おすすめ情報収集ツールと使い方を紹介! ビジネス効率化テクニック

業務効率化や改善のため、「情報収集ツール」を導入しようと考える方は少なくありません。

情報収集ツールを導入し、適切に活用できれば、業務効率化や生産性向上などの効果が見込めます。そこで本記事では、情報収集ツールの選び方やおすすめのツール、情報収集の効率化で得られるメリットなどについて解説します。

情報収集ツールとは

「情報収集ツール」とは、効率的に情報を集められる機能を実装したツールのことです。ネット上にあふれるさまざまな情報を自動的に収集できるものや、耳でインプットできるもの、有識者の意見を得られるものなど、色々なツールがあります。

組織的にツールを導入しているところもあれば、「自身の情報収集スキルを向上させたい」「業務を効率よく遂行したい」と考え個人が導入するケースも少なくありません。現在ではいくつものツールが出回っており、費用や機能、できることなどがそれぞれ異なるため、慎重に選ぶ必要があります。

情報社会である現代では、さまざまな情報がネット上に氾濫しています。そうした膨大な情報の中から、本当に必要な情報を取捨選択するためには、より効率的な手法が求められるのです。また、ビジネスのための情報収集では、スピード感も重要な要素のひとつです。自社の利益に関わる情報をスピーディーに取得・活用できれば、ビジネスで大きな成果を生み出せる可能性があります。

そして、これらのニーズを満たし、効率的な情報収集を実現するのが情報収集ツールです。先述した通り、ネット上には膨大な量の情報が氾濫しており、アナログな手法のみで取得しようとするのは効率的といえません。ビジネスで結果を出したいのなら、導入したツールをうまく活用し、真に必要な情報を効率よく取得する必要があります。

ツールを活用して情報収集を効率化するメリット

ツールを導入するにあたり、もっとも気になるのは「どのようなメリットを得られるのか」ではないでしょうか。ツールの活用により情報収集を効率化できれば、時間短縮や最新情報の取得、思考の幅を広げられるなど、さまざまなメリットを得られます。以下でそれぞれ詳しく見ていきましょう。

情報収集の時間が短縮される

ツールを用いれば効率的に情報収集できるため、情報収集にかかる時間を大幅に短縮できます。情報社会といわれる現代において、必要な情報をピンポイントに探し出すのは、決して簡単なことではありません。あらゆる情報が氾濫しており、中には真偽がよくわからないものもあるため、そこから真に必要な情報を抽出するには手間も時間もかかります。

たとえば、ネットでのリサーチを思い浮かべてみましょう。調べたいキーワードを入力・検索すれば、さまざまなWebサイトがヒットします。その中から求めている情報を入手するには、気になるWebサイトを1つずつチェックしていかなくてはなりません。求める情報が最初にアクセスしたWebサイトで見つかればよいのですが、そう簡単にはいかないでしょう。場合によっては、キーワードを変更しつつ幾度もリサーチを繰り返し、やっとの思いで情報にたどり着くこともあります。

ツールを用いれば、このような心配はありません。短時間で求める情報を取得でき、業務やビジネスにもすぐ反映できます。その分、主力業務に注力できるため、生産性の向上効果も期待できるでしょう。

必要な最新情報を漏らさずチェックできる

ツールを活用すれば、必要な最新情報を漏らさずチェックできるため、それらを見逃すリスクを軽減できます。日々膨大な情報が行き交っている現代において、ヒューマンパワーだけですべての情報を漏らさずチェックするのは、ほぼ不可能です。

次々と発信される情報をくまなくチェックしようにも、当然ながら人間の能力や体力、集中力には限界があります。わずかな時間、ほかのことに気をとられてしまい、その結果大切な情報を見逃す、といったことは十分考えられるでしょう。

特に、ほかの業務を遂行しつつ、情報収集も並行しているようなケースでは、このような事態を招きがちです。どんどん発信される情報に追いつけなくなり、貴重なビジネスチャンスを逃してしまいかねません。

このような事態を回避するためにも、ツールの導入と活用が必要です。ツールによっては、最新情報がリリースされるとメールでリアルタイムに通知してくれるものもあります。このようなツールを利用すれば、最新情報を見逃してしまうリスクを回避できるでしょう。

