「情報技術で新しい価値を生み出し、豊かな未来社会の創造に貢献する」を経営理念とし、豊かでサステナブルな未来をお客様と共に描き、その未来をITで実現

―ＮＴＴデータＭＳＥ社の事業の特徴と担当する業務について教えてください。

弊社が掲げるビジョン「Smart Life Community®」とは、いろいろなものが手軽にネットワークへ
つながり、人々の暮らしにこれまでにない利便性、経済性、安全性などがもたらされる社会のことです。私たちはビジネスを通じて、この目指すべき社会を実現するために欠かせない「人と社会を
いつでも・どこでも・手軽にかつ安全につなぐ仕組みづくり」を通じて「持続可能な社会」の実現に日々取り組んでいます。

このビジョンの元、当社の事業内容は主に3分野になります。一つ目はモノ・人・プロセス・データをつなぐクラウドプラットフォームやネットワークソリューションの提供を行う「IoTサービス事業」、二つ目がモバイル端末や情報家電、医療検査機器等のソフトウェア開発や開発支援サービスの提供を
行う「プロダクトサービス事業」、三つ目に車載プラットフォーム開発や車載機組込み開発、および
支援サービスの提供等を担う「オートモーティブビジネス事業」になります。

私たちは情報システム部門として、社内の業務最適化を目的に、部門を横断した業務プロセス
改善プロジェクトの推進を行っています。これまで行ってきたITツールを用いたプロセス改善は
契約業務に限らず、基幹システムの刷新、役務購買EDIの導入、コミュニケーションツールの導入等、多岐に渡ります。

新型コロナウイルスによる働き方の変化で契約業務の課題が浮き彫りになり、全社プロジェクトを立ち上げて全社共通プロセスを再定義

―導入前の課題と「ContractS CLM」との出会いについて教えてください

新型コロナウイルスの影響で働き方が変わる中、従来の紙ベースの契約プロセスは、リモートワークに
対応できず、効率化とデジタル化の必要性が浮き彫りになりました。

この課題を解決するため、まずは情報システム部門が主導し、契約管理プロセスに係わる担当者を
集めた全社的なプロジェクトを立ち上げました。最初に各事業部門に現行の契約プロセスをヒアリングして分析をしました。この分析を通じて、各部門が押印処理や収入印紙処理等、細かい点で異なる
プロセスを採用していることが明らかになり、共通プロセスの再構築の必要性が浮き彫りになりました。そこで、法的要件と社内規程に基づき、本当に必要なプロセスで最適化した契約業務における
全社共通プロセスを再定義しました。

プロセスを刷新するにあたり、従来の契約管理システムは契約検討依頼する際の案件情報の登録と締結完了後の契約書を保管する目的でのみ導入しており、その中のプロセス、つまり契約検討、押印依頼、締結業務については紙やメールでのやり取りといった手作業が多く発生していました。そこで手作業のプロセスにも新たなシステムを導入する方針で製品選定に着手しました。
契約管理システム、電子署名システムを中心に他社製品も含め機能比較し、絞り込みを行いました。
その後は、プロジェクトメンバも巻き込み入念にトライアルを行い、新たなプロセスの実現可能性を
検証しました。

その結果、見直したプロセスの実現には「ContractS CLM」が適しているという結論になりました。
また、電子署名としては海外契約での利用も前提にしており、NTTデータグループポリシーの面からもDocuSignを採用する方針に決まりました。「ContractS CLM」はDocuSignも組み込み式のため
個別ログイン・設定も不要で、押印依頼から続けて締結処理に進めるため非常にシームレスであり、
かつ個別購入よりコスト低減が可能な点も導入の決め手となりました。

導入準備1か月で全社展開し、
4か月後には全契約書を「ContractS CLM」に一本化

 ―「ContractS CLM」の活用方法と導入プロセスについて教えてください

現在は契約書の作成～管理まで一連の業務を「ContractS CLM」に集約できており、契約業務において
フル活用するに至っています。

導入にあたってはリスクを鑑みて段階的にリリースを行いました。当初は電子署名に切り替えること
自体がお取引様先と上手く調整ができない可能性もあり、活用が進まない心配もしていましたが、
プロジェクトメンバやお取引様と交渉するメンバの協力により大きく活用推進ができました。
また、法務担当やユーザーへ丁寧なレクチャーも行い、個別フォローは大変な時期もありましたが、
プロジェクトメンバから各組織への展開協力も得たことで大変スムーズな浸透が図れました。

