ノウハウ 契約審査の受付を一本化する方法とは？効率化のポイントを解説
契約審査の受付を一本化する方法とは？効率化のポイントを解説
契約審査の受付は、法務部門にとって重要な業務ですが、分散した受付窓口を持つことは効率性や統一性の面で課題があります。そのため、契約審査の受付窓口を一本化することは、組織内の効率化を促進し、生産性を向上させる重要な要素となります。
本記事では、契約審査受付を一本化する方法と、それぞれの方法のメリットとデメリットについて解説します。
契約審査の受付窓口の一本化の重要性
契約審査の受付窓口を一本化することは、組織にとって重要な要素です。分散した受付窓口が存在する場合、効率性や統一性の欠如、コミュニケーションの困難さなど、さまざまな問題が発生する可能性があります。そのため、一本化は効果的な解決策となります。
分散した受付窓口の問題点
分散した受付窓口では、契約審査の受付や情報の管理が困難となります。情報が断片化され、リクエストの追跡や進捗管理が複雑化します。さらに、各窓口ごとに異なる手順やルールが存在するため、統一性が欠け、誤解やミスが生じるリスクも高まります。
一本化のメリット：効率化、統一性、生産性の向上
受付窓口の一本化には多くのメリットがあります。まず、効率化が図れます。一つの窓口に集約されることで、受付プロセスが合理化され、手続きがスムーズになります。さらに、統一性が確保されます。共通の手順やルールに基づいて受付が行われるため、情報の整理や追跡が容易になり、誤解やミスのリスクが低減されます。また、生産性も向上します。一本化により、チーム全体でのコミュニケーションやタスクの共有が促進され、効率的な作業環境が構築されます。
これらの要素を考慮し、契約審査の受付窓口の一本化は組織にとって重要であり、効率化と統一性の向上に大きく寄与します。
契約審査の受付窓口の一本化の方法
効率的な受付プロセスの構築には、適切なツールやシステムの活用が不可欠です。ここではツールを活用して一本化する方法を方法をいくつか紹介します。
メールの活用
社内コミュニケーションでメールを利用している企業にとって導入しやすい方法が、メールテンプレートの活用です。契約審査に必要な情報を網羅したテンプレートを用意し、宛先を統一することで一定均一化を図ることができます。
メリット:
- 迅速なリクエスト送信とコミュニケーション：事前に作成されたメールテンプレートを使用することで、契約審査依頼の送信が素早く行えます。また、テンプレートにより一貫した情報や要件が伝達され、ミスや誤解を防ぐことができます。
- 繰り返し業務の効率化：同様のリクエストに対して繰り返し同じ手順を踏む必要がある場合、メールテンプレートの活用により業務の効率化が図れます。
デメリット:
- 情報の抜け漏れ：テンプレートに情報を追加する際に不足や誤りが生じる可能性があるため、注意が必要です。
- 過去の情報の閲覧：入退社・部署異動が発生した際に、過去の審査受付内容へのアクセスができないケースがあります。
チャットツールの活用
例：Slackのワークフロー機能の活用
Slackのワークフロー機能を活用した審査受付は、その後のリアルタイムなコミュニケーションが取りやすい点から、Slack導入企業ではよく取り入れられている手法です。
メリット:
- コラボレーションとコミュニケーションの効率化：チームメンバーとのリアルタイムなコミュニケーションやタスクの共有が可能です。
- リアルタイムな情報共有と通知：契約審査の受付状況をリアルタイムに把握でき、必要な情報を迅速に共有できます。
デメリット:
- 複雑なワークフローへの対応が困難：Slackのワークフローは便利なツールですが、複雑なワークフローに対応できない場合があります。
- 情報の保存：情報の整理や検索の手間が増える可能性もあります。
フォームの活用
例：Googleフォームの活用
Googleフォームで受付窓口を設ける方法は比較的すぐに着手がしやすい方法です。以下にGoogleフォームの利点とデメリットを示します。
メリット:
- 自動化とデータ管理の容易さ：フォームの作成や自動返信メールの設定により、受付プロセスの自動化が可能です。また、データはGoogleスプレッドシートに集約されるため、情報の管理が簡単になります。
- 透明性と追跡性の向上：提出された契約審査依頼の状態をリアルタイムに把握でき、追跡が容易です。
- 柔軟性とカスタマイズ性：フォームの項目やルールをカスタマイズできるため、組織のニーズに合わせた受付プロセスを構築できます。
デメリット:
- 複雑なワークフローへの対応が困難：Googleフォームは柔軟性がありますが、一部の高度なワークフローには対応できない場合があります。また、セキュリティ上の懸念も考慮する必要があります。
自社システムの構築
自社のシステムを構築することで、契約審査の受付プロセスをカスタマイズし、組織のニーズに合わせた効率的な方法を実現できます。
メリット:
- カスタマイズと柔軟性：自社システムを利用することで、契約審査の受付プロセスを組織の要件に合わせてカスタマイズできます。
- プロセスの自動化と統合：自動化されたワークフローやシステムの統合により、効率的な契約審査の受付と管理が可能となります。
- セキュリティとデータ管理の重要性：自社システムはセキュリティを強化し、機密情報の保護やデータ管理の柔軟性を確保できます。
デメリット:
- 構築・運用コスト：自社システムの導入にはコストや時間、リソースの投入が必要となります。また、システムの維持やアップデートにも注意が必要です。
契約業務に特化したSaaSの活用
契約業務に特化したSaaSを活用することで、契約審査の受付プロセスを効率化することができます。
メリット：
- 効率の向上：自動化されたワークフローやテンプレート、通知機能などが搭載されているものもあり、手作業によるミスや遅延を減らし、業務の生産性を向上させることができます。
- コラボレーションの促進：契約審査に関与するチームや部署間のコラボレーションが容易になります。審査プロセスやコメントの共有、修正の追跡などがリアルタイムで行えるため、情報の共有や意見の交換が円滑に行われます。
- 情報の一元化：契約書や関連文書、審査履歴などの情報が一元化されます。データの統合により必要な情報を迅速に取得できます。
デメリット：
- 導入コスト：初期の費用や月額利用料が発生する場合があります。また、既存のシステムやプロセスとの統合が必要な場合には、カスタマイズやシステムの移行に関わるコストがかかることもあります。
- カスタマイズの制約：SaaSは一般的に、標準化された機能や設定を提供しますが、企業固有の要件に完全に合わせることはできない場合があります。特定のニーズや要求事項に対応するためには、カスタマイズが必要になる場合がありますが、その制約が存在することも考慮すべきです。
ContractS CLMで契約審査プロセスを改善した事例
契約業務に特化したSaaSの一つである、「ContractS CLM」では、紙の契約書、電子契約問わず、法務相談・契約書作成・審査・交渉・社内承認・締結・管理をワンプラットフォームで仕組み化することで、理想の契約業務フローを構築できます。
事例①パーソルホールディングス株式会社様
課題
・法務相談等メールベースにナレッジが閉じてしまい情報が共有されない
・法務相談を伴う契約依頼がメールやビジネスチャット等様々なツールで行われるため過去経緯を辿るのが難しく業務が煩雑化
導入のきっかけ
・煩雑化している契約審査業務を全て可視化して一元化できるようなシステムを導入したい
・契約に関連する書類や過去のやり取り、担当者などの情報やステータスまでナレッジ化したい
効果
・契約の一元管理が可能になり、抜け漏れ等も減少、契約審査業務がよりスピーディーに
・やりとりが自動で保存されるようになり、ナレッジ蓄積が容易に
詳細はこちら：最適な契約審査プロセスの構築で業務効率が向上。「ContractS CLM」でナレッジ蓄積も実現！
事例②株式会社レゾナック様
課題
・2つの会社が統合するにあたり、契約レビューのフローをどのように最適化するかが課題に
・統合前の両社の契約フローが異なっていたため、それぞれ違った課題も存在していた
導入のきっかけ
・統合に向けた活動を進める過程で、契約レビューを依頼する担当者側の立場で考えてもプロセスを統一するのがベストという結論に
効果
・契約レビュープロセスの統一、案件の可視化を実現
・契約業務の作業効率のアップ、属人化の解消
詳細はこちら：統合新会社の誕生を機に契約業務を「ContractS CLM」へ。 契約レビュープロセスの煩雑化と属人化を解消。
まとめ
契約審査の受付プロセスの一本化は、効率化と生産性向上につながる重要な要素です。Googleフォーム、Slackのワークフロー、メールテンプレート、自社システムといった異なる方法をご紹介しました。
それぞれの方法にはメリットとデメリットがありますので、組織のニーズと要件に合わせて最適な方法を選択することが重要です。契約審査の受付プロセスを効率化するためには、自社のニーズと予算を考慮しながら、適切なツールやシステムを選択し、導入・活用することが重要です。これにより、組織の効率性と生産性を向上させることができます。
