働き方改革やリモートワークの普及により、企業の業務効率化を求める声はますます加速しています。さまざまな働き方が拡大する一方で、人的リソースにも制限がある中での作業効率化は、限界があるとの見方もあります。

そこで今回は近年需要のある業務効率化を促すツールについて、分かりやすく且つ網羅的に解説します。

業務効率化ツールとは

業務効率化ツールとはITを活用し、企業における作業の効率化を促進させられる製品のことを指します。データの蓄積や分析・人的作業の自動化もさることながら、円滑なコミュニケーションを促進する効果も期待できます。業務効率化ツールの活用により、コストカットやヒューマンエラーの防止・生産効率の向上や作業時間の短縮を実現できます。

社員の業務効率化を実現することができれば、後の企業利益の改善や向上・社員のモチベーションアップにもつながります。

業務の効率化が求められる背景

働き方改革によって企業での業務効率化は大きな後押しを受けています。リモートワークが普及した現在では、会社に出勤することなく多くの社員が自宅やコワーキングスペースなどで仕事をするようになりました。その一方で、対面でのコミュニケーションや議論の場が極端に減少した企業が数多くあります。

そこで企業での作業効率化を向上させる業務効率化ツールが脚光を浴び始めたのです。業界・業種問わず無数の企業が導入するのは、作業効率を高めるツールとして需要があり、一定の評価がなされているという背景があるのためです。

業務効率化ツールでできること

業務効率化ツールは、その種類により使用用途が異なります。ここでは、代表的な5種類の業務効率化ツールをご紹介します。

1. 業務自動化

定型業務の自動化に寄与するRPA（ロボティックプロセスオートメーション）ツール、営業活動に役立つMA（マーケティングオートメーション）ツール、営業担当をサポートするSFA（セールスフォースオートメーション）ツールなどが該当します。

業務効率化の観点では煩雑なエクセル作業を自動化するRPAツールが、作業効率を高めることに役立ちます。

2. タスク・プロジェクト管理

プロジェクトの内容を共有して業務に役立てる管理ツールです。タスク管理なども該当し、社員間で共有することにより、抜け漏れを防止できます。

3. チームコミュニケーション

リアルタイムでのオンライン会議などが可能なツールです。Web会議ツールからチャット機能を備えたツールまであり、社内コミュニケーションから取引先とのやり取りまで細やかなコミュニケーションを取ることができます。

4. 電子契約

印鑑の捺印のために出社することは、社員の負担になり非効率的です。契約書への判子による捺印や、郵送でかかる無駄な時間、返送の手間もなくなり、煩雑で時間のかかる契約業務を効率化できます。

また、昨今では電子契約を導入した後で、紙の契約書・電子契約におけるプロセスの分断、契約書の管理といった新たな課題も出てきています。CLM（契約ライフサイクル管理システム）を活用することで、紙の契約書、電子契約問わず、契約書の管理までワンプラットフォーム化でき、業務効率をさらに後押しします。

5. 名刺管理

名刺を電子化し、社内で共有する管理ツールです。社内で柔軟に共有可能なため、営業活動をよりスムーズにできます。

6.RPA

RPA（ロボティックプロセスオートメーション）とは、パソコンで行う単純な事務作業を自動化できるツールです。

操作画面から作業の流れを登録すると、そのルールに従って自動で作業を行ってくれます。

使用にあたって高度なプログラミングは不要なため、金融機関をはじめ事務作業が多い業種で広く活用されています。

7.ペーパーレス化ツール

ペーパーレス化ツールとは、業務で使用する文書を電子で運用できる体制を整備する取り組みをサポートするツールのことです。

主に、以下のようなツールがこれに該当します。

業務効率化ツールを導入するメリット

業務効率化ツールを導入によるメリットをご紹介します。

作業の効率化を実現

エクセル作業やタスク管理・プロジェクト管理などにおけるさまざまな業務効率の改善・向上を達成できます。そのため効率を重視する企業では、業務効率化ツールの導入が必要不可欠であると言えます。

