2022年に施行された電子帳簿保存法の改正により、納品書の電子保存が可能となりました。

これにより、2024年1月1日以降の納品書は電子データから紙に出力して保存することができなくなります。

今回は納品書に焦点を当て、電子帳簿保存法に則った保存方法や保管期間、電子化するメリット、電子化する方法などについて徹底解説します。

電子帳簿法が納品書にもたらす影響を知りたい方、自社にベストな納品書の保存方法を見つけたい担当者の方は、ぜひ最後までご覧ください。

納品書とは？

納品書は商品などを取引先へ納品した際、業者側が発注者側に対して発行する書類のことです。

詳細は後述しますが、主な内容としては納品した商品などの品名・数量・代金といった情報が記載されています。

請求書と内容が似ている一方で、代金の支払いを依頼する意図をもって発行されるものではありません。

ただし国税庁が挙げている事項を記載していれば、請求書の役割を兼ねた納品書を発行することも可能です。

納品書発行の法的義務はない

商品の提供にあたって、多くの業者は納品書を発行しています。

しかし、法律上は業者側に発行する義務はありません。

それでも納品書を発行する業者が多いのは、「スムーズに取引を行い、後からトラブルに発展することを防ぐ」という目的があるからです。

名前や数量などの情報が記載されている納品書があれば、注文者は商品が注文通りに届いたかどうかを一目で確認できます。

また、事前に発行される見積書の内容通りに商品が納品されなければ、契約不履行としてトラブルに発展する恐れがあります。

つまり納品書は、「注文者に対する思いやり」と「自社が契約を履行したことを証明する」という役割を持つ重要な書類なのです。

なお、注文者側は受け取った納品書を一定期間保管しなければならないと法律で定められています。

【関連記事】会社で扱う書類の保管期間一覧！保存・処分のルールと負担を減らすアイデア

納品書の記載項目

納品書の記載項目は法律で定められていませんが、どの業者が発行した納品書も基本的な記載項目は同じです。

納品書の基本的な記載項目は、以下の通りです。

発行元の名称

商品などを提供する業者側、つまり納品書を発行した業者の社名または氏名・住所・電話番号などの情報を記載します。

社印は必須ではありませんが、押印する場合は発行元情報の右下で文字に重ねるように押しましょう。

注文者の名称

宛名として、注文者側の社名または氏名を記載します。

発行元情報と同じく、注文者側の住所や電話番号なども併記するケースが一般的です。

発行された年月日

納品書を発行した年月日を記載します。

商品を配達する場合は注文者側に到着する日付を記載することが多いですが、実際の到着日時と一致しなくても問題はありません。

商品やサービスの数量

納品した商品またはサービスの名称と共に、数量も記載します。

それぞれどの商品なのか見分けられるように、固有の商品名や品番なども記載すると良いでしょう。

代金や税額

納品した商品やサービスごとにかかる単価や消費税額です。

金額は改ざん防止のため、先頭に「￥」または末尾に「ー」をつけたり、3桁ごとに数字をカンマで区切ったりしましょう。

合計金額

各商品の代金と消費税額の合計金額を記載します。

納品書に目を通してすぐに把握できるように、発行者または注文者名の下で中央寄りに大きく記載するのが望ましいです。

納品書を保管するべき期間

業者から受け取った納品書は「証憑書類（しょうひょうしょるい）」に該当するため、一定期間の保存が義務付けられています。

保存するべき期間は、以下の通り個人か法人かで異なります。

以下より、各保存期間の詳細と期間のカウント方法について解説します。

個人事業主は5年間または7年間

個人事業主の場合、所得税法第63条で納品書を5年間保存することが義務付けられています。

第六十条第一項（決算）に規定する青色申告者は、次に掲げる帳簿及び書類を整理し、起算日から七年間（第三号に掲げる書類のうち、現金預金取引等関係書類に該当する書類以外のものにあつては、五年間）、これをその者の住所地若しくは居所地又はその営む事業に係る事務所、事業所その他これらに準ずるものの所在地に保存しなければならない。
引用：所得税法施行規則 | e-Gov法令検索 

