「契約書管理の方法に悩んでいる」

「契約書管理規程を作成したいが、どのような内容にすべきか分からない」

契約書管理にお悩みの方で、このようにお考えの方はいませんか？

今回は、契約書管理規程の目的や重要性、具体的な内容について詳しく解説します。

また、契約書管理規程の作成方法や運用方法のほか、おすすめの契約書管理方法も解説します。

契約書管理規程とは？

契約書はビジネス取引の際に様々な権利や義務を明確にし、双方の合意を言語化した重要な文書であるため、適切な管理が必要です。

そこで、企業や組織が契約書の取り扱いに関する手続きやルールを明確にするために作成するのが契約書管理規程です。

契約書管理規程には、契約書の作成、承認、保管、更新、破棄といった過程が統一的に記載され、関係者がこれに従って取り扱いを行うことが求められます。

具体的な内容は後ほど詳しく解説しますが、どの部署や担当者が契約書の草稿を作成するか、承認の際にはどのような階層の確認やサインが必要か、保管場所や期間はどうするか、契約更新・破棄の方法など、具体的な手順や責任範囲が規定されることが一般的です。

契約書管理規程を作成することで、契約書の取り扱いに関する混乱やミスを防ぎ、ビジネスの透明性や信頼性を高めることが期待されます。

契約書管理規程の目的と重要性

契約書管理規程の目的は、主に①契約書の管理と保存の効率化、②契約リスクの管理という2点にあります。

以下から詳しく内容を解説します。

①契約書の管理と保存の効率化

契約は現代ビジネスの中心となる枠組みであるため、契約書管理規程はビジネスの信頼性と透明性を保つために必要不可欠です。

契約とは、ある特定の条件のもとで双方が一定の約束を交わすものであり、その内容がきちんと管理・保存されていなければ、後日のトラブルの原因となり得ます。そのため、契約書の管理と保存の方法を明確にすることは、組織の健全な運営にとって非常に大切です。

組織が増大し、多様な事業やプロジェクトが進行する中で、それぞれの部署や担当者が独自の方法で契約書を管理していると、情報の一貫性が失われ、重要な約束事を見落とす可能性が高まります。また、契約書の場所や保管方法がバラバラであれば、必要なときにすぐに参照できないという問題も生じる可能性もあります。

こうした事態を避けるために、契約書管理規程によって管理と保存の方法を組織全体で統一することで、迅速かつ的確な対応が可能になります。

②契約リスクの管理

契約には多岐にわたる条項や約束事が含まれており、それらを適切に把握・管理しなければ、法的リスクや業務上のトラブルが生じる可能性があります。

契約書管理規程を通じて、契約の内容や期限、さらには関係する権利義務について常に把握し、関係者に適時共有することが必要です。

契約書は企業活動の基盤であり、法的拘束力を持つ重要な文書です。契約の違反や履行の遅延などの問題が発生すると、企業にとって大きな損失や信用失墜を招くことがあるため、このリスクを予防・軽減する必要があります。

契約書管理規程の内容

契約書管理規程の具体的内容を定める際には、各企業の実情に照らし、弁護士などの専門家の意見を交えながら作成する必要があります。

以下からは契約書管理規程の主な内容について、具体例を挙げつつ解説します。

①契約書の作成・受領に関する規程

自社で契約書を作成する場合や、契約相手方から契約書を受領する際の規程です。

契約書の形式や書式を統一することで、契約書作成時の業務を効率化し、その後の管理や検索性を向上させることができます。

具体的には、ファイル名の命名規則、使用する書式やテンプレートの定義などをしておけば、よりスムーズな契約書作成・管理が可能となります。また、どの契約書がこの規程の対象となるのか、例えば外部取引先との契約書のみか、社内間の合意書も含むのかなども明確に定義します。

②契約書のレビュー・承認に関する規程

契約書が完成した後のレビュー手続きや承認フローを明確にすることで、業務の効率と透明性を確保します。

重要な契約や金額が大きい契約の場合、上層部の承認を必要とするか、特定の部署の確認が必要かなど、契約書の種類や条件に応じた承認フローを設定します。

③契約書の締結に関する規程

契約締結の際の具体的な手続きや必要な書類、署名の方法を定めます。

電子署名を利用する企業の場合、電子署名を使用する場合のルールや対応する契約書の種類もここで明確にします。なお、従来通りの署名・押印と電子署名を併用する場合、電子署名に特化した規程を置く必要があります。