ヒューマンエラーを防止

どんなに注意して対策を行っても、IT化が進んだ現代では、入力漏れや添付ファイルの間違いなどのヒューマンエラーは起こってしまいます。ミスの多発しがちな作業も、業務効率化ツールを使用することで解決できますし、社員の業務負担を軽減する効果も期待できます。

いつどこにいても容易にアクセス

社員が遠隔地にいてもオンライン会議や社内共有が行えるのも、業務効率化ツールの魅力のひとつです。時間や場所を問わずアクセス可能であり、利便性が高いです。

コストの削減

従来であれば書面でのやり取りが基本となる中、業務効率化ツールの活用により電子システムで完結できる作業が大幅に増加することから、デスク作業におけるさまざまなコストが削減可能です。

業務効率化ツールのデメリット

業務効率化ツールには、以下のようなデメリットも存在します。

担当者の慣れも必要

担当者次第では、システムを使いこなすまでに多少時間のかかることもあるかもしれませんが、基本的には初心者にも扱いやすい仕様の製品がほとんどのため、極度に心配する必要はないでしょう。

【種類別】おすすめの業務効率化ツール

具体的にどんな業務効率化ツールがあるのか、主な種類別におすすめのサービスをご紹介します。

コミュニケーション効率化

社内のコミュニケーション効率化に役立つおすすめのツールは、以下の通りです。

Slack

Slackはビジネスで活用されることが多いコミュニケーションアプリです。

部署・チームやテーマなどに応じてスレッドを分けることができるため、各メンバーにとって必要な情報を管理しやすいというメリットがあります。

また、ZoomやGoogleのサービスなど様々な外部ツールと連携が可能です。

Zoom

Zoomはパソコン・スマホ・タブレットなどの端末を使い、複数人でオンライン会議ができるツールです。

クリアな画質・音質に加え、会議中に資料となるファイルを簡単に共有できる機能も搭載されています。

1対1のコミュニケーションから最大1,000人規模のウェビナーまで、多様なコミュニケーションの形に対応していることが特徴です。

チーム管理

チームで進めるプロジェクトや人材の管理に有効な、チーム管理ツールをご紹介します。

Asana

Asanaは世界200ヵ国で導入されているタスク管理ツールです。

数あるタスク管理ツールの中でも人気を博している理由としては、シンプルで直感的な操作が可能なUI、個人・チーム・組織単位でプロジェクトの進捗管理ができる利便性の高さが挙げられます。

無料で利用可能ですが、有料プランに加入すればより機能の幅も広がり全社的に運用しやすくなります。

Co:TEAM

Co:TEAMは1対1の日常的なコミュニケーションに特化した人材管理ツールです。

上司と部下によるフィードバック面談・目標管理・人事評価をサポートし、個人と会社の成長を促します。

リモートワークにより、現場でのコミュニケーション不足に悩んでいる企業には特におすすめなツールです。

タスク・プロジェクト管理

タスクやプロジェクト管理に活用するツールなら、以下のサービスがおすすめです。

Backlog

Backlogは当初システム開発時のトラッキングツールとしてITエンジニアを中心に利用されていましたが、機能・UIのアップデートを経て現在は様々な業種で導入されているプロジェクト管理ツールです。

プロジェクトやワークフローを管理できるガントチャート・カンバンボードの他、ナレッジ共有に役立つWiki機能や課題の仕分けを簡単にできる親子課題機能も搭載されています。

