ノウハウ 契約書管理台帳とは？契約書を管理する必要性と具体的な方法を解説
契約書管理台帳とは？契約書を管理する必要性と具体的な方法を解説
契約期限の把握に四苦八苦している、または契約書の検索に時間がかかりすぎている、といった課題は多くのビジネスパーソンが直面している問題です。
このような場合、正確な契約の履行による企業信頼性の向上と、業務の効率化という観点から、契約管理台帳の導入がおすすめです。
今回は、契約書管理台帳の役割と、契約の管理が必要な理由について詳しく解説します。また、契約管理台帳の作成方法や、管理する上で注意すべきポイントも紹介します。
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契約書管理台帳とは？
契約書管理台帳とは、取引に関わる契約書を一元的に整理・管理するためのツールや体系のことをいいます。
契約はビジネス活動において重要な要素であり、契約書は取引パートナーや顧客との関係を明確にするための基本的な文書です。そして、契約書管理台帳によって契約書を整理・管理すれば、効率的な契約書管理を実現できます。
契約書管理台帳には、契約書の基本情報（契約名、当事者、締結日など）だけでなく、契約内容や細部の情報、関連するドキュメントのリンクなどを記録することが一般的です。さらに、契約書のステータスや進捗状況、更新の必要性なども管理台帳に記載されます。
契約書管理台帳の主な目的は、契約書の整理と管理の効率化です。契約書が一元管理されることで、契約書の検索性と一覧性が向上し、必要な情報に迅速にアクセスできるようになります。
また、契約の期限や更新日を把握し、重要なスケジュールを見逃さないようにすることも重要な役割です。
適切に整理された契約書管理台帳は、業務効率化やリスク管理に貢献し、ビジネスの信頼性を高めます。組織内での契約書の管理を強化するために、契約書管理台帳の導入を検討してみる価値は十分にあるといえるでしょう。
契約書の管理が必要な理由3つ
ビジネス活動と契約は切っても切れない関係にある一方、契約書管理台帳を作成していない企業が多いのも事実です。
では、どうして契約書管理が重要といえるのでしょうか。以下からは、契約書管理の必要性について解説します。
理由1.契約履行ミスを防ぐため
契約書は取引やパートナーシップにおける基盤となる重要な文書です。そのため契約書の管理は、契約条項や条件の正確な把握により履行ミスを防ぎ、ビジネスの信頼性を保つために不可欠といえます。
契約書には双方の権利と義務が明記されており、契約当事者がこれらを遵守することで円滑な取引が行われます。契約書の管理により、期限や納品条件などの重要な情報を見落とすことなく把握し、契約違反や遅延を防止する必要があります。
このように契約書の管理は、ビジネスパートナーや顧客との信頼関係を築き、ビジネスの成功につながる重要な業務といえるでしょう。
理由2.業務効率化のため
契約書の一元的な管理は、業務の効率化に大きく貢献します。
契約書が散逸したり、探すのに時間がかかると、業務の遅延や混乱が生じる可能性があります。契約書管理台帳により適切に管理すれば、契約書の探索時間を短縮し、業務の効率を向上させることができます。
デジタルの契約書管理システムを導入すると、契約書の電子化や一元管理が可能となり、契約書の検索や参照がさらに容易になります。また、バージョン管理や更新の把握もスムーズに行えます。
これにより、業務プロセスが効率的に進行し、時間と労力を節約することができます。
【関連記事】契約書データベース化のメリットとデメリット。手順と解決できること
理由3.リスクマネジメントのため
契約書の管理は、企業の法的・財務的リスクを最小化するためにも重要です。
契約書には契約当事者間の権利や義務、リスク分担が明記されているため、不正確な契約書や重要な情報の見落としは企業にとって重大なリスクとなりえます。
契約書を適切に管理すれば、リスクを早期に発見し、適切に対応できるようになります。また契約書の内容を評価し、潜在的なリスクを特定することで、事前に対策を講じることも可能です。
契約書の適切な管理によって、企業のリスクマネジメントを強化し、安定したビジネス運営を実現しましょう。
契約書を管理する方法
ここまでは、契約書管理台帳の概要や、契約書管理の重要性について解説しました。
以下からは、契約書管理台帳を作成する具体的な方法について解説します。
方法1.エクセルで管理する
Microsoft社のエクセルは、契約書の管理においても広く利用されています。
エクセルで契約書管理台帳を作成することで、契約書の基本情報や重要な項目を記録し、必要な情報を検索・整理できるようになります。また、フィルタリングやソート機能を利用すれば、契約書の一覧性を確保することも可能です。
契約書管理にエクセルを利用するメリットとしては、初期費用がかからず、カスタマイズ性が高いという点が挙げられます。
しかしエクセルで契約書を管理する場合には、新たな契約が増えるごとに手作業で情報を更新する必要があるため、情報漏れのリスクがある点に注意が必要です。
また、エクセルの操作に精通している担当者がいなければ管理が難しくなります。そのためエクセルでの管理は属人化のリスクを生むことになり、担当者が退職すると情報が引き継がれないという事態を招きかねません。
さらに、データのセキュリティ性が弱く、アクセス制限や権限管理が難しいという点も注意が必要です。
そのため契約書管理台帳としてエクセルを使用する場合は、これらのデメリットに対する適切な対策を講じる必要があります。
方法2.電子契約・契約管理システムを導入する
