「人々が集まる場所」を、よりよい環境にデザイン。
サービスを通じて最適なソリューションを提案。

―事業の特徴と業務について教えてください。

糸山様：弊社は「感動と喜びをデザインする」を企業理念とし、「人々が集まる場所」に価値を提供する企業です。具体的には、オフィス空間の構築や文具通販「アスクル」の代理店事業といったサービスを通じて、オフィス、学校、病院、物流施設など「人々が集まる場所」に新たな価値を提供しています。
管理本部は現在15名程の体制。私は情報システムチームに所属しており、主に社内ITの企画運用全般を担っています。業務のクラウド化を検討して、SaaS活用を推進しています。

木谷様：同じく管理本部に所属しており、メイン業務は法務担当になります。事業部から契約書のレビュー依頼があり日々対応をしています。また弊社の業務上、建設関係の許認可申請書類も多いため、業務は幅広く発生します。

業務拡大に伴って、契約件数が増加傾向に。
契約フローがバラバラで契約業務が煩雑化。

―これまでの課題は？

糸山様：近年はオフィス構築や新たな空間創りにより重きを置くようになり、工事・建設業関連の契約業務が増加傾向に。従来の契約業務は紙ベースの運用が多く、完全にアナログでした。法務担当の木谷が法務業務や契約書のチェックまで全て担っており個人の負担もかなり大きい状況でした。
また事業部からの契約依頼や経緯の確認、レビュー内容等の情報が一元管理できていないため煩雑化。当然、案件単位の進捗も可視化できておらず、契約件数の増大に伴い契約業務が困難になっていきました。さらに契約稟議はエクセル・ワードで行っていたため、ヒューマンエラーのリスクもあります。

早急にこれらの課題を解決すべく、管理本部で電子化を検討、契約業務の仕組みをゼロから整えていくことに。理想は契約業務が効率的にできて管理が一気通貫であること。コロナ禍を経て全社的にもDX推進を行う動きとなり、電子契約の導入、システム化を掲げて動き始めました。

木谷様：契約業務について常々課題を感じており検討を進めていましたが、コロナ禍で状況がさらに悪化。リモートワークが主流になる中、契約業務締結のために出社せざるを得ないのが一番のネックでした。押印・郵送・回収管理の負担も大きかったです。以前より電子化に向けて漠然と情報収集は進めていましたが、コロナ禍で一気に加速した感じですね。

ほぼ全ての契約を「ContractS CLM」に集約！
案件単位で一気通貫、契約業務の可視化に成功。

―「ContractS CLM」との出会いと活用方法について教えてください

糸山様：当初は電子契約システムから検討し始めました。ただし、締結のみのシステムではリーガルチェックや契約稟議の承認申請は既存のフローもしくは他システムで行うことになってしまい、どうしても運用が煩雑になります。現状の課題を解決するためには、やはり依頼から承認、締結～管理まで案件ごとに全て可視化できるようなシステムが理想的。一部の工程だけを紙で対応する複雑な仕組みはできるだけ避けたいなと感じていました。

フロー可視化のイメージ

複数サービスやシステムを比較検討する中で出会ったのが「ContractS CLM」です。受注から締結～管理まで契約の全工程を一元管理できる、思い描いていた理想的な仕組みをワンプラットフォームへ統合できることにとても感銘を受けました。他にはない、契約をマネジメントする独自のシステムに大きな魅力と可能性を感じました。

2021年10月に契約し、12月下旬にまずはアスクル事業部でスモールスタート。2022年1月には全社展開に至りました。

木谷様：現在は全社員＋派遣社員に個人アカウントを付与しており総アカウント数は300ほど。作成～承認～締結～管理といった一連の契約業務を「ContractS CLM」上で行っています。契約業務は月平均で40-50件ほど発生しますが、誰にボールがあるのか一目瞭然です。
さらに過去に紙で締結した契約書のうち、自動更新付きの現在進行形の契約書は全て「ContractS SCAN」でスキャンをして「ContractS CLM」へ移行。データを集約したことで検索性は格段によくなりました。

糸山様：契約業務案件ごとの管理もスムーズ。導入前に抱いていた課題感は、ほぼ払拭できたのではと実感しています。

契約業務の一元管理で業務効率化が実現。
フローの明確化で事業部のメリットも大きい。

―「ContractS CLM」導入後の効果は？

木谷様：全社導入にあたってはマニュアルを作成、コロナ禍のため説明会はオンラインで行いました。元々は紙ベースで契約業務が行われていたため、電子化に不慣れなメンバーも多く、フローとして浸透させるまでは大変でした。説明会は録画してデータ保存し、説明補足資料として活用。具体的な使い方や契約についての不明点・疑問点等は随時サポートしていますが、現在では契約書作成～依頼までは徐々に慣れてきている印象です。

糸山様：システムが浸透するまでは大変な面もありましたが、契約業務がひとつに集約されたことが何より一番大きなメリットですね。以前はリーガルチェック依頼一つとっても電話、メール、チャット、紙のメモがデスクに置いてある…等と手段がバラバラ。管理が非常に困難な状況でしたが、「ContractS CLM」で一挙解決。アカウントを持っているメンバーであれば、やりとりの履歴まで確認することができるので契約時のノウハウストックの観点からも業務上、活きてくるかと思います。

また、これまでは法務担当の負担が重く、業務が属人化してしまう問題点もありましたが、現在は情報が一箇所に集約されているため、法務担当以外でもすぐに状況把握が可能です。



木谷様：契約業務が一元化されたことで全工程において業務効率化が実現できていると実感しています。これまで紙の稟議書での運用では途中のフローで滞りがちで、どこにボールがあるのかが分かりにくい状況でしたが、「ContractS CLM」導入後は早いものでほんの数時間で契約締結が完了します。押印業務のための出社や郵送作業、契約書持参等、時間もかなり軽減されました。また収入印紙代や郵送費等コスト面でのメリットも大きいかと思います。

糸山様：自動更新の契約書についてアラートが出るのも便利ですよね。紙だと締結したらそれで終わりだと思っているメンバーも、事前に契約更新の有無を確認することができ、契約書を適切な状態に保つことができます。契約書の検索性アップもDX化ならではの恩恵です。紙に慣れているメンバーは導入にあたり抵抗感もあったと思いますが、これから更に契約書のデータが蓄積されていくにつれ、メリットを享受することになると確信しています。「ContractS CLM」のさらなる機能改善を期待しつつ、今後も活用推進を進めていけたらと思います。