Contract Automation
その業務、
もう自動化しませんか？
Contract Automationは、契約手続きを自動化することで
従来、「人が行っていた部署間の連絡・フォロー業務」や「人が判断していた業務」、「人が入力していた業務」を自動化し、法務業務の効率化と契約書管理における内部統制を強化するツールです。
Contract Automationは、契約手続きを自動化することで、
法務と全社の業務効率化を実現します
こんな課題ありませんか？
反社チェックやセキュリティチェック等、関連業務の社内連絡が自動化されていない
反社チェックやセキュリティチェック等、レビューとは直接関係ない業務を法務担当者が、担当部署への連絡、フォローを手動でやっている。
運用ルールや、マニュアルを守らない人が多く、形骸化している
運用ルールや、マニュアルを作成しても守らない依頼者が存在し、依頼者をフォローするための作業や問い合わせ対応に時間を取られ、他の重要な業務に時間を割けない。
やるべき業務フローが守られておらず、内部統制における課題、及びリスクがある
契約手続きにおいて、本来守るべきフローが適切に守られないことがあり、内部統制のリスクが存在。事前承認の漏れ、紙契約書の保管、反社チェックの漏れ等の潜在的なリスクがある。
契約手続きのステータスが可視化されておらず、案件の状況を管理しきれていない
レビューや承認、押印、反社チェック、事前承認、セキュリティチェックを含めた契約書のステータスが見える化されておらず、全体の状況が管理できていない。
Contract Automation により、
各種の課題を解決！
さらに、契約手続き全体を管理する司令塔として機能し、
契約関連業務全般を大きく改善します
ContractAutomationが司令塔となり、フォローや連絡を自動化！
Contract Automationが司令塔となり、運用ルールやマニュアルに則って、手続きのフォローや関連部署への連絡を自動化。人の手をかけず契約書管理の内部統制が整う仕組みに。
(例)反社チェック、セキュリティチェック等の間接的な手続きに関して、関連部署への連絡等を自動化など
各種の作業をタスクとして
自動リマインド！漏れを防止し
確実な契約手続きを支援！
Contract Automationは、契約手続きにおける作業の担当者にタスクを自動で割り振り、進行状況を管理します。紙締結後の格納作業や関連書類のアップロードなど、漏れやすい手続きも、タスクとして制御しリマインド通知を行います。
複雑な承認フローの分岐処理も
Contract Automationで自動化！
様々な条件(部署や金額、取引先、契約内容)による、承認フローの分岐制御が自動で行えます。契約種別ごとにどのワークフローを選択するかをユーザー側が選択せずとも分岐処理を自動で実施。複雑な契約フローも正しくガイドし、差し戻しを減らします。
(※)上記は、ContractS CLMの承認フローを利用した場合。自社でお持ちの承認システムを利用することも可能です。
業務に関するデータを可視化
客観的な指標をもとに、様々な改善に活用
Contract Automationはレポーティングが可能です。レビューや承認、押印、反社チェック、セキュリティチェックの進行状況まで可視化することで、契約リードタイムのボトルネックを発見し他部署を巻き込んでの改善活動に繋げられます。
分断された周辺システムを統合し、契約プロセスとステータスを一元化
契約書の各種手続きを一連のプロセスとして管理することが可能です。ContractS CLMの含まれるプロセスのみならず、反社チェックや個人情報の利用確認、自社の承認ワークフロー、セキュリティチェック等もプロセスに統合して管理できます。
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Contract Automationで
できることってどんなこと？
- 依頼内容によって処理を分岐できますか?
- 依頼の内容によって自動で分岐する処理を柔軟に設定することが可能です。
- 通知文言を自由にカスタマイズできますか？
- 可能です。通知文言はカスタマイズできます。
- 特定のプロセスにおいて、メールの自動送信等も行えますか？
- 自動化処理には、メールの自動送信機能も含まれています。
- 依頼者の所属組織によって自動化の処理を分岐できますか
- 可能です。組織ごとに分岐条件を設定することもできます。
- 契約書の雛形ごとに自動化する内容を変更できますか？
- 自社雛形ごとや、相手先の雛形ごとなど、様々な条件で自動化する内容をカスタマイズできます。
様々な外部システムとAPI連携し、
システムやツールを横断して自動化を実現します
システムやツールをまたいだ自動化や高度化を行うことが可能です。
これにより、二重入力や転記作業を排除し、使いやすさと内部統制を両立させる、
強力な社内システムオペレーションを構築することができます。