電子契約システム、契約管理システムとは、契約書をデジタル形式で管理し、電子的に署名や承認を行うためのオンラインツールです。
クラウドベースのプラットフォームにより契約書の作成・配布・署名・保管などのプロセスを効率化でき、契約書管理台帳機能を備えていることが一般的です。
電子契約システムを利用して作成された契約書は、すべてプラットフォーム上で管理できるため、契約書管理台帳を新たに作成する必要はありません。
また、取引相手等から紙の契約書が送られてきた場合でも、スキャナ機能をもつ電子契約システムであれば、すべての契約書をひとつのプラットフォーム上に統合できます。
システムの導入には初期費用や学習コストがかかることもありますが、大量の契約書を効率的に管理し、セキュリティを確保するためには効果的な方法です。
契約書管理をする際の注意点3つ
ここまで紹介したように、契約書の管理は企業の業務効率化・信頼性向上に不可欠な業務ですが、いくつか注意しなければならない点があります。
以下に紹介する点に留意したうえで、より効率的かつ効果的な契約書管理を実現しましょう。
注意点1.リマインダーを設定する
重要な契約期限や更新期日を見逃さないために、リマインダー機能を活用しましょう。
契約書管理システムやカレンダーアプリなどを利用し、契約に関連する重要な日程を事前に設定することで、契約期限の延長や更新手続きを逸することなく契約履行をスムーズに行うことができます。
注意点2.情報の検索性と一覧性を高める
契約書の内容を素早く把握するためには、情報の検索性と一覧性を確保することが重要です。
契約書管理システムやデータベースを活用して、契約書に関する情報を適切にタグ付けしたり、カテゴリ分けしたりすることで、必要な契約書を迅速に見つけることができます。
また、定期的に契約書の一覧や概要をまとめたレポートを作成することで、会社全体の契約状況の把握や分析が容易になります。
注意点3.アクセス制限を設ける
情報漏洩や不正アクセスを防止するために、契約書へのアクセス制限を設けましょう。
機密性の高い契約書や個人情報が含まれる契約書には、必要最小限の関係者だけがアクセスできるように制限をかけることが重要です。
パスワードやアクセス権限の設定、二要素認証などのセキュリティ対策を実施し、情報の漏洩や不正利用を防止しましょう。
多くの電子契約システムには高度のセキュリティ機能が備わっているため、自社でセキュリティ対策を構築する必要はありません。
電子契約システムを導入するメリット3つ
エクセルなどを用い、自社で契約管理台帳を作成することも可能ですが、より効率的に契約書管理を行うためには専門サービスの利用がおすすめです。
ここからは、電子契約システムサービスを導入することにより得られるメリットについて詳しく解説します。
メリット1.リマインダーを設定できる
電子契約システムでは、重要な契約期限や更新日などの重要事項に対してリマインダーを設定できます。
リマインダー機能が自動的に期限を監視し、契約関連の重要な日程を通知してくれるため、重要な期限を逃すことなく契約を管理できます。
リマインダーの活用により、契約期限の見逃しや遅延によるリスクを最小限に抑えることで、企業の信頼性向上を実現することが可能です。
メリット2.契約書管理が楽になる
電子契約システムを導入することで、大量の契約書を一元的に管理できます。
従来の紙ベースの契約管理では、契約書の整理や保管に多くの時間や手間がかかりましたが、電子契約システムを使用すれば契約書のデジタル化と一元管理が可能です。
契約書はクラウド上のデータベースに保存されるため、必要な契約書を簡単に検索・閲覧でき、キーワードやカテゴリーなどの検索機能を活用することで、必要な契約書を迅速に見つけることも可能です。
さらに、契約書のバージョン管理や履歴の追跡も容易に行えるため、変更履歴や修正箇所の確認もスムーズに行うことができます。
メリット3.セキュリティガバナンスを強化できる
契約書には企業や個人の機密情報が含まれる場合があるため、契約書のセキュリティを確保することが非常に重要です。
電子契約システムでは、高度なセキュリティ対策が施されているため、アクセス制限や暗号化などの機能を活用して情報のセキュリティガバナンスを強化することができます。
また、システム内でのアクセス権限の管理やログの記録により、不正なアクセスや情報漏洩のリスクを最小限に抑えられます。
さらに、電子契約システムはクラウドベースで提供されるため、データのバックアップや災害対策も効果的に行うことができます。
電子契約システムを導入する際には、そのシステムが実装しているセキュリティやバックアップ体制、導入実績などを参照するようにしましょう。
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まとめ
契約書管理はビジネスにおいて非常に重要であるため、契約書管理台帳を作成して効率的に契約書を管理するようにしましょう。
適切な契約書管理を実現すれば、契約履行ミスを防ぎ、業務の効率化を図り、法的・財務的リスクを最小限に抑えることが可能です。
契約書管理には、エクセルでの管理や電子契約システムの導入など様々な方法がありますが、特に大規模な契約管理には電子契約システムの導入が有効です。
重要な期限を見逃さないためのリマインダー設定、情報の検索性と一覧性を確保するための一元管理、情報漏洩防止のためのアクセス制限といった観点からも、契約管理システムは契約管理の最適化に大いに寄与するでしょう。
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