東京都三鷹市に本社を置き、数々の人気外食チェーンを全国に店舗展開されている、株式会社モンテローザ様。

今回、人事部人事企画課 副課長・酒井真様と、同課の光信亜津佐様に、飲食事業における雇用契約の課題をどのように捉え、それを「ContractS CLM」を通してどのように解決しているのかについて伺いました。

外食事業中心に全国で約1,600店舗を展開。全拠点の雇用契約を一括管理する難しさ。

―事業の特徴とご担当の業務について教えてください。

酒井様：弊社は、居酒屋「白木屋」やのみくい処「魚民」、個室空間「千年の宴」、「からあげの鉄人」など、約40ブランドの飲食事業を中心とする経営管理を行い、全国47都道府県に約1,600店舗を展開しています。

現在の社員数は2,661名、アルバイト従業員数は19,866名（2020年3月期）。全国各店舗も含め全ての就業者雇用契約は本社人事部で管理しており、月間入社人数は多い時で2,000人にも上ります。




対して、本社人事部で雇用時の契約管理を担当しているチームは10数名。「アルバイト⇔店舗（店長）⇔本社」と、コミュニケーションラインが多重化しているため、雇用時の契約関連書類が揃うまでのリードタイムが長く、やりとりも煩雑に。会社の事業拡大が進む一方で、本社人事部の作業工数が膨大になるという課題を解決できないかと日々感じていました。

多店舗×多重コミュニケーションで契約締結までのフローがより煩雑に。

 ―導入前の課題は？

酒井様：「ContractS CLM」を導入する前の契約業務フローは、以下の４つのステップに沿って進めていました。

①アルバイトが、採用決定後、雇用契約関連書類を店舗へ持参
②店長が、月1回の社内定期便で書類を郵送。同時に、店舗のPCに就業者の採用情報等を入力
③本社人事部が、FAXで到着した書類とデータを確認し、アルバイト用の社員番号を発行・保管
④店長が、月1回の社内定期便で書類を郵送
⑤本社人事部が、店舗PCで登録された紙の書類を照合し、データベースを修正。定期確認を行う

しかし、月間のアルバイト採用数が増加するにつれ、「雇用契約関連書類の不備の多さ」と「就業者・店長・人事部の作業工数と業務ストレスの増大」という問題が起きました。

具体的には、次のような問題です。

●就業者にとっての問題
・書類に不備があった場合、店舗への再提出に時間がかかる

●店長にとっての問題
・就業者の名前・住所・電話番号・口座情報等の情報を店長が入力するため、データ不備が多発
・雇用契約関連書類の回収は店長責任で行うため、店舗→本社への送付書類に不備が出やすい

●本社にとっての問題
・月一回の社内定期便（郵送）で送付書類を受領するため、不備があった場合に再送が1か月後になり、確認は翌月に。新規の必要書類と既存の不備対応書類が一緒に届くため、作業工数はさらに増大
・一気に膨大な量の契約書類が発生するため6～7人専任スタッフを置いて2週間ほどかけて確認作業
・不備のやりとりで本社⇔店舗間でコミュニケーションロスも発生
・口座情報の誤入力による振り込みエラー（月20～30件ほど）


▲問題発生時のイメージ


光信様：さらに、必要書類の多い外国人労働者の増加も相まって、FAXで送付した重要書類を郵送到着後に差し替える等の従来不要なタスクが大量発生し、問題は深刻化。当事者それぞれが現状の仕組みにストレスを抱えている状況でした。

酒井様：それもあって、「早急に契約関連書類の不備を減らし、効率化を図らねば…」と、契約の書類提出フローの簡易化が実現できるコミュニケーションツールがないものかと探し始めました。

契約フローの電子化×一元管理で雇用契約関連書類の不備を最小化！

―「ContractS CLM」との出会いと活用方法について教えてください

酒井様：ちょうどiPadを全店舗へ導入したタイミングもあり、契約管理のクラウド化を進めるなら今だ！と、クラウドサービスの検討を始めました。

「ContractS CLM」に関しては、弊社の紙ベースで行ってきた契約フローをそのまま電子化できる柔軟性とコスト面に惹かれました。営業のサポート体制が手厚いのも魅力的でしたね。他サービスと検討を重ねた結果、2019年10月に本格導入へ踏み切りました。

今でこそスムーズな運用が実現していますが、導入時は全国の店舗へシステムを浸透させるのが大変で…。店長の中にはデジタルツール利用に慣れていない人もいたので、クラウドサービスに対して拒否反応を示す店舗もありました。当初は不慣れであるがゆえに派生するクレームや問い合わせも多かったです。

そこで、「ContractS CLM」のフローや手順を分かりやすく丁寧に解説した「雇用契約締結マニュアル」を作成し全国へ配布。Eラーニングコンテンツも活用しました。結果、三ヶ月ほどで現場に定着し、一番の雇用のピークを迎える3～4月には契約関連書類の不備を最小化。スムーズな契約フローを実現することができました。

▲雇用契約締結マニュアル

契約書類確認のリードタイム短縮と効率的な業務フロー構築に成功。

―「ContractS CLM」導入後の効果は？

酒井様：導入後の契約業務フローは、以下の流れになりました。

①就業者が、採用決定後に雇用契約関連書類を店舗へ持参
②就業者本人が、店舗で直接個人情報等を入力し、書類データをContractS CLM上で提出し契約締結
③店長が、本社人事部へ電話確認。データに不備がある場合は即時修正
④翌日にアルバイト用の社員番号発行＆勤務開始

即時に契約書の確認・修正ができる簡易フローのため、契約関連書類の不備は激減。「就業者⇔店舗⇔本社」の間でのコミュニケーションがシンプルになったことで、各自の作業工数とストレスを軽減することに成功しました。


▲「ContractS CLM」を通した問題解決後のイメージ

具体的に改善されたのは下記の点です。

●就業者
・書類に不備があっても再提出の手間が省ける

●店舗
・就業者本人が入力し即クラウドに反映されるのでデータ不備が軽減
・電子締結や書類のデータ提出にすることで書類紛失のリスク軽減

●本社
・郵送のタイムラグがゼロ、即時契約締結可能に
・6～7人専任スタッフを置いて2週間ほどかけた確認作業は、現在3～4人で対応。即確認でき、不備発生時の連携も即時可能なため、就業者一人につき5分程度で締結完了。以前と比較してトータルの確認作業工数約50%削減
・本人が入力することで口座情報の振り込みエラーを90%以上削減

導入以前は、店舗と本社間で「書類を郵送した」「いや、受け取っていない」といったトラブル事案もありましたが、クラウドに情報を集約したことで社内のコミュニケーションエラーも一挙解消。

契約完了までのリードタイムを大幅に短縮し、雇用契約不備による三者間（就業者・店舗・本社）の負担とストレスを軽減できたことは一番大きな成果です。

このほか、「ContractS CLM」の導入は、書類保管の必要がなくなり紛失リスクが軽減したことや、通信費や社内定期便のコスト削減にも繋がっています。今後は雇用契約書以外の領域でも活用していけたらと考えています。今後も「ContractS CLM」の更なる成長に期待しています。