思考の幅を広げられる

情報収集ツールを用いて、さまざまな有益情報を取得できれば、思考の幅が広がります。新たな知識を得られ、これまで思い浮かばなかったアイデアが思いつく可能性もあります。

ビジネスにおいて、思考の幅を広げることは大切です。思考の幅が広がれば、今まで見えなかった世界も見えてくるでしょう。選べる選択肢も増え、より最適解を導き出しやすくなるのです。

思考の幅を広げるには、たくさんの有益な情報を吸収しなくてはなりません。人から見聞きした話や、ネット・書籍などから情報を得て、脳にストックする必要があります。ツールを用いれば、効率よく有益な情報を集められ、思考の幅を広げるのに役立ちます。

生産性が上がる

ツールの活用で効率的に情報を取得できれば、自身のスキル向上にも役立ちます。たとえば、営業トークのスキルを向上させたい場合、多くの方はネットで関連する情報をリサーチするのではないでしょうか。

いくつもの関連サイトに目を通し、知識をインプットすれば、営業トークスキルの向上が期待できます。営業トークスキルが向上すれば、今までよりも短期間でクロージングに結びつくようになり、結果的に生産性もアップすると考えられるのです。

ツールを活用し、短期間により多くの情報をインプットできれば、スピーディーなスキル向上が期待できるでしょう。短期間でスキルアップできれば、すぐに職場で実践でき、成果に結びつけられます。

また、情報収集ツールは業務効率化にもつながります。求める情報を効率よく集められ、速やかに業務へ反映できるからです。業務を効率化できれば、今までと同じ時間でこれまで以上の成果を上げられ、さらなる生産性向上が見込めます。

情報収集ツールを選ぶポイント

現在では、さまざまな情報収集ツールがリリースされており、それぞれ費用や特徴、実装されている機能などが異なります。そのため、初めて導入する際は、どのような基準で選べばよいのかと悩んでしまうかもしれません。ここでは、ツール選びで特に押さえておくべきポイントをご紹介します。

目的を明確にする

いきなりツールを導入しようとするのではなく、まずは導入目的を明確にしましょう。というのも、ツールによってできること・できないことがあるからです。目的が明確でないと、目的を達成できないツールを誤って導入してしまうおそれがあります。

たとえば、株価など金融関連の情報をスピーディーに得たいのなら、動きがあったときにリアルタイムで通知してくれるようなツールがおすすめです。特定ジャンルのニュースに目を光らせたいのなら、キーワードで情報を取得してくれるツールがよいでしょう。

まずは、「なぜ情報を収集するのか」「何を効率化したいのか」を明確にすることが第一歩です。最終的な目的から逆算して考え、ツールの選定を行いましょう。「株取引で成功したい」「情報収集の時間を短縮して業務を効率化したい」など目的がはっきりしていれば、自ずと選ぶべきツールが見えてきます。

ツールの特徴を理解する

ツールの特徴を理解しないまま導入していては、目的を達成できません。ツールによって実装されている機能が異なり、できることにも違いがあるからです。そのため、ツールの導入にあたっては、どのような特徴があるのかを正確に把握したうえで検討段階に進む必要があります。

たとえば、通勤中の隙間時間を利用して情報収集したいとしましょう。このようなケースにおいて、PCでしか使用できないツールを選んでしまうと、活用が難しくなってしまいます。隙間時間に使いたいのなら、スマートフォンやタブレット端末に対応したツールを選ぶのが適切です。

ツールの特徴を把握しないと、自分にマッチしているかどうかもわかりません。自分にマッチしていないツールを選んでしまうと、継続できない可能性が高く、導入が無意味になってしまうおそれがあります。

たとえば、人によっては活字が苦手な方もいます。このような方が、テキスト情報を次々と収集するツールを利用しても、おそらく長続きはしないでしょう。活字を読むのに時間がかかってしまい、情報がどんどん埋もれてしまう可能性もあります。そのため、このようなケースでは耳から情報を入手できるツールが適しています。音声で物事を伝えてくれるツールなら、活字が苦手な方でも問題なく利用できるでしょう。動画投稿サイトのような、映像と音声で情報を入手できるツールもおすすめです。

