2024年12月23日 すべて機能アップデート
2024年の機能リリースまとめ
ContractSでは、契約業務に関わる皆さまにとって理想的な業務効率化と円滑な業務進行ができるよう、今年も毎週のサイクルで機能開発を進めてまいりました。
本記事では、その中でも特に注目のアップデートを9件まとめてご紹介いたします。
CSV出力機能拡張
ContractS CLMには、システム内に保存された情報をCSV形式で一括ダウンロードできる機能がございます。監査用の提出資料や棚卸しといった用途に対応するため、1月に出力可能な項目を追加しました。
【追加項目】
| カテゴリ | 項目 | 出力内容 | 活用シーン |
|---|---|---|---|
| 契約書情報 | ステータス | 出力時点での契約書ステータス | 漏れの確認 |
| 締結方法 | 締結方法（締結済みの場合のみ） | 税務署からの印紙税調査などで | |
| 担当者氏名 | 担当者の氏名 | リマインド 棚卸 異動対応 メンバー間の進捗管理 | |
| 担当者メールアドレス | 担当者のメールアドレス | 〃 | |
| フォロワー（チーム） | フォロワー設定が正しくされている（きちんと見られている）か確認 期限管理をできているか、適宜変更したい | 異動対応 リマインド 棚卸 | |
| フォロワー（アカウント） | 氏名 メールアドレス | 〃 | |
| ストレージ関連 | 保存先チャネル名 | 契約書の保存先チャネル名 | 部署、取引先、契約書類型等の確認 棚卸 紙とデータの振り分け作業 |
| 承認 | 承認申請者氏名 | 申請者の氏名 | 監査 内部統制上の規定 |
| 承認申請者メールアドレス | 申請者のメールアドレス | 監査 | |
| 承認申請日時 | 承認申請した日時を yyyy-mm-dd hh:mm で表示 | 〃 | |
| 承認申請時コメント | 承認申請時のコメント | 〃 | |
| 承認フロー完了日時 | 承認が完了した日時を yyyy-mm-dd hh:mmで表示 | 〃 | |
| 承認者1※ | 承認者の氏名 メールアドレス | 〃 | |
| 承認者1承認日時※ | 承認した日時を yyyy-mm-dd hh:mmで表示 | 〃 |
タスクパフォーマンス向上
1月には、パフォーマンス向上に向けた取り組みも実施しました。特にタスク一覧取得の処理速度について、パフォーマンス調整を行い、大量のデータ取得に対応できるよう改善を行いました。
- 審査依頼や承認申請など、仕事が自身に回ってきたことを示す「ボール」のようなもので、依頼事項を逃さず管理するためのしくみです。
Slackから依頼・相談が可能に
2月には、Slackからの契約書作成依頼、通知などの連携ができるよう開発を行いました。
本機能により、ContractS CLMに都度ログインせずとも普段利用するツール（Slack）で契約に関するやり取りができる事業部の使いやすい運用ができるようになりました。
▼Slackからの依頼相談デモ動画
■機能のハイライト
１. Slackからの作成依頼・相談
Slackのワークフロー機能を利用した作成依頼とContractS CLMへの連携が可能です。
本機能を使用することで、相談後に契約書を作成する場合も相談と契約書作成後の履歴が１つにまとまり情報の散逸を防ぐことができます。
2. Slack・ContractS CLM間のコメント連携
ContractS CLM用のアプリを経由しSlack上で入力されたやり取りはContractS CLM上に蓄積される仕組みになっており、Slackのスレッドを追うことなく契約に関する情報をまとめて確認できます。
Wordファイル間の差分比較が可能に
2月は、Microsoft Word形式のファイル同士での差分比較ができるようになりました。
▼機能イメージ
本機能を活用することで、先方から条文修正の依頼を受けた際や契約更新時の対応時に、ファイルを1つずつダウンロードして差分比較を行う必要がなくなり、作業時間を大幅に短縮できます。
自動読み取り機能『AI-OCR』のアップデート
9月には、AI-OCRの機能を拡張し、お客様独自の契約書台帳項目を任意のタイミングで自動読み取りできるようになりました。
これにより、契約書をContractS CLM上にアップロードするだけで自社に最適な契約書台帳を生成できるほか、情報入力の手間を削減できます。
■機能のハイライト
1, 入力の手間削減
各社に合わせてプロンプトをカスタマイズできるようになったことで、契約書管理台帳に反映したい独自の情報もAI-OCRで自動反映されるようになりました。
ContractS CLMにあらかじめ用意されている基本項目に加え、お客様独自の項目も契約書から自動で読み取って契約台帳に反映するため、手入力の手間やミスを軽減できます。
▼読み取りできる項目の例
| 標準項目 | 独自項目の例 |
| ・契約日/契約期間 ・自動更新の有無/拒絶可能期限 ・契約書名 ・契約金額 ・当事者の会社名または個人名 ・当事者の住所 ・当事者の代表者名 ・当事者の契約上の立場 | ・申請番号 ・稟議書の番号 ・商品の種類 など |
契約書管理台帳イメージ
2, 移行ハードルの低減
契約管理の機能を持つ多くのシステムでは、現行のExcelで管理する情報のうち、移行先のシステムで標準対応していない項目は、アップロード後に手入力する必要があります。
しかし、本機能を活用すれば過去の契約書をアップロードするだけでお客様独自の情報まで自動で読み取ることができるためシステム移行のハードルが軽減されます。
DocuSign連携
お客様独自でご契約のDocuSignアカウントとダイレクトに連携ができるようになりました。
■機能のハイライト
・自社DocuSignアカウントとの連携ができる
・締結の運用変更が不要に
本アップデートにより、締結業務の運用を変更することなく、ContractS CLMを導入いただけます
・ContractS CLMを使いながらDocuSignの機能を活用できる
ContractS CLMを利用しながら、締結依頼のメール件名の変更、閲覧者の設定、手書き風サイン、メール言語設定をはじめとしたDocuSignの機能を最大限に活用できます。
AI-OCRのモデルをGPT4-oに置き換え
8月には、AI-OCRで使用しているAzure OpenAI ServiceのGモデルをGPT4-oに置き換えを行いました。
乗せ換えによる読み取り精度は下記の通りとなっております。
80.06%→82.89%
※精度試験：テスト書類に対し、各項目の正答率を測定。
AI-OCRの実行タイミングの任意化
9月には、文書読み取り機能AI-OCRが任意のタイミングで実行できるようになりました。
契約書を編集する画面に「自動反映」ボタンを新設しました。既に項目入力がある場合にボタンを押すと契約書管理台帳に反映される情報を上書きできます。
▼イメージ
ステータスに関わらず契約書の名称ができるように
10月には、Word差分比較で大文字小文字の変更が差分として検出されるようになったほか、契約書を編集する契約書詳細画面でステータスに関わらず任意のタイミングで契約書名が編集できるようになりました。
▼機能イメージ
まとめ
ContractS CLM（契約ライフサイクルマネジメント）は、契約書の作成、審査、締結、保管といった個別のお悩みに加え、ナレッジの蓄積やコミュニケーションコストの削減など、契約業務全体にわたる複数の課題を1つのシステムで解決することが可能です。
今回ご紹介した機能に加え、ContractS CLMがどのように課題を解決するのかについては、こちらからご確認ください。
