ノウハウ 契約審査の受付を一本化する方法とは？法務の案件管理効率化のポイントを解説
契約審査の受付を一本化する方法とは？法務の案件管理効率化のポイントを解説
「契約審査の受付は、法務部門にとって重要な業務ですが、分散した受付窓口を持つことは効率性や統一性の面で課題があります。そのため、契約審査の受付窓口を一本化することは、組織内の効率化を促進し、生産性を向上させる重要な要素となります。
本記事では、契約審査受付の窓口を一本化し案件管理を効率化する方法、メリットとデメリット、契約審査プロセスを改善した事例を紹介します。
契約審査の受付窓口の一本化の重要性
契約審査や法務相談受付において、受付窓口が分散している場合、効率性や統一性の欠如、コミュニケーションの困難さなど、さまざまな問題が発生します。そのため、窓口を一本化することは案件管理上効果的な解決策です。
分散した受付窓口の問題点
分散した受付窓口では、契約審査の受付や情報の管理が困難となります。情報が断片化され、リクエストの追跡や進捗管理が複雑化します。
さらに、各窓口ごとに異なる手順やルールが存在するため、統一性が欠け、誤解やミスが生じるリスクも高まります。
一本化のメリット：効率化、統一性、生産性の向上
受付窓口の一本化には多くのメリットがあります。まず、一つの窓口に集約されることで、これまでメール、チャット、紙面、対面、と複数の手段で依頼されているために案件の洗い出し、抜けもれのチェックが窓口ごとに複数回必要だったところ、窓口が一つになるために案件管理の手間が1回になります。これにより、受付プロセスが合理化され手続きがスムーズになります。
さらに、共通の手順やルールに基づいて受付が行われるため、情報の整理や追跡が容易になり、誤解やミスのリスクが低減されます。
また、一本化によりチーム全体でのコミュニケーションやタスクの共有が促進され、効率的な作業環境が構築できます。
これらの要素により、契約審査の受付窓口の一本化が組織の効率化と統一性の向上に貢献できます。
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契約審査の受付窓口の一本化の方法
効率的な受付プロセスの構築には、適切なツールやシステムの活用が不可欠です。ここではツールを活用して一本化する方法を方法をいくつか紹介します。
メールの活用
社内コミュニケーションでメールを利用している企業にとって導入しやすい方法が、メールテンプレートの活用です。契約審査に必要な情報を網羅したテンプレートを用意し、宛先を統一することで一定均一化を図ることができます。
メリット:
- 依頼の効率化：事前に作成したメールテンプレートを使用することで、契約審査依頼が素早く行えます。また、テンプレートにより一貫した情報や要件が伝達され、ミスや誤解を防ぐことができます。
- 繰り返し業務の効率化：同様の依頼に対し、繰り返し同じ手順を踏む必要がある場合、メールテンプレートの活用により業務の効率化が図れます。
デメリット:
- 情報の抜け漏れ：テンプレートに情報を追加する際に不足や誤りが生じる可能性があるため、注意が必要です。
- 過去の情報の閲覧：入退社・部署異動が発生した際に、過去の審査受付内容へのアクセスができないケースがあります。
チャットツールの活用
例：Slackのワークフロー機能の活用
Slackのワークフロー機能を活用した審査受付は、その後のリアルタイムなコミュニケーションが取りやすい点から、Slack導入企業ではよく取り入れられている手法です。
メリット:
- チームワークとコミュニケーションの効率化：メールよりフランクなコミュニケーションが許容されるため、文書の作成負荷が低く素早くやり取りを行えます。チームメンバーとのリアルタイムなコミュニケーションやタスクの共有が可能です。
- リアルタイムな情報共有と通知：契約審査の受付状況をリアルタイムに把握でき、必要な情報を迅速に共有できます。
デメリット:
- 複雑なワークフローへの対応が困難：Slackのワークフローは便利なツールですが、複雑なワークフローに対応できない場合があります。
- 情報蓄積、管理の手間：チャットはスレッド方式でやり取りをするため必要な情報に該当するスレッドが多数出る可能性があり、その中から情報を見つけ出すのに手間がかかります。検索キーワードが最適ではない場合、情報を見つけ出せない場合もあります。
フォームの活用
例：Googleフォームの活用
Googleフォームで受付窓口を設ける方法は比較的すぐに着手がしやすい方法です。以下にGoogleフォームの利点とデメリットを示します。
メリット:
- 自動化とデータ管理の容易さ：フォームの作成や自動返信メールの設定により、受付プロセスの自動化が可能です。また、データはGoogleスプレッドシートに集約されるため、情報の管理が簡単になります。
- 透明性と追跡性の向上：提出された契約審査依頼の状態をリアルタイムに把握でき、追跡が容易です。
- 柔軟性とカスタマイズ性：フォームの項目やルールをカスタマイズできるため、組織に合わせた受付プロセスを構築できます。
デメリット:
- 複雑なワークフローへの対応が困難：Googleフォームは柔軟性がありますが、一部の高度なワークフローには対応できない場合があります。また、セキュリティ上の懸念も考慮する必要があります。
- 案件の分配は不可能：Googleフォームで受付をした後の担当者へのアサインの機能は備えていないため作業が必要となります。案件の把握漏れへの効果はありますが、案件分配の過程で処理漏れの可能性があります。
専用システムの構築
契約受付ができるシステムを構築することで、契約審査の受付プロセスをカスタマイズし、組織のニーズに合わせた効率的な方法を実現できます。
メリット:
- カスタマイズと柔軟性：自社システムを利用することで、契約審査の受付プロセスを組織の要件に合わせてカスタマイズできます。
- プロセスの自動化と統合：自動化されたワークフローやシステムの統合ができるため、効率的な契約審査の受付と管理が可能となります。
- セキュリティとデータ管理の重要性：強固なセキュリティで、機密情報の保護やデータ管理の柔軟性を確保できます。
デメリット:
- 構築・運用コスト：クラウドに比べ高額なコストがかかります。また、導入に際し、時間やリソースの投入が必要となります。また、システムの維持やアップデートにも注意が必要です。
契約業務に適したクラウドサービスの活用
契約業務に適したクラウドサービスを活用することで、契約審査の受付プロセスを効率化することができます。
メリット：
- 効率化：ワークフロー機能やテンプレート、通知機能などが搭載されているものもあり、手作業によるミスや遅延を減らし、業務の生産性を向上させることができます。
- チームワークの促進：チームで一つのシステムで受付け、案件管理を行うことで業務の共有と助け合いが容易になります。審査プロセスやコメントの共有、修正の追跡などがリアルタイムで行えるため、情報の共有や意見の交換が円滑にできます。
- 情報の一元化：契約書や関連文書、審査履歴などの情報が一元化され、情報検索の手間や突き合わせの手間が減少します。
デメリット：
- 導入コスト：初期費用や月額利用料が発生します。また、既存のシステムやプロセスとの統合が必要な場合には、カスタマイズやシステムの移行に関わるコストが追加でかかる場合があります。
- カスタマイズの制約：クラウドサービスは標準化された機能や設定を提供し、企業固有の要件に完全に合わせることはできません。特定のニーズや条件に対応するには、カスタマイズしたり自社システムの構築を検討する必要があります。
ContractS CLMで契約審査プロセスを改善した事例
「ContractS CLM」は、契約審査の受付窓口を一つに統一させることができるクラウドサービスです。
また、Slackから受付し、依頼内容をシステムに転送することができるため事業部は普段使い慣れたSlackから依頼し、法務では契約審査の機能を備えたシステム上に案件を集約させることができます。
ContractS CLMは、契約業務における属人化解消、契約管理、契約ライフサイクルマネジメントをサポートするシステムです。詳細な機能や、効果についての資料をフォームから無料でダウンロードできます。
事例①パーソルホールディングス株式会社様
課題
・法務相談等メールベースにナレッジが閉じてしまい情報が共有されない
・法務相談を伴う契約依頼がメールやビジネスチャット等様々なツールで行われるため過去経緯を辿るのが難しく業務が煩雑化
導入のきっかけ
・煩雑化している契約審査業務を全て可視化して一元化できるようなシステムを導入したい
・契約に関連する書類や過去のやり取り、担当者などの情報やステータスまでナレッジ化したい
効果
・契約の一元管理が可能になり、抜け漏れ等も減少、契約審査業務がよりスピーディーに
・やりとりが自動で保存されるようになり、ナレッジ蓄積が容易に
詳細はこちら：最適な契約審査プロセスの構築で業務効率が向上。「ContractS CLM」でナレッジ蓄積も実現！
事例②株式会社レゾナック様
課題
・2つの会社が統合するにあたり、契約レビューのフローをどのように最適化するかが課題に
・統合前の両社の契約フローが異なっていたため、それぞれ違った課題も存在していた
導入のきっかけ
・統合に向けた活動を進める過程で、契約レビューを依頼する担当者側の立場で考えてもプロセスを統一するのがベストという結論に
効果
・契約レビュープロセスの統一、案件の可視化を実現
・契約業務の作業効率のアップ、属人化の解消
詳細はこちら：統合新会社の誕生を機に契約業務を「ContractS CLM」へ。 契約レビュープロセスの煩雑化と属人化を解消。
まとめ
契約審査の受付プロセスの一本化は、効率化と生産性向上につながる重要な要素です。Googleフォーム、Slackのワークフロー、メールテンプレート、自社システムといった異なる方法をご紹介しました。
それぞれの方法にはメリットとデメリットがありますので、組織のニーズと要件に合わせて最適な方法を選択することが重要です。契約審査の受付プロセスを効率化するためには、自社のニーズと予算を考慮しながら、適切なツールやシステムを選択し、導入・活用することが重要です。これにより、組織の効率性と生産性を向上させることができます。