導入前の検討段階から、全社プロジェクトを通じて各部門と意思疎通が取れていたのも、導入決定から
1ヶ月という短期間で全社展開をすることができた大きな要因だと思います。その後、契約書の種類に応じ、段階的に電子化とお取引様への拡大をしていきましたが、利用範囲拡大後も大きな混乱はありませんでした。

「ContractS CLM」導入でペーパレス・押印レスを実現！
導入前に試算した期待効果を上回る効率化・コスト削減を達成

―「ContractS CLM」導入後に実感している効果はありますか

「ContractS CLM」を含む全社的なプロセスの再構築によって、ペーパレス化と押印レス化を実現できました。契約締結のリードタイムが80％も短縮でき、1件当たりの工数も80%の削減と大きく効率化できました。また全体の電子署名率も当初計画20%に対し70%と計画を大きく上回る効果を得ることで、出社が不要となりテレワーク対応へ切換えられたメンバの心理的な負担軽減や、その他の業務へ
注力する時間を創出することができました。

導入以前は契約書を文書管理システムにて管理しておりましたが、システムの利用者や利用タイミングが限られているため、利用者への認知度が低く、メールで法務担当に個別問合せするケースが
多くなっている点に課題を感じていました。また、契約検討時の社内コミュニケーションはメール
あるいは電話といった個人でのやりとりが多かったため、契約締結における関係者への情報共有が
しにくいという課題もありました。

ContractS CLMの導入により、案件毎の契約書の作成からステータス管理まで契約の流れが一目瞭然となり、 関係者への情報共有が簡易化され、締結版の契約書も容易に閲覧できるようになりました。
また、契約検討のやり取りがチャット形式で記録されており、契約締結における関係者が契約内容を
経緯から把握できるようになった点は、契約内容の透明性、契約締結者が変更となった場合の柔軟性の面からも非常に大きなメリットだと感じております。

全社プロジェクトでの取り組みが社内の風土を変えるきっかけに

― 「ContractS CLM」について社内ではどの様な反応がありましたか？

計画段階では、営業部門において契約書の電子署名への切換えは、お取引先様の処理プロセスによっては受け入れられない可能性があるという点で切換えのお願いをするのにも慎重な声が多くありました。
この為、お取引先様との電子署名への切換えの交渉は、各窓口となる組織に委ねる方針とし、電子署名率も20%という低めの計画を立てました。しかし、一部組織にて全てのお取引先様に対して電子署名への切換えのお願いを行い、多くのお取引先様からもご快諾をいただけました。こういった動きから他の組織でも積極的な電子化に繋がり、計画以上の電子化率を達成することができました。

導入前にはどのように業務が良くなるかイメージが湧いていなかった事業部門が、「ContractS CLM」導入によるDX化によりお取引先様も含め効率化できる点や、過去の契約書の内容を法務担当へ
確認しなくても、契約締結者自身のペースで案件を進められるというメリットをすぐに実感できたことも積極的に取り組めた要因ではないかと思います。

DX化に向けての積極的な取り組みは、社内の風土を変えるきっかけにもなったと感じています。異なる部門や事業部門間での意見交換も活発になり、DX化を推進するうえでのお互いの苦労や工夫点を共有できた事で、一緒に働くメンバの働き方改善にも繋がるならとプロジェクトを中心としたメンバがお取引様に積極的な推進をして下さるトリガーになったと感じています。

「ContractS CLM」導入により、契約締結における情報の共有や最新契約書の一元管理ができる様になりました。今後は、AIを活用した契約審査の効率化を検討したいと考えております。
これにより契約締結者は「ContractS CLM」のナレッジを活用して自律的に契約書をチェックすることが可能となり、更なる法務DXの推進につなげていけたらと考えております。