また、使い勝手がよいかどうかも、ツールを選ぶうえで大切なポイントです。同じことができるツールであっても、操作性が大きく異なるケースは少なくありません。継続的に使用するのであれば、できるだけ使い勝手のよいものを選ぶことが基本です。無料で試用できるツールなら、実際に使用感を確かめたうえで検討できるためおすすめです。

情報源の信頼性を確認する

ツールで集めた情報が、必ずしも信頼できるものとは限りません。正しい情報もあれば、根拠がないものや真偽が疑わしいものなど、信憑性に欠ける情報もあります。世にあふれている情報は玉石混交であることをあらかじめ理解しておきましょう。

情報源の確認を怠るのは、さまざまなリスクを招きかねません。誤った知識を正しいと勘違いして身につけ、業務に悪影響をおよぼす可能性もあります。誤った知識であるにもかかわらず、真実だと信じ込んだまま公に発信してしまい、自身や会社を窮地に追い込んでしまうおそれもあるのです。

このようなリスクを回避するためにも、誰が発信しているのかをしっかりとチェックしましょう。その世界における専門家や権威のある人・機関が発信していれば、ひとまず信頼性は高いと判断できます。逆に、発信者の素性が曖昧であれば、情報の信頼性が高いとはいえません。

併せて、いつの情報か、何を根拠としているのかもチェックすべきポイントです。古い内容や主観でしか述べられていない内容、根拠を示さず結果だけを記述しているような情報にはくれぐれも注意しましょう。

また、ネット上の記事や投稿であれば、コメントや口コミなどからある程度の信頼性を確認できます。多くの方から支持されている内容なら、ある程度は信頼できるでしょう。もちろん、これだけでは真に信頼できるかどうかを判断できないため、ほかの要素も加えて複合的に判断する必要があります。

おすすめ情報ツール5選

ここでは、おすすめの情報収集ツールを5つピックアップしてご紹介します。それぞれに特徴があり、できることとできないことがあるので、それらを把握したうえで導入の是非を検討しましょう。

【Googleアラート】ネット上の情報収集を自動化する

「Googleアラート」は、Googleが提供しているツールです。気になるキーワードを設定しておくと、関連する情報がネット上に発信されたとき、利用者に知らせてくれます。メールやプッシュ通知を用いてリアルタイムに通知してくれるため、気になる情報を逃さずキャッチできます。毎日最新の情報をチェックしたいと考えている方にもおすすめです。通知頻度は変更できるため、短時間で間髪入れずに通知が送られてくる、といった心配もありません。

使い方は簡単で、Googleアラートにアクセスし、設置されている検索フォームに気になるキーワードを入力するだけです。入力が終わると、下部にアラートのプレビューが表示されます。どういったニュースが送られてくるのかもチェックできるので、確認しておきましょう。

またオプション設定では、通知頻度や取得する情報のソース、言語、地域、件数などの設定が可能です。通知頻度を「その都度」に設定しておけば、リアルタイムにニュースを受信できます。

なお、Googleアラートを使用するには、Googleアカウントが必要です。利用の際は、あらかじめアカウントを作成しておきましょう。

Googleアラート

【Inoreader】欲しい新着情報を配信してくれるツール

「Inoreader」は、RSSリーダーの一種として知られています。気になるWebサイトを登録しておけば、更新されたときにRSSフィードを読み取り、利用者に通知してくれます。特に、頻繁に同じWebサイトやブログにアクセスし、情報をチェックしている方にはおすすめです。更新があれば自動的に通知が送られるため、無駄にアクセスする必要がありません。通知があったときだけチェックすればよいため、業務効率化に貢献してくれます。

また、SNSに対応しているのも特徴といえるでしょう。TwitterやFacebook、YouTubeなどのほか、DropboxやGoogleドライブなどにも対応しています。ただし、TwitterやFacebookは、自身のアカウントへのリアクションなどしかチェックできません。YouTubeは、気になるチャンネルを登録して通知を受け取れます。

利用するには、まず Inoreaderの公式サイトにアクセスし、アカウントを開設する必要があります。メニュー上部にある検索フォームで検索を行い、気になるWebサイトがあれば「購読」を選択しましょう。ちなみに、Inoreaderはアプリ版もリリースされており、スマートフォンからでも利用できます。