この5年間とは納品書を受け取った日からではなく、「確定申告期限の翌日から5年間」とされています。

なお、個人事業主だけでなく雑所得で前々年の収入が300万円を超えた人も対象です。

法人は原則7年間

法人の場合、法人税法施行規則第67条の2で納品書を含む「帳簿書類」の保存が義務付けられています。

普通法人等は、前条第一項に規定する帳簿及び前項各号に掲げる書類を整理し、第五十九条第二項（帳簿書類の整理保存）に規定する起算日から七年間、これを納税地（前項第一号に掲げる書類にあつては、当該納税地又は同号の取引に係る国内の事務所、事業所その他これらに準ずるものの所在地）に保存しなければならない。
引用：法人税法施行規則 | e-Gov法令検索 

個人事業主の場合と同じく、保存期間は確定申告期限の翌日からカウントします。

納品書の他、契約書・見積書・領収書など取引で発生したすべての書類を7年間保存しなければなりません。

ただし、法人における証憑書類の保存期間は会社法第435条の4でも定められています。

会社法では、納品書を含む証憑書類は10年保存することを義務付けているため注意が必要です。

株式会社は、計算書類を作成した時から十年間、当該計算書類及びその附属明細書を保存しなければならない。
引用：会社法 | e-Gov法令検索 

納品書の保管方法

納品書を保管する主な方法としては、以下の3通りが挙げられます。

保管方法によってその納品書が公的な書類と認められるかどうかが変わるため、理解を深めておきましょう。

紙で保管する場合

紙で受け取った納品書や自社で作成した納品書の控えは、紙のまま保管しても問題ありません。

ただし紙はかさばりやすく電子データよりも書類を遡ることが難しいため、必要なときにすぐに取り出せるように保管方法を工夫しましょう。

また、水濡れ・破れ・汚損のリスクにも注意が必要です。

スキャナ保管する場合

紙で受け取った納品書をスキャンし、電子データとして保管することもできます。

ただし、電子帳簿保存法ではスキャナ保管に関して以下のような要件を定めています。

参考：スキャナ保存関係｜国税庁

なお、令和6年1月1日以降は以下の要件が不要になります。

電子保管する場合

以下のように電子取引で発行された納品書については、電子データで保管する必要があります。

電子取引とは、メールの送受信や請求システムのアップロード・ダウンロードなど、インターネットを介して納品書をやり取りする方法のことです。

電子保管する場合についても、電子帳簿保存法で要件が定められています。

電子取引の際は電子保存のみ可能

電子取引で発行された納品書に関して注意したい点が、「紙に出力しての保存はできなくなる」ことです。

2022年に施行された改正電子帳簿保存法では電子取引で送受信された納品書はそのまま電子保存しなければならないという決まりになりました。

しかしすべての企業が即時対応できるわけではないため、2年間の猶予期間が設けられており、その間は電子取引の納品書も紙に出力しての保存が認められていました。

猶予期間は2年目となる2024年1月で終了するため、その後は納品書データは電子保存しかできなくなります。

納品書の電子取引が多くなってきた事業者は、早めに電子保存の対応準備に着手することをおすすめします。

納品書も電子帳簿保存法の対象になる？

電子帳簿保存法は、税務関係書類の電子保存に関する要件を定めた法律です。

税務関係書類は大きく分けて「国税関係帳簿」「国税関係書類」「電子取引」の3つがあり、それぞれ以下の書類が該当します。

つまり納品書も電子帳簿保存法の対象であり、要件を満たした電子保存が求められます。

納品書を電子化する方法

納品書を電子化する方法は、以下の3通りがあります。

紙で発行された納品書はスキャン、最初から電子データとして発行するならWordやExcelでの作成または電子化ツールを利用することになります。

まず、(1)紙ベースで作成された納品書をスキャンして電子化する場合、自社で行う場合も外注する場合も、時間的コストが必要となります。特に自社でスキャンする場合、後述するように、スキャナーなどの設備を整え人員教育をする必要などがあり、初期投資が必要となる点にも注意しなければなりません。

どの方法が最適なのかは事業者によって異なりますが、基本的には電子化ツールの利用が最も便利です。

しかし、自社で電子的に作成する場合には情報漏洩リスクが高まる可能性があり、また、電子帳簿保存法が定める要件を満たさない可能性もあります。

したがって、納品書を電子化する方法としては、専用の契約書電子化システムを利用するのが最もおすすめです。

納品書を電子化するメリット5つ

納品書を電子化すると、様々なメリットが生まれます。ここでは、その主なメリットを5つ解説します。

メリット1.電子帳簿保存法への対応

納品書を電子化することにより、電子帳簿保存法への対応が容易になります。

先ほど紹介したように、2022年に施行された改正電子帳簿保存法により、電子取引によってやりとりされた納品書等の契約書類は全て電子的に保存しなければならなくなりました。

