デジタルで変革を起こし日本の消費をより元気に。小売業界のDX推進で小売・メーカーの売上アップを目指す。

―事業の特徴と業務について教えてください。

池津様：小売業界は今や社会を支える巨大なマーケットに成長しております。1,000万人以上の方が関わり、かつ市場規模は140兆円と言われています。

弊社は小売業界の変革パートナーとして“「消費」そして「地域」を元気にする”というミッションを掲げています。注力しているのは「データを基に売上が伸びる店頭づくり」を目指す小売DX事業と「データを基に小売・メーカー両社の売上アップに繋がるマーケティング」を目指すOMOプラットフォーム事業です。購買データや位置データ、店頭データ等の複数データを活用しセールスリフトを目指すだけでなく、個人データの利活用におけるプライバシー対策支援を行うサービスまで幅広くソリューションを提供しています。

法務部は現在3名体制。メーカーや小売事業者様への日々発生する契約リスクマネジメントや、サービス・プロダクトのリスクマネジメント、株主総会等のコーポレート法務業務等の企業法務全般を担っています。

契約プロセスが統一されておらず契約業務が煩雑化。
課題を解消するには契約管理の一元化が不可欠に。

―これまでの課題は？

池津様：昨年転職で入社したのですが、実は当時、法務専任者は不在でした。イチから組織や仕組みを立ち上げることになり直面した課題は大きく三点でした。

一点目は契約に関わるプロセスが煩雑であることです。事業部からの契約作成依頼はSlackかメール、社内稟議・締結はそれぞれ別のシステムで…といった状況で様々なツールが用いられており契約業務が煩雑化していました。

そして二点目はプロセスが統一されていないがゆえに、契約の進捗が分からないといったことです。メールで相談を受けても事業部・法務部が互いに当該案件がどのステータスにあるのか瞬時に判断できず、メールを遡ったり、個別に営業担当にヒアリングを要するという状況でした。月の契約件数は70～80件ほどあるため、膨大なメールから案件の状況やタスクを一人で把握・管理することにも限界を感じていました。

三点目は締結済み契約の全容が正しく把握できないという点です。締結手続きに進んだ契約は、稟議システムや契約書から必要な情報をGoogleスプレッドシートに手作業で転記して、契約一覧を作成していたのですが、転記漏れなどが発生するリスクがありました。また、契約書や契約一覧は、法務部のみが管理していたため、事業部が締結済みの契約書や過去事例を確認したくても法務に依頼しなければならない、締結完了後の更新管理は契約期間を法務が一覧を目検でチェックして手作業で更新チェックをしなければいけないという問題点もありました。

さらに弊社の契約業務において、紙ベースの契約書も全体の７割以上と非常に多いため、締結済の契約書がデータベース化されておらず、過去の契約書を参照するために出社しなければならないなど、かなりの手間を要していました。課題の洗い出しを行った時点で現状の契約業務では無理があると痛感しました。これら契約管理業務への課題と危機感を打破すべく、対策を早急に検討しました。

契約管理をワンプラットフォームで実現。
「ContractS CLM」なら契約業務の課題が一挙解消。

―「ContractS CLM」との出会いと活用方法について教えてください

池津様：課題が明確となり、そこからシステム導入に至るまで要した時間は4ヶ月ほどです。重視したのは「受注から締結～更新までの全工程をワークフロー化、ステータスも含め一元管理できる」「過去の契約書の検索性を向上し活用できる」ことでした。

ステータス確認のイメージ

元々電子契約を導入していたので管理部分のみ他ツールで補えないかとの案もあったのですが複数ツールによりプロセスが煩雑になっていた経緯があるため、ワンプラットフォームで一気通貫で完結できるシステムがベストという結論に。複数サービスのメリット・デメリットを比較検討し、契約にまつわる全ての業務をひとつに集約できるUIやあらゆる機能が充実している点を総合的に判断して「ContractS CLM」が弊社の課題解決に最適だなと判断しました。

2020年12月に導入し、初期設定や社内向けマニュアルの整備や説明会などを経て、コーポレート本部や人財育成本部らメンバー15人程度で2021年3月スモールスタートしました。4月には紙契約書のスキャンサービス「ContractS SCAN」も追加導入し1300件ほどあった過去の紙契約書情報も全て一元化。6月から「ContractS CLM」導入利用を全社へ展開し、100名規模で活用しています。全社運用からちょうど3ヶ月になりますが、当初抱いていた課題感はほぼ払拭できたのではと感じています。

依頼受付から進捗状況まで一目瞭然！
契約業務の一元管理で業務効率化が叶う。

―「ContractS CLM」導入後の効果は？

池津様：全社導入にあたっては1ヶ月間の導入期間を設け、全部署へ行脚して説明会を開催し、詳細な操作マニュアルを常時確認できるよう全社に展開し、丁寧にインプットを進めていきました。特に抵抗や混乱もなく浸透が図れました。運用から3ヶ月、現場の事業部からは「契約手続きのプロセスが分かりやすくなった」「過去の契約書の検索が楽に」との声も多く聞かれ好評です。法務部としても全ての契約が集約されたことにより依頼から締結まで案件ごとに現状のステータスが一目で分かるようになりました。相談を受けていたクライアントとの契約交渉についてもコメントが残るので直接ヒアリングしなくても状況把握も可能です。

また、電子契約に進むプロセスも一気にスピードアップしました。導入前はワークフローシステムで承認後、法務部が電子契約システムで作業をしており、タイムラグが2～3日発生してしまうことも。導入後は承認申請後、最短即日で締結まで完了しています。ひとつの契約を例に見ても全工程において業務効率化が実現できていると実感しています。概算ではありますが導入以前と比較して契約業務にまつわる業務量は、全社で月単位で65時間ほど削減されており、大きな成果です。年間で大幅なコスト削減に繋がっていくと大いに期待しています。

ゆくゆくは法務相談も「ContractS CLM」へ一元化できればと考えています。現状の法務相談機能が事業部側の上長や他部署との連携も可能になったらぜひとも導入を検討したいです。今後もさらなる進化を楽しみにしています。