契約完了までの時間を1/10以下に削減！リモートワーク下でもスムーズな契約プロセス管理を実現。
TOPICS
・管理している契約書数が年々膨大な量に。エクセルでの管理では限界
・コロナ禍のリモートワーク推進により契約管理業務のシステム化が急務
導入のきっかけ
・電子締結の導入だけでなく、契約書のやりとりも含め契約プロセスを管理する必要性
・リモートワーク中心だからこそ、契約プロセスを可視化して業務効率化を図りたい
効果
・契約書の作成から承認、電子締結、管理まで「ContractS CLM」で一括管理ができ、契約プロセスが可視化
・作成から契約締結まで、契約業務にかかる時間が1/10以下と大幅削減に成功
海外進出する日本企業や日本に進出する海外企業へのコンサルティング業務、エージェント業務をされている、クララ株式会社様。
今回代表取締役社長である家本賢太郎様に契約プロセス管理の課題をどのように捉え、ContractS CLMを通してどのように解決しているのかについて伺いました。
代表取締役社長 家本賢太郎様
創業23年、クライアントのインフラを支援。
業務にまつわる膨大な契約が日常的に発生。
―事業の特徴と発生する契約業務について教えてください。
家本様：サーバのホスティングサービスを提供する会社として名古屋で創業、ここ数年は海外進出する日本企業や日本に進出する海外企業へのコンサルティング業務、エージェント業務に力を入れています。
グループ会社ではスポーツIT事業、モビリティ事業、貿易事業を展開しています。
グループ会社も含め、業務委託契約、取引先利用契約書、基本契約、海外契約など社内外問わず契約は多岐に渡り、日々複数の契約業務が発生します。
企業成長に伴い、管理する契約書数も3000件近くに急増。
現状の契約書管理のあり方が課題に。
―これまでの契約管理の方法は？
家本様：弊社の契約締結や受発注はこれまで基本的に紙ベースで行っていたため、エクセルで履歴管理しながら業務を遂行していました。
ところが企業の成長とともに契約書数も増えて膨大化、契約管理がより一層困難な状況に。
本部のクララ株式会社だけでも2、3000件の契約書を扱っており、紙で交わした過去の契約書を保管するキャビネットもパンク状態でした。
昨年頃から現状の契約フローに限界を感じ、契約管理システムへの移行を検討。
とにかく過去の契約書も含めて全てデータ化し検索機能の強化と全契約書・契約フローを一元管理したいという思いが強かったです。
さらにコロナ禍によるリモートワーク推進もあいまってグループ会社全体の課題として本格的に解決へと乗り出しました。
電子締結だけではなく契約プロセスの管理ができる
「ContractS CLM」を全社導入へ。
―ContractS CLMとの出会いと活用方法について教えてください。
家本様：システム導入にあたり、最も重要視したのは紙の契約書を電子締結化するだけではなく「一連の契約をデータで管理できる」ということ。
特に、①紙とデータを一緒に管理可能か、②必要な時にいつでも契約を検索できるか、③各契約書が現在どのステータスかすぐに確認できるか、この3点にこだわって選定しました。
サービスを比較検討する過程で、締結のみに特化したクラウドサインのようなシステムではなく、契約にまつわる全てのフローをひとつのサービス内で実現するContractS CLMに利便性を感じるようになりました。
また、他社と比較した際にコスト面でも大きな魅力に。
結果、まずはグループ子会社「neuet（ニュート）」で導入を開始し、半年間の試験運用を経て今年5月に全社導入を決定。
コロナ禍によるリモートワーク推進の影響もあり、タイミング的にもぴったりでした。
社内での導入は比較的スムーズでしたが、対クライアントの場合、世代によっては電子契約管理システムへの抵抗があるケースも。
ただし、ContractS CLMの画面を共有して一緒に見ながら説明することで、すぐによさを体感していただけました。現在では問題なく対応いただけています。
契約の作成から管理までContractS CLMで一元管理。
契約完了までの時間が1/10以下に！
―ContractS CLM導入後の効果は？
家本様：現在は様々な契約の作成～承認～締結～管理まで一貫してフル活用しています。
主に電子締結＋締結後の契約書データの管理がメインですね。
契約締結のみならず、契約書作成から管理まで全て一つのサービスで行えることで契約プロセスの可視化が実現、抱えていた課題が一気に解消されました。
契約プロセス可視化のイメージ
紙で契約書をやり取りしていた時は押印が滞留しがちだったのが、ContractS CLMを使えばどこにいても承認できます。
また、海外の契約も多いので郵送によるやりとりが電子契約になり、郵送費がコストカットでき契約業務にかかる時間も短縮されました。
契約書の作成から完了までにかかる時間は従来の1/10以下に大幅に削減し、業務効率化に繋がっています。
また、社内の議事録の回覧や従業員の就業規則変更の同意書などもContractS CLMを活用してリモート上で完結できるように。
契約管理の側面以外にも実は使い勝手がよく、嬉しい誤算です（笑）
家本様：ContractS CLMの全社導入に踏み切ったことで、契約管理の一元化とリモートワークにも関わらず契約業務の効率化に成功したことが一番大きな成果だと思います。
今後はgoogle docsやslackとの連携などさらなるパフォーマンスの改善にも期待しています。
日本国内は海外に比べ電子締結や契約管理システムが浸透していないのが現状です。
コロナ禍の今だからこそ、ContractS CLMの契約管理システムは企業にとって非常に大きな価値をもたらしてくれるものだと思います。
クララ株式会社様、ありがとうございました！