宥恕期間(猶予期間)は2023年12月末までとなっているため、2024年1月1日以降はすべての事業者が電子保存に対応しなければなりません。

もし違反すると、電子帳簿保存法などの関係法令により、推計課税・追徴課税、青色申告の取消し、100万円以下の罰金という制裁を受けることとなってしまいます。

現在のビジネス環境では、電子取引を完全に排除することはほとんど不可能であるため、書類を全て電子化して書類管理を一元化しようとする企業が増加しています。

メリット2.ビジネスの効率化と経済性の向上

納品書の電子化によるビジネスの効率化と経済性の向上もメリットといえるでしょう。

電子化により、納品書の作成・発行・保管・検索といった一連の業務が大幅に短縮されるため、人件費や時間コストの削減が期待できます。また、電子化により保管スペースが必要なくなるため、物理的なコストも抑えることができます。

メリット3.環境対策と持続可能性

納品書の電子化は、環境対策としても大きな意味をもちます。

紙の納品書を使わないことで、木材資源の節約はもちろん、紙の製造や廃棄によるCO2排出の削減にもつながります。さらに電子化により紙の保管・管理が不要になるため、オフィススペースの有効活用や無駄なエネルギー消費の削減も可能です。

企業の社会的責任としてSDGs(持続可能な開発目標)遵守が求められている今日、環境に配慮してペーパーレス化を推進することは、企業の大きなアピールポイントにもなりえます。

メリット4.人為的ミスの軽減

人間が手作業で行う納品書の作成や管理では、ミスが生じる可能性があります。

しかし、納品書の電子化によって自動化が進めば、データ入力ミスやファイルの誤った管理といった人為的なミスを軽減することができます。また、電子化により一元管理が可能となるため、納品書の紛失リスクも低減します。

メリット5.検索性の向上

納品書の電子化により、データベースの活用やキーワード検索が可能になります。

これにより、必要な納品書を迅速に検索・取得することができ、紙ベースの納品書に比べて情報の取得速度が大幅に向上します。また、一元的なデータ管理により、情報の整合性も確保できます。

また検索性の向上は、日常業務で大きなメリットを享受できるだけではなく、監査や税務調査のように大量の書類を一度に精査しなければならない場合に大いに役立ちます。

納品書を電子化するデメリット4つ

納品書の電子化に対応すれば様々な面でメリットが得られる反面、以下のデメリットも潜んでいます。

デメリット1.セキュリティリスクを伴う

納品書を電子保存すると、管理体制の不足によるデータの漏えいや不正アクセスの被害に遭うリスクも伴います。

具体的には記録媒体（USBメモリなど）の紛失やウイルス感染、ハッキングによるデータ流出などが起こる恐れがあります。

デメリット2.電子保存体制の導入に時間がかかる

納品書の電子保存体制を導入することで従来の業務フローに変化が生じるため、従業員が抵抗感を抱いたり新しい業務フローに苦戦する可能性もあります。

そのため、社内ルールを設けたうえでそれを周知するためのマニュアル作成も必要です。

電子化ツールやセキュリティツールの検討・導入を進める必要性も考えると、社内で電子保存を実用化させるまでには時間がかかります。

デメリット3.ネットワークの不具合で閲覧できなくなる

電子化した納品書はオフィスのサーバーやクラウド上に保存するケースが一般的ですが、その場合はネットワーク環境に不具合が出ると閲覧ができなくなります。

必要なときにいつでもデータを閲覧できるように、安定したネットワーク環境の構築やデータのバックアップ体制の構築も重要です。

デメリット4.完全な電子化はできない可能性がある

納品書は社外との取引で発行するため、電子化するとなれば取引先の承諾も得る必要があります。

しかし取引先によっては納品書の電子化対応が難しく、従来通り紙での発行を希望される可能性もあります。

電子に一本化するのではなく、紙、電子両方を扱える環境を整備することが現実的な対応方法です。

納品書を電子化する際の注意点と対策

納品書を電子化するメリットは多く存在しますが、同時に注意すべきポイントもあります。ここでは、その主要な注意点とそれに対する対策について説明します。

注意点1.セキュリティとプライバシーを確保する

納品書を電子化する際の最も重要な注意点の一つは、セキュリティとプライバシーを確保することです。

納品書には販売情報や顧客情報など、企業にとって重要な情報が含まれています。そのため、この情報が第三者に漏れることがないよう、適切なデータ保護対策を講じる必要があります。

