ブランドプロミス「心にささるものだけを。」

―事業の特徴と担当する業務について教えてください。

関矢様：弊社はものづくりの町として世界的に知られる新潟県燕三条地域に本社を置き「感動と快適さを提供する商品の開発」という経営理念のもと、ライフスタイル家電メーカーとして事業を展開しております。従業員は約300名、2021年に創業70年を迎えました。お客様に寄り添い、徹底的に理解することでブランドプロミスである「心にささるものだけを。」を具現化する製品・サービスをご提供し続ける企業を目指しています。また、弊社独自の冷却技術であるフリー・ピストン・スターリング・クーラーの技術開発や商用量産化によって、新型コロナウイルス用ワクチン運搬庫の増産など、インパクトのある社会貢献も実現しています。

笠井様：私は法務部門で主に契約業務全般をメインで担当しています。社内で締結する契約のレビュー依頼、確認、相談まで各部署で発生する案件に少人数で対応しており、業務は多岐に渡ります。また、契約書の不備チェック等、契約にまつわるサポートも多く発生します。

社内各部署に契約書が一部分散管理されており、依頼と管理が煩雑に。過去の契約や相談内容の共有困難により業務が属人化。

―これまでの課題と「ContractS CLM」との出会いについて教えてください

笠井様：弊社では月平均で約20～30の契約が発生、8～9割が紙ベースの契約です。これまで各部署からの契約相談やレビュー依頼に関しては各担当者の裁量に委ねられていました。依頼手段もメールだったり、Word文書だったりとバラバラ。依頼の質にも個人差があり、対応時には依頼者への聞き取りや確認作業がマストになっていました。

また、契約は部署単位で管理をしており、エクセルの管理台帳が各部署に存在していたため、全体状況を把握することが困難で、契約の更新期限管理も適切に行えないケースがありました。さらに、類似した相談内容が多い中、過去の契約書を探したいケースも多々。過去の経緯や相談内容の共有ができておらず、担当者へ都度確認が必要で検索が容易にできない点もネックでした。契約業務において日々感じる課題感から契約の一元管理の必要性を感じていました。

この頃、全社ペーパーレス化推進の流れを受けて、法務部門でも取り組みの一環として電子契約を検討することに。電子契約を扱うプロバイダ数社に話を聞いたのですが、電子押印ツールや電子締結のみのシステムでは今直面している課題解決には繋がらないなと。紙の契約もまだまだ多い状況で、かかる費用に対して効果があまり得られないのではないか――やはり契約全体を相談から審査、承認、締結、更新管理まで一気通貫できて、紙の契約書も含めて一元管理が可能なシステムが理想と考えていました。

検討を重ねる中で出会ったのが「ContractS CLM」です。電子契約に限定したシステムではなく契約フローが可視化され、今どのステータスにあるのかが一目瞭然。法務部門で契約全体を把握できるのでリマインドもスムーズ。まさに現状の課題解決に求めていたシステム！と感じました。

紙＋電子、全ての契約業務を「ContractS CLM」へ。
契約の一気通貫・一元管理で共有と進捗把握がスムーズに。

―「ContractS CLM」の活用方法と導入プロセスについて教えてください

笠井様：2021年7月に導入、まずは一部の部署でスモールスタートを開始。その後、2021年11月には全社へ展開しました。日々発生する全契約業務においてフル活用しています。まだまだ紙ベースの契約書も多いのですがスキャンして「ContractS CLM」へアップロード、全契約業務においてレビュー依頼から承認～締結、契約締結後の更新期限管理まで一元化が実現しました。以前は契約業務の全体把握に苦労していましたが、全ての契約プロセスが可視化できるようになったことで、進捗状況の把握が容易に。

全社展開の導入にあたっては社内向け資料を作成し、勉強会を実施しました。基本的にあまりネガティブな意見もなく初期段階からスムーズに浸透。契約書の検索性の高さと効率のよさに現場からも好評です。押印申請など最初の契約フロー設定時の取捨選択にやや苦労しましたが、システムが確立した現在では大きなトラブルもなく、問題なく運用できています。
また、不明点が発生した際にContractSへチャットで問い合わせると、すぐに対応してくださるので安心して利用することができています。

契約の一元管理と可視化で、契約フローが整流化。「ContractS CLM」でコスト削減＆業務効率化が実現。

―「ContractS CLM」導入後の効果は？

笠井様：コロナ禍の影響もあってか「ContractS CLM」導入後、電子契約の割合が徐々に増えつつあります。紙の契約書にまつわる高額な印紙代や郵送費等、コスト削減効果も今後さらに見込めるのではと期待しています。

また、契約レビュー依頼のルール統一による効率化、やりとりを含めた情報が自動的にストックされることでナレッジ蓄積による属人化の解消が実現。過去契約書の検索は担当者自らが簡単に検索できるようになり、当初課題の一つでもあった法務部門への過去契約書の問い合わせ、それに伴い発生していた契約書検索業務も、ほぼなくなりました。担当者本人が類似の過去契約書を参照して起案することが可能になったため、意思疎通もスムーズに。まさにお互いにストレスフリーです。一元管理＆可視化で契約フローに抜け漏れが起こりにくく、しかも関係者全員で共有できる。滞りなく契約業務を遂行できるようになったと思います。

契約業務全般を担う立場としては業務効率化にもかなり貢献していると日々実感しています。実際に全社導入から半年後の試算として何と月間約50万円の削減効果を記録。「ContractS CLM」における電子契約が立会人型になったことで対クライアントの信頼性が今以上にアップしていけば、今後ますます「ContractS CLM」を活用した電子契約が増えていくのではと期待しています。