、ワークフロー機能を使用することで、企業の信頼性やイメージを保ちつつ、組織内の適切な意思決定とリスク管理を支えることができます。

メリット5.リモートワークに対応できる

ワークフロー機能がついた契約書管理システムの利点のひとつとして、リモートワークに対応する能力が挙げられます。

リモートワークでは従業員が地理的に分散して働くため、紙媒体での契約書の作成や承認などのプロセスに遅延が生じる可能性がありました。

電子契約とワークフロー機能を組み合わせることで、場所を問わずにスムーズな契約作業が可能となり、従来のオフィス環境に依存することなく契約プロセスをオンライン上で完結させることができます。

電子契約システムのワークフロー機能のデメリット

電子契約システムのワークフロー機能のデメリットは、既存のワークフローシステムから乗り換える場合運用の変更が必要であることです。

運用の変更に伴い、社内の説明やマニュアルの改訂コストを上回るメリットがそのシステムの導入で叶うのかシステム選定の段階で検討することで導入に成功することとなります。

電子契約サービスを導入する際に注目すべきポイント3つ

ここまでは、電子契約システムのワークフロー機能の概要や導入メリットを解説しました。

実際にワークフロー機能を持つ電子契約システムを導入するにあたっては、以下の3つのポイントに注意しながらサービスを比較することをおすすめします。

ポイント1.承認ルートを柔軟に設定できるものを選ぶ

最初のポイントは、柔軟に承認ルートを設定できるかどうかです。承認ルートとは、契約書が最終的な承認を得るまでに経由するべき人々や部署のことを指します。

例えば、同格の権限者を並列に承認ルートのステップに選択し、設定した権限者のどなたかが承認すると次のステップに進めるようにできたり、閲覧者を追加し状況をリアルタイムでフォローしたい方が状況をいつでも追えるように設定できれば複雑な承認ルールが存在した場合でも対応できるでしょう。

ポイント2.アクセス制限機能があるものを選ぶ

企業が扱う契約書は様々で、特にM&Aに関わる契約書や人事関係の契約書は限られた方の目に触れるように情報管理を行う必要があります。情報のセキュリティを確保し、リスクを最小限に抑えるために、アクセス制限機能をもつ電子契約システムを選ぶようにしましょう。

契約書ごと、フォルダごとといったように柔軟にアクセス制限のできるシステムを選ぶことで、特定のユーザーだけが重要な契約情報にアクセスできるようになり、情報の誤用や不正利用を防止し、契約の安全性と機密性を保つことができます。

また、アクセス制限機能は、企業のコンプライアンス遵守にも貢献します。規制や業界の標準に従って適切にアクセス制御を行うことで、企業は法的な問題や罰則を避けることができます。

ポイント2.ツールを１つにまとめるか連携ができるものを選ぶ

最後に、契約に関わる業務が１つのシステムで複数できるもの、理想は法務相談、契約書作成、レビュー、承認申請、締結、管理がすべてできるものか、それぞれの機能が分かれていたとしても各ツールの連携ができるものが理想です。

というのは、１つの業務で複数のツールが存在し互いに連携していない場合、同じ情報を転記する２重入力のデメリットや手入力によるミスが起き、システムを導入することでかえって非効率になってしまうためです。

これを防ぐには、業務ツールをまとめることでツール内で情報連携が図れるようにしたりといった整合性を担保することが重要です。

ワークフロー機能つき電子契約システム

近年はワークフロー管理の専用システムも提供されていますが、より契約業務に特化したワークフロー管理を行うためには、ワークフロー機能のついた電子契約システムの導入がおすすめです。

『ContractS CLM』は、契約書の「作成・交渉・レビュー・承認・締結・更新(変更)・管理」という全ての工程を完結できるシステムです。

①契約書作成・交渉・レビュー

Microsoft Wordを用いて作成した契約書をテンプレート化できるため、次回以降の契約書作成をスピーディかつ正確に行うことができます。

ダッシュボードからは自分のタスクと期限を一覧でき、チームメンバーのタスク状況も把握可能です。さらに、契約書同士の関連付けや添付ファイルの管理、スレッド形式のコメント機能など、契約管理の効率化を支援する機能が豊富にあります。

外部共有ルームでは、URLを利用して契約書ファイルの共有やコメントのやり取りが可能で、社外とのやり取りも一元管理できます。また、AIレビューツールとの連携も可能で、契約書の条文一覧や解説などを閲覧・活用することができます。

②承認・締結

承認フロー設定では、企業や部署、契約書に応じて押印申請・承認をクラウド上で完結でき、ガバナンス強化とトラブル回避を実現します。

承認ステップは必要な数だけ増やすことができ、1つのステップ内に並列で複数のメンバーを設定したり、チームを設定することも可能です。そのチームに所属する誰か1人が承認すれば、ステップ完了としたり、並列で設定したメンバーのうち誰かが承認したらステップ完了することも可能です。

承認申請時、任意の承認者を追加することや、承認フローに特定の印章を紐づけることで押印のミスを防止することも可能です。