つみきが思ういい仕事。
それは「誰かにめちゃめちゃ喜んでもらうこと」。
より多くの人々へ「こころをうごかす。」体験を届けたい。

―事業の特徴と担当する業務について教えてください。

八木様：弊社は映画・ドラマ・アニメのレビューサービス「Filmarks」の運営と、WEBとアプリの受託制作を行う会社です。

企業理念は「こころをうごかす。」。世界中の人じゃなくてもいい、まずは目の前のひとりから――いきなり大きな市場をターゲットに据えるのではなく身近な誰かに心から喜んでもらえるかどうかが、はじまりという考え方です。「こころをうごかす。」体験を世の中へ届けるため、こだわりと情熱を持って日々業務に取り組んでいます。

主要事業は自社開発の映画・ドラマ・アニメレビューサービスから映画出資事業、企画上映までを担うFilmarks事業部とWebとアプリのデザイン・設計を行うUI/UX事業部のふたつ。私が部長を務める管理部門では各事業部で発生する契約管理業務、経理・財務から人事、労務までバックオフィス全般を幅広く担っています。

武藤様：私は管理部で主に労務・契約管理業務全般を担当しています。管理部門は4名と少数精鋭の部署で、実は専任の法務担当者がいないのが現状です。契約は各事業部の担当者がそれぞれ行っていますが、広告基本契約からNDA、業務委託契約まで種類は多岐に渡り統括管理が必要となります。また、契約書の不備のチェック等、契約にまつわるサポートが多く発生します。

契約書の管理体制が決まっておらず、進捗が不透明。
紙の契約書ベースで検索性の悪さもデメリットに。

―これまでの課題と「ContractS CLM」との出会いについて教えてください

八木様：私は昨年入社したのですが、最初に感じた課題が契約書の管理体制についてでした。当時、契約書は担当者による紙ベースのやり取りが多く、保管状況もケースバイケースに。過去の契約書を探したい場合も都度確認が必要で検索が容易にできない状況でした。
契約稟議のフローについても個人の裁量に委ねられており、進捗状況や今誰がボールを持っているのかが見えにくい。契約作成から締結～保管まで、きちんと仕組みを整える必要性があるなと。

武藤様：私も同じように契約管理業務について課題を感じていました。課題の内容が明確になるにつれ、DX化することで解決できないだろうかと漠然と考えるように。一番のきっかけは、やはりコロナ禍に伴う在宅勤務へのシフトです。紙の契約書は押印や印刷・製本、郵送するために出社が必要となり、返却スピードが遅くなることもネックでした。

また進捗状況についても手動でステータス管理をしていたため、リアルタイムで把握しにくい。例えば差し戻しがあった契約書について担当者が状況を反映できていなければ、こちらでは把握できず逐一Slackで確認をする等、無駄な作業やタイムラグが発生してしまいます。

八木様：早急に契約管理業務のDX化に向けて、システムを探すところからスタートしました。電子押印ツールや電子締結のみのシステムは沢山ありましたが、契約全体を一気通貫でできて、契約書保管が可能なシステムがいいなと考えていました。複数のシステムやツールを組み合わせると業務が煩雑化し分かりにくくなってしまうため、ワンプラットフォームで完結できるかどうか、という点も重視しました。比較検討の結果、前職で使用経験もあり、元々好印象を持っていた「ContractS CLM」が現状の課題解決に最適と判断、導入を決めました。

全ての契約管理業務を「ContractS CLM」に集約。
作成～承認～管理までワンプラットフォームで実現。

―「ContractS CLM」の活用方法と導入プロセスについて教えてください

八木様：2021年9月に導入、まずはFilmarks事業部でスモールスタートを開始。その後、2021年11月には全社へ展開し、現在では広告基本契約やNDAなど取引先の契約全般から個人事業主への業務委託契約、社内向け雇用契約に至るまでフル活用しています。過去の紙ベースの契約書についてもスキャンしてアップロード、「ContractS CLM」で作成から契約管理まで一元化が実現しました。

現在の契約発生件数は月だいたい30～40件ほどでFilmarks事業部の企画上映等が発生すると増加傾向になります。以前は契約管理業務の進捗把握に苦労していましたが、全ての契約プロセスが可視化できるようになったことで、進捗状況が一目瞭然！ 事業部メンバーから過去の契約書を検索したいという問い合わせも多いのですが「ContractS CLM」上で必要な過去契約書を検索できるようになり、大変便利です。

ステータス可視化のイメージ

武藤様：導入にあたっては社内向けにマニュアルを作成し、使用者全員に共有しました。現在は使い方など不明点があれば個別に相談対応をしていますが、基本的に電子契約に対するネガティブな意見もなく初期段階からスムーズに浸透。現在も大きなトラブルもなく、問題なく運用できています。

リモートワーク下であっても契約管理業務が円滑に。
「ContractS CLM」でコスト削減＆業務効率の改善へ！

―「ContractS CLM」導入後の効果は？

八木様：弊社の契約は広告基本契約が圧倒的に多いため、「ContractS CLM」を導入したことで印紙代や郵送代等のコスト面が大幅に削減されていることは明らかです。また、ワンプラットフォームに契約管理業務を集結できたおかげで、契約作成から締結～保管まで非常にスムーズに。進捗を可視化できるようになったことで瞬時に状況を把握することができ、今どこにボールがあるのか、今何をすべきかが関係者全員で共有できる。ミスなく、ストレスなく、契約業務を遂行できるようになったと思います。

リモートワークが継続中である状況下でもコロナ禍以前と変わらずに契約管理業務を遂行できること、業務を一括管理する立場としては「ContractS CLM」が業務効率化にかなり貢献していると実感しています。出社せずとも過去の契約書について簡単に検索できるということもメリット。結果として以前よりも契約業務が円滑に進むようになり、その恩恵はとても大きいと思います。

武藤様：契約管理業務が可視化されたことで、契約一件あたりのスピード向上にも繋がりました。契約フローの進捗が可視化されることによって、契約がどこで滞っているのが把握でき、特定のステータスで長期間止まってしまうことを未然に防げるようになりました。
今後はSlack連携ができると、さらに使い勝手がよくなるかなと期待しています。自社で「ContractS CLM」活用の幅を広げつつ、更なるブラッシュアップを楽しみにしています。