具体的には「文書」や「押印(記名)」といった表現を「電子文書(電磁的記録)」「電子署名(電子サイン・電子印鑑)」に置き換えたものを追加することが必要です。

④契約書の更新・変更に関する規程

契約期間が終了する前や特定の条件変更が生じた際に、既存の契約をどのように更新や変更するのかの手続きを記載します。

自動更新がある契約の場合には定期的に内容の精査を行うことや、自動更新がない場合にはどの段階で更新すべきか判断するのかなどの目安も記しておくといいでしょう。

⑤契約書の管理に関する規程

契約書の適切な保管やアクセス管理は、情報の機密性や整合性を保つ上で極めて重要です。

この項目では、どのような場所やシステムで契約書を保管するのか、誰がアクセスできるのか、定期的なバックアップの方法やタイミングなど、契約書の日常的な管理に関するルールを設けます。

⑥契約書の破棄に関する規程

契約の有効期限が終了したり、保管期限が経過した契約書は、適切に破棄する必要があります。

このセクションでは、破棄のタイミングや方法、必要な書類や手続きなど、破棄に関する詳細なルールを明記します。

契約書管理規程の作成方法

ここまで解説したように、効果的な契約書管理は組織の業務効率向上やリスク回避の観点から極めて重要です。

以下に契約書管理規程を作成・運用する際のステップを詳細に説明します。

ステップ1.契約書管理担当者の決定

契約書管理の効率化と一貫性を実現するため、責任者や部署を明確に設定します。

この担当者や部署は、契約書の作成から保存、更新、破棄までの全ての過程を監督し、関連する問題や疑問を解決する役割を担います。

法務部など特定の部署に契約書管理専門の担当者を配置することが望ましいといえますが、業務が属人化してしまうリスクもあります。

ステップ2.契約書管理台帳の作成

次に、契約書管理台帳を作成します。

契約書管理台帳は取引の契約書を中心に整理・管理するツールであり、契約の基本情報や内容、関連ドキュメントリンク、ステータス、更新の必要性などを記録します。

目的は契約書の整理と効率的な管理にあり、適切に契約書管理台帳を作成することで、情報の検索や確認が容易になります。また、契約の期限や更新日を把握して重要なスケジュールを管理し、ビジネスの信頼性や業務効率を高めるとともに、リスク管理の観点からも重要です。

▶関連記事：契約書管理台帳とは？契約書を管理する必要性と具体的な方法を解説

ステップ3.契約の棚卸

既存の契約書を全て集め、内容や期限、現状を確認します。

この棚卸の過程で、期限切れや古い契約、不要となった契約書の整理や更新が必要な契約の特定を行います。

ステップ4.契約書管理規程の作成

前述の情報を元に、組織に最適な契約書管理規程を策定します。

この際、各部署や役職の意見やニーズを取り入れながら、実際の業務フローに合わせた規程を作成することが重要です。

ステップ5.契約書管理規程の周知・徹底

規程の策定だけでなく、それを組織内の全員が正しく理解し実践することが必要です。

そのため、規程の公開、関連する研修やセミナーの実施、定期的なレビューと更新など、規程の周知と徹底を図る取り組みを実施します。

まとめ

今回は、契約書管理規程の概要や目的、具体的な内容や作成方法について解説しました。

契約書管理規程を策定することで、契約書管理を効率化し、契約リスクを軽減することが可能です。これらの目的を達成するためには、契約書管理規程の内容として、作成から管理までの一連のフローを網羅的に記述する必要があるほか、責任の所在やリスク顕在化時の対応も記しておく必要があります。

ただし、紙の契約書を利用している以上、時間的・金銭的コストの節約や、リスクの軽減には限界があります。そこで、より高度な効率化やリスク軽減を求める場合には、電子契約化と専用ソフトの導入がおすすめです。

契約書の管理にお悩みの方は、この機会に契約の電子化を検討してみてはいかがでしょうか。

▶関連記事：【第2回】契約ライフサイクル管理の観点で考える「契約マネジメント」ーリーガルテック先進国の現在