クラウドログ

クラウドログは、クラウド型の工数・プロジェクト管理ツールです。

直感的な操作で業務時間や工数を入力し、時系列に沿った工数管理を行えます。

さらに入力されたデータから、業務に費やした時間・工数を可視化するレポート機能も搭載されており、売上・減価・工数原価など様々な項目を通じて分析をサポートします。

ペーパーレス化（契約業務・会計業務の効率化）

契約業務や会計業務の効率化につながる、ペーパーレス化ツールのおすすめは以下の通りです。

ContractS CLM

ContractS CLMは、契約書の作成だけでなくレビュー・承認・締結・更新・管理といった契約業務のサイクル管理を全面的にサポートするツールです。

複数の部署で管理していた契約書をひとつのプラットフォームで管理できるため、管理体制の強化やコスト削減につながります。

さらに契約業務に関わるコミュニケーション・アドバイスを登録できるため、ナレッジマネジメントにも役立ちます。

マネーフォワード

マネーフォワードは、個人や企業の財務管理・経理・人事・給与計算に特化したペーパーレス化ツールです。

日々のデータを自動集計して経営状況をリアルタイムにチェックしたり、作成した請求書に基づく売上レポートで今後の対策のポイントを把握できたりといった、「経営の見える化」が可能な点を強みとしています。

ワークフローの効率化（稟議、申請）

組織内で生じる稟議・申請は、紙やExcelファイルだとスムーズに承認されなかったり進捗状況が不透明であったりといった問題を伴います。

その一連のワークフローを効率化してくれるのが、ワークフローシステムです。

以下より、おすすめのワークフローシステムをご紹介します。

Xｰpoint cloud

Xｰpoint cloudは、従来使用していた書類デザインをそのまま使って申請・承認までのフローを電子化できるツールです。

ノーコードで、ドラッグ&ドロップにより従来のデザインをWeb画面上でそのまま再現できる使いやすさが高く評価されています。

業務効率化ツールの導入が初めてな企業にもおすすめです。

MAJOR FLOW ワークフロー

パナソニックグループが提供しているMAJOR FLOW ワークフローは、稟議決裁や購買・発注決裁、各種届出など多彩な業務プロセスの効率化をサポートするツールです。

あらかじめ申請に必要な項目を設定しておくことで申請書の不備を防止できたり、システム上で簡単な質問に答えるだけで必要な申請書を判定してくれたりといった機能が搭載されています。

最大5ヵ国語にも対応しているため、海外進出している企業や外国人労働者が多い企業にも最適です。

共有ファイル・フォルダ整理ツール

ペーパーレス化ツールの中でも、業務に必要なファイルの共有や整理に特化したおすすめのサービスをご紹介します。

セキュアSAMBA

セキュアSAMBAは法人向けのオンラインストレージサービスで、暗号化通信・ウイルスチェック・IPアドレス制限など厳重なセキュリティ対策を備えていることが特徴です。

さらにドラッグ&ドロップの直感的な操作でファイルのアップロードが可能なため、パソコン操作やIT技術に不慣れな従業員も使いやすいというメリットがあります。

Google Workspace

Google Workspaceは、チャット・ビデオ会議・カレンダー・ドキュメント作成と管理など、多彩な機能が一体化されているツールです。

ファイル共有だけでなく、ビジネスに必要な機能をひとつのツールで活用したいという企業には特に適しています。

顧客管理の効率化(CRM・MAツール)

顧客情報や行動履歴などを管理して顧客との関係構築をサポートするCRMツール、見込み顧客の獲得から育成までをサポートするMAツールのおすすめをご紹介します。

Salesforce

SalesforceはCRM・MA・SFA・アプリ作成の機能を持つツールで分かれているサービスです。

CRMツールである「Service Cloud」は顧客の問い合わせ対応に必要な情報や対応フローの整備が可能で、メール・Webサイト・SNS・チャットボットなど様々なチャネルに対応しています。

MAツールは、マーケティング活動に必要な顧客データを一元管理する「Marketing Cloud」、見込み顧客の行動を可視化・分析する「Pardot」の2種類があります。

SATORI

国産MAツールであるSATORIは、ポップアップを利用したバナー・フォームの作成やリターゲティング広告の配信、ターゲットごとに最適なWebコンテンツの表示に対応しているMAツールです。