例えば、暗号化技術を用いた通信や、アクセス制御などの対策が考えられます。また、万が一のデータ漏洩が発生した場合に備えて、定期的なバックアップを取ることも重要です。

注意点2.信頼できるシステムを利用する

納品書の電子化には、信頼できるシステムを利用することが必要です。法令に対応しているシステムを選び、不適切な管理や運用によるトラブルを避けるようにしましょう。

具体的には、法令改正やシステムアップデートに迅速に対応するメンテナンス体制や、長期間の運用実績があることがポイントとなります。

また、自社でシステムを構築しようとせず、信頼できる外部業者に依頼することで、専門的な知識や経験が不足している場合でも安心して電子化を進めることができます。

注意点3.アクセス制限をする

電子保存に伴うセキュリティリスクの対策として、特定のネットワークからのアクセスに制限するIP制限や2段階認証を取り入れるなどデータのアクセス制限を設けましょう。

また、データのアクセスログを記録できるシステムの選定など、データを必要とする人以外にアクセスさせず、監視できる体制を整えることが大切です。

納品書を保管する際のポイント

納品書を保管する際、紙と電子データでは留意するべきポイントが異なります。

紙は電子データよりも保管が容易に思えますが、「何となく」でファイリングをすると保管スペースが煩雑になり、必要な納品書を探しにくくなります。

事業年度別にファイルを分けて発行日順にしまうなどして、整然とした状態で管理することが大切です。

電子データの場合は、まず電子帳簿保存法の要件をよく理解しておきましょう。

要件を満たさずに保管すると、必要なときに納品書データが公的な書類と認められず、かえって対応に手間がかかる恐れがあります。

導入時には電子帳簿保存法の要件に基づく社内ルールを明確に定め、マニュアル化すると良いでしょう。

納品書を電子化するための具体的な方法

納品書の電子化は大きなメリットをもたらしますが、その具体的な手法はどのようなものがあるのでしょうか。

ここでは、自社で行う方法と専門サービスを利用する方法について紹介します。

方法1.自社で電子化する

まず、納品書を自社でスキャンし、それをデータとして保存するという方法です。

この場合、スキャナーなどの読み取り装置とデータを保存・管理するためのシステムを用意し、これらを取り扱える人員を確保・教育する必要があります。

また電子帳簿保存法では、納品書のスキャナ保存に関して以下のように詳細な条件が定められており、これらの要件を全て満たさなければなりません。なお、2023年度税制改正大綱では、「解像度および階調情報を保存すること」及び「スキャン文書と相互関連性を保持すること」は廃止されることとなっております。

また、データのセキュリティも重要な課題となるため、自社で電子化を行う場合には高度な専門的知識が必要となります。

方法2.専門サービスに外注する

次に、納品書の電子化を専門サービスに外注する方法です。

専門のクラウドサービスでは、納品書のテンプレートやレビューツールを備えていることが多く、簡単に納品書を作成することができます。また、オンライン上で納品書の送付が可能となるため、相手方によるレビューも迅速に行うことができるようになります。

また、クラウドサービスは、どこからでもアクセス可能であるため、場所にとらわれずに納品書の確認や管理が可能です。これにより、業務の柔軟性が大幅に向上します。

さらに、納品書のデータ管理も一元化され、検索や整理が容易になります。これにより、データの紛失リスクを減らすとともに、必要な情報を迅速に取り出すことが可能です。

ただし、クラウドサービスを利用する場合は、サービスのセキュリティ対策やプライバシー保護、法令遵守について十分に確認することが重要です。

信頼できるサービスを選ぶことで、納品書の電子化を安心して進めることができます。

今こそ納品書の電子化を進めるチャンス！システム導入で業務効率向上へ

2024年1月からは、電子保存された納品書を紙として出力のうえ保存することが不可能となります。

納品書の電子保存には電子帳簿保存法の要件を理解する必要がありますが、実際に導入すれば業務効率化や人為的ミスの軽減など様々なメリットを得られます。

その際、タイムスタンプの付与や分かりやすいレイアウトによるスムーズな納品書作成など、セキュリティ強化・省力化につながる電子化ツールの導入がおすすめです。

国内でペーパーレス化が加速している現代、納品書の電子化は重要な施策となります。

電子取引の納品書の電子保存が完全に義務化される今こそ、社内で電子化の準備を進めるチャンスです。