Inoreader

【Audible】耳で情報をインプットできるツール

「Audible」は、大手通販サイトAmazonがリリースしているサービスです。プロのナレーターによる書籍の朗読音声データを聴けるため、耳から情報収集を行えます。

40万冊以上におよぶ、さまざまなジャンルの書籍を配信していることが特徴です。小説や実用書、ビジネス書など、豊富な数の中から選べます。活字が苦手な方や、隙間時間を活用してインプットしたい方におすすめです。

利用するには、Amazonアカウントが必要です。アカウント作成後、Audibleの公式サイトにアクセスし、「無料利用」を選択しましょう。無料期間は2ヶ月で、その後は月額料金が発生します。

また、利用に際してはアプリのダウンロードも必要です。アプリ内で書籍は購入できないため、AudibleかAmazonで入手したのち、アプリでサインインして利用します。

Audible

【SmartNews】自分が欲しい情報を得られるツール

「SmartNews」は、幅広く情報を収集できるアプリです。産経・朝日・読売・毎日など全国紙のニュースを購読でき、政治やスポーツ、エンタメといったあらゆるジャンルの情報収集が可能です。

膨大な数のニュースを購読できますが、情報量が多すぎると取捨選択が難しくなる問題もあります。その点、SmartNewsにはカスタマイズ設定機能があるため、欲しい情報のみを抽出して購読できます。通知頻度の設定も可能なので、通知が鳴りやまないといったこともありません。

利用するには、専用アプリのダウンロードが必要です。ダウンロードしたら基本設定を行いましょう。あとはエンタメやスポーツ、コラムなどさまざまなメニューが用意されているので、気になるジャンルを選んで記事を探します。

ニュースを更新したいときは、画面を下方向へスワイプするだけです。新たなニュースが配信されていれば、ページが更新されて最新情報が反映されます。設定では、配信時刻やプッシュ通知の有無、記事の文字サイズなどを変更できます。

SmartNews

【NewsPicks】有識者の意見を得られるツール

「News Picks」は、国内外のさまざまな経済ニュースを購読できるツールです。厳選された経済ニュースを配信しているソーシャル経済メディアであり、ビジネスに役立つ情報も得られます。

大きな特徴として、掲載されているニュースに対し、専門家や著名人のコメントがついていることが挙げられます。たとえば、金融関連のニュースに投資会社の代表がコメントしていたり、医療に関する記事に病院の院長・医師などが意見を述べていたりします。一般的なネットニュースのように匿名ではなく、専門家や著名人の顔写真や肩書きも掲載されています。有識者から信頼性の高い情報を得られるのは、大きなメリットといえるでしょう。

テクノロジーやビジネス、金融・経済、キャリア、教育など色々なジャンルがあるので、まずは気になるカテゴリを設定しましょう。気になるニュースを見つけたら、「+Pick」をタップすると、マイピックスに気になっている記事が集まります。また、記事にコメントしている著名人をフォローしておけば、最新のコメントをすぐにチェックできます。

なお、News Picksはブラウザでも利用できますが、アプリ版の利用がおすすめです。iOS/Androidに両対応しており、ダウンロード後すぐに利用を始められます。また、News Picks には無料版と有料版がありますが、無料版ではオリジナル記事や動画、海外翻訳記事の閲覧ができないため要注意です。有料版なら海外大手新聞の翻訳記事も閲覧できるので、海外の情報も積極的に収集したい方はそちらを検討してみましょう。

NewsPicks

情報収集ツールを使用する際の注意点

情報は集めるだけでなく、活用してこそ意味があります。インプットだけでも知識量は増えますが、大切なのはそれをどのように活かすかであり、アウトプットや行動の変化につなげることを常に意識しなければなりません。よって、ツールの導入や情報収集そのものが目的にならないよう、注意が必要です。あくまで目的を達成するための情報収集であることを念頭に置いておきましょう。

ツールを用いれば、たくさんの情報を効率よく収集できます。しかし、日々たくさんのニュースを集め、そこで満足してしまう方も意外と少なくありません。このようなことにならないよう、「自分が何のために情報収集を行うのか」という本来の目的を忘れないようにしてください。