一般的なMAツールとしての機能を活用できるだけでなく、問い合わせ前の匿名客にもアプローチにも役立ちます。

自動化ツール（RPA）

業務の自動化で生産性・効率を高めるRPAツールのおすすめは、以下の通りです。

WinActor

国内RPAの中でもトップクラスのシェアを誇るWinActorは、Windows端末で操作可能なアプリケーション操作フローの登録と自動化が可能なツールです。

記憶させたい作業を行いながら録画するとフローチャートが自動生成され、ドラッグ&ドロップだけで作業実行シナリオを作成できます。

Microsoft Power Automate Desktop

Microsoft Power Automate Desktopは、Windows10・11ユーザーなら無料で利用可能なRPAツールです。

ExcelやOutlookなど、Microsoftアプリの操作をプログラミングなしで自動化できます。

ナレッジ共有

1人の従業員が業務を通して得たナレッジ（知識・経験など）を社内で共有することで、他の従業員のスキルアップや業務の属人化を回避するといった効果を得られます。

そのナレッジ共有を効率的に行うなら、以下のツールの活用がおすすめです。

NotePM

NotePMは、マニュアル・業務手順書・社内FAQなどのドキュメントを簡単に作成できる社内Wikiツールです。

画像編集や動画ファイルの貼り付けにも対応しており、視覚的に情報を把握できるドキュメントも作成できます。

「いいね」やコメント機能も搭載されており、人気なページやナレッジ共有の貢献度が高いメンバーを簡単に見つけ出せます。

Notion

Notionは、ナレッジ・タスク・データベースにおける様々な用途に合ったドキュメントの編集ができるツールです。

数百ページもの情報を目次付きでまとめられるため、業務の手引き・マニュアル作成にも活用できます。

タイムラグがほとんど発生しない環境で、複数人のメンバーが共同で編集できる点も特徴です。

名刺管理ツール

名刺管理の煩雑化を防ぐ名刺管理ツールは、以下のサービスがおすすめです。

Sansan

Sansanは、名刺をスキャンのうえ登録することで顧客管理ができるクラウド型の名刺管理ツールです。

一度登録すればクラウド上に名刺の情報が保存されるため、社内全体で簡単に情報を共有できます。

また、名刺情報にはその人に対する商談などの行動記録を残すことも可能です。

Eight Team

Eight Teamは、すでに「Eight」アカウントを所有している人ならすぐに利用できる名刺管理ツールです。

基本的にスマートフォンで名刺を撮影すれば登録でき、登録した名刺は検索機能や共有タグ機能で簡単に探せます。

【部署・所属別】おすすめの業務効率化ツール

ここでは、種類ではなく部署ごとに最適な業務効率化ツールのおすすめをご紹介します。

ご自身が所属する部署・チームに合ったツールを探したい方は、参考にしてみてください。

営業活動の業務効率化ツール（SFAツール）

営業活動においては、営業プロセスの自動化やこれまでの営業活動に基づく情報の蓄積と分析をサポートする「SFAツール」が役立ちます。

Sales Hub

おすすめのSFAツールの一例として挙げられるサービスが、Sales Hubです。

Hub Spotの営業管理ツールであるSales Hubは、成約率の向上・顧客との信頼関係の向上・案件の進捗管理の効率化に役立つ多彩な機能が搭載されています。

また、Hub Spot CRMのコンタクト情報と企業情報を取り込み、ワンクリックで見積書を作成することも可能です。

法務の効率化ツール

作成した契約書のリーガルチェックの効率・精度向上を図るなら、法務向けの契約書レビューサービスが適しています。

LawFlow

LawFlowは弁護士が開発のうえ元裁判官が監修した、契約書レビュー支援ツールです。

クラウド上に契約書をアップロードすると、弁護士の知見を学習したAIが条文を自動でチェックして要修正箇所を示します。

Word形式の他、PDFや紙の契約書を撮影したデータもアップロードが可能です。

管理部門・総務の効率化ツール

人員の管理を担当する人事や総務の業務効率化には、以下のツールがおすすめです。

人事労務 freee

人事労務 freeeはクラウド上で勤怠管理を行い、その情報を元に給与計算・給与明細の作成ができるツールです。

リアルタイムで集計される勤怠データをもとに残業代・税金・保険料を含めて給与が自動計算されるため、計算ミスを防ぐと同時に給与事務の効率を向上できます。

管理職の方向けのツール

数あるサービスの中でも、特に管理職のサポートに特化したチーム管理ツールをご紹介します。

Kakeai

Kakeaiは、管理職ごとに生じることが多い「マネジメントスキルの差」を埋めるのに有効なツールです。

面談前に部下から、「アドバイスがほしい」「一緒に考えてほしい」「報告したい」など上司に期待する反応を設定してもらえる機能が搭載されています。

これにより上司は適切な対応を取りやすくなり、従業員は必要に応じて遠慮なく1対1コミュニケーションを選択するという企業風土が醸成されていきます。

ツール選びのポイント

自社に適した業務効率化ツールを選ぶうえで重要なポイントは、以下の通りです。

業務に新たなツールを導入するにあたって、現状の課題の把握は欠かせません。

課題の把握とどのような形で解決したいのかという目標を明確化したうえで、その目標を達成できる機能を搭載したツールを選びましょう。

また、各サービスを比較する際はすべての従業員がすぐに使いこなせるような操作性かどうか、情報漏洩・不正アクセスを防ぐ強固なセキュリティ対策が取られているかも確認しておきましょう。

ツール導入による業務効率化の事例

ツールの導入により業務効率化へとつながった事例として、「ContractS CLM」を導入した株式会社デライト・ベンチャーズのケースをご紹介します。

ベンチャーキャピタルであるデライト・ベンチャーズは、従来の契約業務を紙ベースで運用していました。

しかし事業成長に伴う事業プロジェクトの増加や組織形態の複雑化の影響を受けて契約業務が煩雑化し、従来の方法では正確かつスピーディにこなすことが困難となりました。

すべての契約書を案件ごとに一元管理できる「ContractS CLM」の導入後は、各プロジェクトの進捗把握や契約発生～締結までの円滑な業務遂行が可能に。

さらに、1案件あたりの契約書作成～締結までに伴う作業時間が従来の1/10以下にまで短縮され、業務効率の大幅な向上が実現しました。

https://www.contracts.co.jp/usecase/10192/

近年注目されている新しい業務効率化ツールとは？

近年需要の増加から注目され、業務効率化ツールも導入が進んできましたが、リモートワーク化の浸透により、社員同士のコラボレーションをどう促進するかなど、新しい課題も浮かび上がってきました。ここではニューノーマルな働き方に対応できるオススメの製品をご紹介します。

Miro

オンラインコラボレーション用のホワイトボードとして非常に有名なMiroは、簡単にフローチャートを作成することができ、業務フローやタスクの可視化に貢献します。全体像の可視化により、グループ間における業務プロセスの効率化を実現可能なため、ビジネスマンからクリエイターまで、業界・業種問わず広く活用されています。

jooto

クラウド型のタスク管理ツールとして定評のあるjootoは、カンバン方式やガントチャートなどのフォーマットにより、グループでのプロジェクト管理を行うこともできます。タスクにおけるステータスは可視化可能なため、現在の進行状況も即座に把握できます。

Jira

プロジェクト管理ツールとして一定評価のあるJiraは、さまざまなタスクをチケットにより整理を行い、カンバン方式での管理が可能となっています。シンプルで誰にでも分かりやすいツールであることを基本としており、初心者にも扱いやすい仕様とされています。

Backlog

プロジェクト管理ツールとして知られるBacklogには、グループによるコラボレーションに必要な全ての機能が備えられています。Jiraと同様に、比較的誰にでも扱いやすい仕様であるため、初心者にも優しい仕組みとなっています。

まとめ

今回は、業務効率化ツールに関し、詳しい解説を行いました。企業における幅広い業務をサポートする業務効率化ツール。働き方改革やリモートワークの浸透により、その需要は今後も増加の一途を辿ると予想されています。本記事では、特に業務効率化に最適であるとされる製品として、「Miro」などのオススメの製品をご紹介しました。今後業務効率化ツールの導入をご検討される経営者の方や担当者の方は、ぜひ本記事を参考にしてみてください。

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